¿Cómo funciona una investigación interna? Una investigación interna trata de establecer los hechos para que, si se han producido infracciones, se puedan identificar las razones de las mismas y se tomen medidas para evitar que vuelvan a producirse. También coloca a la empresa en la mejor posición posible si las autoridades o un regulador inician su propia investigación.
Los resultados de una investigación interna también pueden utilizarse para tranquilizar a los inversores, socios comerciales o terceros. Si una empresa informa por sí misma de cualquier infracción y da a las autoridades pleno acceso a los resultados de su investigación, su apertura y cooperación se tendrán en cuenta a la hora de decidir cualquier sanción futura.
¿Cómo funciona una investigación interna?
Informe inicial y decisión de realizar una investigación empresarial
Cuando se recibe una queja o una denuncia de mala conducta, la organización está obligada a tomarla en serio y responder adecuadamente. Dependiendo del tipo de acusación, puede haber sentencias que controlen la tramitación de la denuncia y el plazo para que el lugar de trabajo sea investigado y decidido.
La primera decisión que hay que tomar es si la denuncia justifica una investigación, y esto no puede tomarse fácilmente. No examinar las conductas indebidas que deben ser examinadas puede tener consecuencias cruciales para la organización.
¿Es necesario actuar de inmediato?
Si la acusación lo justifica, pueden ser necesarias acciones directas, como dividir a las partes, hablar con ellas individualmente o proporcionarles asesoramiento. Las acusaciones de acoso deben manejarse con mucho cuidado y podrían requerir la retirada de una o ambas partes a otro lugar.
Si se ha tomado la decisión de investigar la denuncia, se deben hacer planes para llevar a cabo una investigación, que incluya un método para elegir al investigador, dar el caso y hacer un seguimiento e informar sobre la investigación que se está llevando a cabo.
Si se decide no llevar a cabo una investigación, es necesario que la decisión se documente detalladamente, junto con las razones de la inacción, y debe garantizarse que éstas sean defendibles.
Cómo elegir un investigador
A la hora de decidir quién va a investigar una acusación, hay que decidir si se recurre a un investigador interno o externo para la investigación. Hay que tener en cuenta varios factores para tomar esta decisión, entre ellos la necesidad de conocimientos especiales, experiencia o conocimientos jurídicos que pueden no estar disponibles en la empresa. También puede haber preocupaciones relacionadas con el sesgo percibido, que podría causar un riesgo al utilizar un investigador interno.
Si la investigación tiene que abarcar muchos lugares, ciudades o países, es esencial considerar la posibilidad de utilizar los recursos de otro país, así como una persona que domine un idioma específico o alguien que tenga conocimientos locales.
Es importante elegir un investigador imparcial con suficientes conocimientos, talento y experiencia. El investigador adecuado debe poseer las aptitudes y la experiencia necesarias para llevar a cabo la investigación y, además, no tener conflictos de intereses ni relaciones comprometedoras.
Planificación de la investigación
Es esencial decidir el objetivo de la investigación durante la fase de planificación. Algunas preguntas importantes que hay que hacerse son: ¿qué se está investigando? ¿Se trata de una infracción del código de conducta o de una infracción penal? ¿Hay problemas de privacidad? ¿Hay algún incidente o asunto relacionado al que haya que dar importancia?
Una vez que se hace evidente la necesidad de investigar, se debe proceder de la manera más lógica y eficiente posible. Aunque cada investigación es única, con sus propias complejidades y obstáculos, el éxito depende enteramente de una combinación de la habilidad y el conocimiento del investigador y la solidez del proceso de investigación.
Un investigador hábil y con conocimientos que proceda de forma desordenada y con técnicas descuidadas no tiene más probabilidades de éxito que uno inexperto e ignorante, pero que proceda con un plan de investigación cuidadosamente diseñado. Es posible producir casos fiables y coherentes cuando se conoce la naturaleza única de los delitos financieros y se es consciente del flujo lógico de una investigación exitosa.
La planificación de un plan de investigación ayuda a evitar que el alcance se desplace. Un proceso planificado ayuda a centrarse en la acusación o el incidente que se está investigando y ayuda a que la investigación siga su curso.
Las decisiones relativas a quién debe ser entrevistado, dónde, cuándo y en qué orden se incluirán también como parte de la planificación.
Cómo investigar
En esta fase puede ser necesario realizar una investigación inicial que puede implicar indagar en los antecedentes de los sujetos de las entrevistas. La información adquirida a través de la investigación puede utilizarse para facilitar la entrevista con alguna charla informal. Hay que ser perspicaz para darse cuenta de cómo las indagaciones preliminares pueden utilizarse para prejuzgar a las personas, lo que da lugar a una entrevista e investigación prejuiciosas, y hacer un esfuerzo concertado para evitarlo.
