Determine quién debe ser informado. La regla general debería ser informar a la gente según la «necesidad de saber». Tenga en cuenta que cualquier comunicación escrita interna sobre el motivo de la investigación no será privilegiada. Debe ser lo más neutral posible y no prejuzgar los temas. La empresa debe trabajar sobre la base de que lo que dice en las comunicaciones a todos o a un número importante de sus empleados tiene una alta probabilidad de hacerse público.
Determine quién debe ser informado
Desde el principio hay que pensar en cómo y cuándo se plantearán y comunicarán los problemas dentro de la empresa; esto ayudará a mantener la confidencialidad sobre las líneas de información. Siempre que se comunique el asesoramiento jurídico, hay que tener cuidado de mantener la confidencialidad.
El cumplimiento interno debe mantenerse al día, siguiendo los principios de información habituales de la empresa. Hay que tener cuidado al informar sobre el asesoramiento jurídico, y puede ser necesario establecer líneas de información separadas para esto, dependiendo de cómo se defina el «cliente» para una reclamación del privilegio.
Todos los empleados que puedan tener conocimiento de la investigación y/o que deban presentar documentos y/o ser requeridos para una entrevista deben ser informados del hecho de la investigación. Lo que se les diga sobre su alcance depende en gran medida de las cuestiones subyacentes. Debe proporcionarse información suficiente para limitar las especulaciones incorrectas y las habladurías.
Los empleados deben ser informados de que no deben borrar o destruir el material relevante. A este grupo se le debe enviar la advertencia estándar de no crear más documentos/no comentar la investigación en correos electrónicos o llamadas telefónicas (grabadas), y mantener la confidencialidad tanto interna como externa.
Las personas obligadas a presentar documentos deben comprender suficientemente el objetivo, el alcance y la importancia de la investigación para poder identificar los documentos pertinentes y tratar la investigación con la seriedad que merece.
Los empleados deben entender el propósito de la investigación antes de sus entrevistas y, en particular, si hay consecuencias por no cumplir con cualquier solicitud de asistir a una entrevista.
Consideraciones
Hay que tener en cuenta si el hecho de la investigación se hará público o será ampliamente conocido dentro de la empresa. Suele ser mejor que la empresa se comunique con los empleados antes de que cualquier otra fuente les proporcione la información. Toda comunicación debe estar debidamente redactada y debe recordar a los empleados su deber de confidencialidad e incluir advertencias generales de control de documentos.
El proyecto en su conjunto debe tener una contraseña. El acceso a los documentos realizados en el curso de la investigación debe estar controlado por una contraseña. Hay que tener cuidado, tanto dentro del equipo como fuera de él, para dejar claro quién sabe qué y con quién se pueden discutir los asuntos.
Cuando se comunica externamente una investigación, es importante distinguir entre los hechos y la opinión de la empresa sobre los hechos o sus consecuencias. ¿Necesita la persona a la que se comunica esta información conocer los puntos de vista y las opiniones de la empresa sobre los hechos establecidos en cada caso? ¿Qué harán con ese conocimiento?
Obsérvese también la exigencia, en muchos casos, de consultar a las aseguradoras de la empresa sobre cualquier cosa que pueda percibirse como una admisión de responsabilidad. Es posible que se requiera más de un informe; por lo tanto, debe revisarse la necesidad de actualizar un informe inicial. Este es el caso, en particular, si el informe inicial se vuelve incompleto o engañoso por la información establecida posteriormente.
En lo que respecta a las obligaciones de informar, hay que asesorarse sobre el alcance de las obligaciones y si, en función de los hechos, ha surgido un deber de informar. Normalmente, la presunción de trabajo es que, en caso de duda, hay que informar lo antes posible una vez que se llega a la conclusión de que ha surgido una obligación de informar.
Informe inicial
Un informe inicial siempre puede ser complementado posteriormente a varios grupos o individuos, entre ellos:
- El mercado – Puede ser necesario involucrar a los corredores de la empresa. Incluso si no se requiere una notificación inmediata, considere si debe prepararse una declaración reactiva.
- A un regulador extranjero.
- A los organismos reguladores nacionales – ¿Es necesario realizar una notificación de actividad sospechosa en relación con el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo o el tráfico de productos del delito? ¿Sabe o sospecha la empresa, o tiene motivos razonables para saber o sospechar, que otra persona se dedica a esas actividades? Hay que asesorarse sobre si la obligación se aplica o no a los hechos conocidos o sospechados.
- La policía – No existe una obligación general de notificar a la policía incluso cuando se sospecha o se establece una conducta delictiva. Incluso si se llega a la conclusión de que la denuncia a la policía sería apropiada y aconsejable, seguirá habiendo una cuestión de tiempo.
En cuanto a los factores a favor de la notificación a la policía, la empresa puede llegar a la conclusión de que es lo «correcto». Puede ser un requisito de una póliza de seguro pertinente que se notifique a la policía. Hay que tener en cuenta el impacto sobre otros empleados si los hechos subyacentes muestran que se puede haber cometido un delito: no involucrar a la policía puede enviar un mensaje equivocado.
Sin embargo, los factores en contra de la notificación a la policía incluyen la pérdida de control sobre la investigación y la posibilidad de que surjan dificultades administrativas sobre la incautación/presentación de documentos, aunque la policía debería permitir a la empresa conservar copias.
Supongamos que está claro que cuando la policía está involucrada, es probable que todos los empleados, no sólo los que pueden ser objeto de cargos penales, sean menos abiertos y cooperen en la investigación de la empresa. El hecho de que intervenga la policía no impide a la empresa seguir investigando, interrogar al empleado, etc.
Sin embargo, si el empleado solicita asesoramiento, es muy posible que se le diga que no coopere con la investigación de la empresa, ya que podría perjudicar el resultado del proceso penal. Si se informa a la policía y los empleados correspondientes dejan de cooperar con un investigación internaLa empresa tendría que considerar las consecuencias de su investigación sin la participación de uno o más empleados, incluida la posibilidad de rescindir el empleo de esos empleados sobre la base de lo que ya ha establecido.
Reflexiones finales
Tenga en cuenta que el hecho de que un empleado haya sido detenido o acusado de un delito penal no justifica necesariamente el despido (aunque el contrato de trabajo puede especificar que esto podría dar lugar a un despido sumario). En general, el empresario estudiará los hechos y si el despido del trabajador es la respuesta adecuada y, en caso afirmativo, en qué condiciones.
