Características del control interno. Existen diferentes categorías de controles internos que la organización desarrolla y aplica para garantizar la salvaguarda de sus activos y el buen funcionamiento de sus operaciones. Cuando hablamos del buen funcionamiento de las operaciones, significa que todos los procesos y funciones interdepartamentales se desarrollan eficazmente según las políticas y procedimientos definidos.

Características del control interno

Las organizaciones aseguran que los sistemas de control interno deben ser lo suficientemente robustos como para prevenir y detectar los riesgos de fraude. Por lo tanto, al diseñar los controles internos, se sigue un enfoque basado en el riesgo, en el que se identifican las áreas críticas y de alto riesgo de fraude. Los controles internos se desarrollan teniendo en cuenta los requisitos de estas áreas y procesos de alto riesgo.

A continuación se presentan diferentes categorías de controles internos que tienen características diferentes:

Control preventivo y detectivesco

Los controles preventivos se basan en la filosofía de separar las funciones para garantizar que una misma persona no realice actividades interrelacionadas en un proceso. Por ejemplo, se puede requerir que un empleado inicie la transacción, pero el registro de dicha transacción será realizado por otro empleado. Esto ayuda a minimizar el riesgo de conducta de fraude. Asimismo, para la autorización de la transacción registrada, un tercer empleado o jefe de departamento deberá autorizarla.

Por ejemplo, las entradas de la nómina son pasadas por un empleado, y la aprobación de la nómina es proporcionada por el jefe del departamento de Recursos Humanos.

Los controles detectivescos son los que identifican los problemas que existen en los procesos y departamentos. Los controles detectivescos no previenen, sino que ponen de manifiesto los problemas ya existentes. Las auditorías son un ejemplo de los controles de detección, a través de los cuales se identifican los incumplimientos de control, que pueden indicar la existencia de un fraude. Otro ejemplo de control de detección es la conciliación bancaria mensual, en la que se identifican los asientos financieros pendientes o no conciliados y se resuelven en consecuencia.

Controles manuales y automatizados

Los controles manuales son aplicados físicamente por la dirección o por un empleado individual. En el caso de los controles manuales, una persona debe revisar y dar su aprobación o autorización a la transacción individual.

Los controles automatizados son controles programados e integrados en los sistemas utilizados por la organización. Los controles automatizados no requieren intervención humana y se aplican y ejecutan automáticamente en el sistema en función de los parámetros definidos.

Controles duros y controles blandos

Los controles duros conducen a un cambio directo y visible del comportamiento o las acciones. El comportamiento de los empleados está directamente influenciado. Los elementos clave de los controles duros son la planificación y el control, las tareas, las responsabilidades y las autorizaciones. Los controles duros pueden observarse y, por tanto, son relativamente fáciles de probar. Los controles duros se crean para garantizar que los procesos y sistemas se ejecutan de forma eficaz y eficiente, lo que permite evitar fraudes e incumplimientos. Ejemplos de controles duros son los niveles de autorización, la segregación de funciones, etc. Los controles duros permiten a los empleados trabajar de una manera definida sin desviarse de las políticas y los procedimientos de control definidos. Los controles duros impiden o detectan la aparición de fraudes o riesgos de fraude.

Los controles blandos tienen que ver con la cultura y el comportamiento de la alta dirección, los mandos intermedios y los empleados y su impacto en la consecución de las metas y objetivos de la organización.

En la última década, la cobertura mediática de los escándalos de fraude y corrupción ha contribuido a destacar la importancia de los controles blandos para las organizaciones. Los controles blandos inadecuados afectan a la consecución de los objetivos empresariales. Las autoridades reguladoras hacen cada vez más hincapié en los controles blandos.

Los controles blandos pueden considerarse medidas que influyen en la motivación, la integridad y la satisfacción de los empleados. Los empleados se sienten seguros y reconocidos cuando se aplican eficazmente los controles blandos. El comportamiento de la alta dirección, como los sistemas de retroalimentación regular de los empleados, la entrega de recursos adecuados a los empleados y la creación de un entorno de trabajo positivo, contribuyen a mejorar el comportamiento de los empleados.

Reflexiones finales

Mejore el control interno de su empresa conociendo las características más importantes. Una buena organización es necesaria para un control interno eficaz. La reducción del número de errores e irregularidades contribuye a garantizar el correcto cumplimiento de los objetivos del sistema de control.