Planificación de la entrevista
Al preparar una lista de posibles entrevistados, el investigador debe tener en cuenta que hay relativamente pocos testigos presenciales en los delitos financieros. Hay dos razones para ello. En primer lugar, la inmensa mayoría de los delitos financieros se basan en una u otra variedad de fraude. Por definición, el fraude es un delito subrepticio que implica la ocultación y el sigilo. En segundo lugar, en la medida en que una persona pueda presenciar un acto discreto del sospechoso, es probable que considere que las acciones de la persona entran dentro de los límites de la actividad comercial rutinaria.
El problema de la incapacidad de un testigo para identificar un comportamiento aberrante se deriva del hecho de que los malversadores que tienen éxito intentan imitar los patrones y las actividades de los negocios legítimos lo más posible. Cuando los malversadores tienen éxito, sus actividades son a menudo indistinguibles de las operaciones diarias rutinarias, incluso para un observador bien entrenado. Por estos motivos, la lista de candidatos a las entrevistas debe incluir una amplia gama de posibles poseedores de información.
Cuando prepare su lista de posibles entrevistados, incluya siempre tanto a los empleados actuales como a los antiguos. Hay pocos investigadores que se olviden de entrevistar a los empleados actuales, a los compañeros de trabajo y a los íntimos del sospechoso. Sin embargo, un verdadero profesional se acuerda de incluir en la lista de posibles candidatos también a antiguos empleados. Además de proporcionar una mayor profundidad a la investigación, los antiguos jefes, compañeros de trabajo y parejas a menudo pueden proporcionar información muy detallada sin temor a arruinar su relación con su sospechoso.
También es importante el lugar donde se realiza la entrevista. Tiene varias opciones a la hora de decidir dónde quiere que tenga lugar la entrevista. Los sospechosos y los que podrían llegar a serlo estarán probablemente más cómodos en su territorio. Sin embargo, estratégicamente, es posible que no quiera que el sospechoso/potencial sospechoso se sienta demasiado cómodo.
La configuración adecuada puede ayudar a aprovechar la presión psicológica. Es habitual que los investigadores manipulen la presión ejercida sobre un sospechoso para reducir su resistencia a confesar. Aunque algunos podrían argumentar en contra de esta práctica, es habitual y, cuando no se abusa de ella, puede ser bastante eficaz. Una herramienta muy poderosa para manipular la presión es sacar al sospechoso de su elemento y ponerlo en el tuyo. Tanto si se trata de su oficina como de la de un abogado, es probable que la presión ejercida sobre el testigo sea mayor.
Realización de entrevistas
El único objetivo de la fase de entrevista de la investigación es llegar a la verdad. Se pueden utilizar varias técnicas para las entrevistas.
El primer paso para realizar las entrevistas es ponerse en contacto con el entrevistado y acordar la hora y el lugar. Las siguientes técnicas pueden utilizarse para aliviar los nervios de los entrevistados y aumentar las posibilidades de que se comuniquen libremente:
- Seleccione una zona neutral y apartada para la entrevista;
- Muestre flexibilidad para programar la entrevista;
- Formule la entrevista como una charla en lugar de una entrevista de investigación;
- Elimine las distracciones del lugar de la entrevista, como fotos o adornos;
- Exponga de qué trata la entrevista y por qué;
- Establezca una relación con el entrevistado antes de empezar a formular las preguntas;
- Tenga en cuenta el flujo de información al decidir el orden de las entrevistas;
En primer lugar, entreviste a la persona que preparó el informe. Si hay otras personas nombradas en el informe, también se deben realizar entrevistas a dichas personas.
En la siguiente etapa, se deben realizar entrevistas con los testigos del incidente o la denuncia. Esto podría dar lugar a que se reconozcan más testigos, que también deberían ser entrevistados.
Por último, debe realizarse una entrevista con el sujeto de la alegación o informe.
Grabar o no grabar la entrevista
La grabación de las entrevistas es una mera cuestión de elección. Algunos investigadores piensan que los dispositivos de grabación pueden estresar al entrevistado y dificultar su flujo de información. Otros consideran que grabar la entrevista les permite poner la atención en la persona y en lo que está contando, en lugar de escribir notas, lo que permite una conversación más racional.
Una de las ventajas de grabar las entrevistas es que la grabación no deja dudas sobre la moral del entrevistador y la calidad del interrogatorio. También elimina las dudas sobre lo que dice el sujeto, permitiendo así que los testimonios exactos del sujeto se incluyan en el informe de la investigación.
La grabación de las entrevistas protege al investigador. No hay lugar para el «él» o «ella» cuando existe una grabación precisa de la entrevista. Las acusaciones de que el entrevistador hizo amenazas u ofreció promesas para atraer a un sospechoso a confesar son mucho más fáciles de refutar cuando una revisión de la cinta demuestra lo contrario. Una grabación también protege al testigo. Con una grabación precisa, no hay duda de lo que se dijo. Esto puede ser importante para el testigo porque le da cierta tranquilidad de que sus palabras no serán tergiversadas.
Sin embargo, hay ocasiones en las que grabar una entrevista puede tener consecuencias negativas. Uno de los principales objetivos del proceso de entrevista es hacer que el sujeto hable. La presencia de un dispositivo de grabación puede hacer que el sujeto esté menos dispuesto a hablar libremente. Además, las investigaciones en las que intervienen organismos públicos suelen estar sujetas a los mandatos de libertad de información y pueden darse a conocer a los medios de comunicación y al público en general. Una inflexión en el tono o una exclamación espontánea en respuesta a una pregunta delicada puede resultar embarazosa más adelante y podría sacarse de contexto.
Como alternativa a la grabación, se puede realizar una entrevista a dos personas con el sujeto para evitar conflictos posteriores en la memoria. Una vez transcritas y memorizadas las notas, el informe de la entrevista puede ser revisado por el sujeto para validar y aclarar cualquier discrepancia o incoherencia. En función de las partes implicadas y de las circunstancias del caso, el investigador debe utilizar la técnica más eficaz y eficiente.
Recogida y documentación de pruebas
Todos los casos requieren la presentación de las mejores pruebas. El término «mejor prueba» no se refiere a la prueba más apropiada para una reclamación concreta. Por el contrario, significa que todas las pruebas presentadas para probar una reclamación deben ser las originales. Cuando el original no está disponible, la parte oferente generalmente debe ofrecer pruebas para demostrar por qué no está disponible y la prueba de que la copia ofrecida es exacta.
La recopilación de pruebas es la parte que más tiempo lleva de la investigación y requiere la recopilación de pruebas tanto físicas como digitales. Todo lo que se descubre durante la investigación es una prueba potencial, y es importante pensar en cada prueba, si encaja con otras pruebas e impresiones relacionadas con el caso.
Todas las pruebas deben conservarse de forma segura. Las pruebas digitales deben ser verificadas, registradas y almacenadas en algún lugar. Cuando se utiliza el sistema de gestión de casos para las investigaciones, las pruebas digitales pueden cargarse directamente en el expediente del caso, donde permanecen seguras, organizadas y accesibles.
La aplicación de las mejores prácticas para la cadena de custodia al asegurar las pruebas es fundamental. La cadena de custodia es un método de documentación de pruebas que muestra la incautación, la custodia, el control, la transferencia, el almacenamiento y el análisis de una prueba. Es un procedimiento para registrar todo lo que se ha hecho a una prueba para asegurarse de que es creíble y demostrar que no ha sido modificada ni interferida.
Llegar a una conclusión
En función de las entrevistas y las pruebas recogidas, se llega a una conclusión que refleja las pruebas procesadas.
Una investigación no concluyente es fallida. Si no se puede llegar a una conclusión, puede ser necesario recoger más pruebas y volver a examinar las existentes.
En función de la conclusión a la que llegue la investigación, la empresa debe decidir si toma medidas.
La acción podría incluir: medidas disciplinarias contra un empleado, suspensión de un empleado, asesoramiento o evaluación profesional de un empleado, mediación entre los empleados, despido de un empleado, implicación de las fuerzas del orden en una acción penal o adaptación en el lugar de trabajo.
Si la empresa decide no tomar ninguna medida, deberá documentarlo, junto con los motivos.
Redacción del informe de investigación
Incluso la mejor, más exhaustiva, justa y oportuna investigación no sirve de nada si no se documenta adecuadamente. La documentación debe realizarse en cada fase de la investigación y, posteriormente, recopilarse en un producto final, el informe de investigación. Un informe de investigación es un resumen de todos los pasos, entrevistas, pruebas y conclusiones extraídas. Es el producto final que leen todas las partes interesadas y, por tanto, debe ser claro, preciso, sucinto y creíble.
Seguimiento de la investigación
A menudo, tras la finalización de la investigación, se realiza un seguimiento para conocer los efectos que las acciones han tenido en los implicados en la investigación y en otras partes interesadas.
El seguimiento implica examinar los cambios realizados a raíz del informe de investigación y determinar si estos cambios están influyendo en los problemas e incidentes investigados. Se trata de un paso continuo que sitúa a la empresa en una posición excelente para predecir y gestionar el riesgo, así como para identificar y las tendencias antes de que se conviertan en problemas.
Reflexiones finales
Es importante recordar que realizar una investigación interna es una decisión importante. Es difícil detener o revertir los efectos una vez que han comenzado. Las investigaciones internas no son de talla única, tanto si se limitan a un país como si abarcan varias jurisdicciones. El alcance de la investigación puede cambiar a medida que se aclare el tamaño y la naturaleza de los problemas, y la investigación debe adaptarse a los problemas específicos que surjan.
