El equipo de investigación y sus funciones. Las investigaciones internas son asuntos delicados y a menudo implican cuestiones sensibles que requieren precaución. Algunas investigaciones también son seguidas por el público en general o por organismos reguladores y tienen un mayor escrutinio sobre ellas. Por lo tanto, estas investigaciones deben ser dirigidas y conducidas por un equipo apropiado que sea lo suficientemente competente y experimentado para manejar la investigación de esta escala.
El equipo de investigación y sus funciones
La primera consideración suele consistir en decidir si el equipo de investigación debe provenir de la organización o ser subcontratado a equipos externos, o basarse en una combinación de ambos. Hay méritos tanto de equipos internos como externos, y a menudo las circunstancias dictarán la composición de los equipos de investigación.
Aunque un equipo interno suele estar más equipado con un mejor conocimiento de una gama más amplia de problemas en toda la empresa y es más capaz de mantener y gestionar una investigación, podría verse afectado por la parcialidad y podría no ser percibido como independiente y objetivo.
Los equipos internos también pueden carecer de suficiente experiencia o competencia para gestionar las investigaciones, especialmente las de mayor envergadura o complejidad. Asimismo, el equipo externo se interpreta como más objetivo e independiente y suele tener más experiencia y conocimientos en el tratamiento de las investigaciones. Sin embargo, pueden carecer de conocimientos específicos de la empresa y de complejidades que pueden afectar a la eficacia de la investigación.
Las investigaciones internas de actividades fraudulentas suelen requerir un esfuerzo de cooperación entre diferentes disciplinas. Los auditores, los examinadores de fraudes, los gerentes de línea, los abogados, el personal de seguridad y otros están frecuentemente asociados a los exámenes de fraudes. A la hora de elegir un equipo de investigación, es fundamental identificar a aquellos que puedan ayudar legítimamente en la investigación y que tengan un interés genuino en el resultado del examen. Estas personas deben estar incluidas en el equipo de investigación, y el resto del personal debe estar separado.
Hay varias razones para ello. En primer lugar, cuantas más personas participen en la investigación, mayor será la posibilidad de que una de ellas esté implicada de algún modo en el propio fraude o de que una de esas personas filtre información confidencial sobre la investigación. En segundo lugar, las personas que participan en el equipo de investigación pueden tener que testificar en procedimientos judiciales, o los documentos que generan pueden ser objeto de descubrimiento si la investigación conduce a un litigio civil o a un proceso penal. Al limitar el número de investigadores, la empresa puede limitar su exposición al descubrimiento.
Un equipo de investigación típico podría incluir:
- Examinadores de fraude certificados;
- Asesoramiento jurídico;
- Auditores internos;
- Personal de seguridad;
- Expertos en informática y forenses;
- Personal de recursos humanos;
- Un representante de la dirección;
- Consultores externos.
Independientemente de la decisión final de un equipo interno o externo, se espera que durante la investigación se solicite la ayuda de especialistas en la materia, tanto de dentro como de fuera de la organización, de manera que haya una buena mezcla de jefes internos y externos en un equipo de investigación. Entre ellos pueden figurar profesionales del ámbito jurídico, de la auditoría interna, de la seguridad, de los recursos humanos, del cumplimiento de la normativa, consultores de seguridad para la gestión de riesgos, examinadores forenses digitales y otros investigadores especializados.
El objetivo final de cualquier investigación corporativa es revelar la verdad sobre las presuntas conductas indebidas dentro de la organización, y la planificación detallada y la ejecución coherente son fundamentales para lograr este objetivo. Un equipo de profesionales cuidadosamente construido, ya sea interno o externo, es esencial para el éxito de la investigación.
Hay que definir el equipo desde el principio y pensar en todas las funciones, teniendo en cuenta que éstas pueden evolucionar con el tiempo. Esto no sólo hará que la investigación se desarrolle con mayor fluidez, sino que es vital en términos de una reclamación del privilegio profesional legal.
El equipo puede requerir una combinación de habilidades. La participación de los abogados ayudará a reclamar el privilegio, aunque es poco probable que toda la investigación sea privilegiada a menos que se contemple un litigio y el propósito dominante del trabajo sea para el litigio. A la hora de elegir el equipo, hay que tener en cuenta si las circunstancias que dan lugar a la necesidad de una revisión plantean algún tipo de conflicto. Considere también si la investigación debe ser considerada como independiente.
Los miembros del equipo deben tener una jerarquía definida, y la segregación de funciones debe diseñarse de tal manera que evite conflictos dentro del equipo. Los miembros deben disponer de recursos suficientes, incluido su tiempo, que es necesario para el buen desempeño de sus funciones. Un equipo de investigación debe contar con al menos un miembro con formación y experiencia en técnicas de análisis. Los demás miembros también deben tener experiencia técnica u operativa relacionada con la naturaleza del evento.
También hay que tener en cuenta una buena mezcla de personal de diferentes departamentos o unidades de negocio para crear una mentalidad diversa.
Funciones y responsabilidades
Las funciones y responsabilidades suelen estar dictadas por las políticas de las organizaciones. Una estructura de equipo típica puede incluir:
Jefe de equipo
La función del jefe de equipo es:
- Dirige la investigación;
- Comunicarse y establecer contactos con las partes interesadas y externas, según sea necesario;
- Asignar funciones al equipo;
- Obtener los servicios de asesores especializados según sea necesario;
- Programar y coordinar las actividades y los recursos de la investigación;
- Supervisar la elaboración del informe de investigación;
- Informar a la dirección de los resultados del equipo.
El líder del equipo debe:
- Estar formado y ser competente en la aplicación de herramientas de investigación y análisis de incidentes;
- Tener experiencia previa en investigaciones de escala comparable;
- Estar capacitado para la gestión eficaz de un pequeño equipo de investigación;
- Ser capaz de actuar como enlace entre la alta dirección y el equipo de investigación.
Equipo de investigación
La función del equipo es:
- Recoger datos, hechos y pruebas;
- Establecer la secuencia de eventos que conducen a la ocurrencia;
- Analizar e integrar la información disponible;
- Desarrollar los resultados y las conclusiones;
- Determinar la importancia de los resultados;
- Redactar el informe de investigación;
- Presentar el informe a la dirección.
El equipo debería:
- Disponer de un analista con formación y experiencia en técnicas de análisis de incidentes y que haya facilitado al menos dos investigaciones de incidentes significativos;
- Tener habilidades colectivas de gestión, técnicas y de investigación;
- Contar con miembros con mentes abiertas y lógicas que sean minuciosos, capaces de mantener la perspectiva y de superar las ideas preconcebidas o los prejuicios;
- Contar con al menos dos miembros del equipo que hayan asistido a una formación formal en investigación de accidentes;
- Incluya personal con experiencia en áreas relacionadas con el accidente;
- Tener acceso a consultores, asesores o personal técnico especializado, según sea necesario;
- Tener acceso a asesoramiento jurídico.
El equipo no debería:
- Que un supervisor y su subordinado formen parte del mismo equipo;
- Tener miembros que hayan sido seleccionados únicamente por su disponibilidad.
Cualidades del equipo de investigación
Ciertas cualidades son esenciales para un investigador. Toda investigación requiere también que el equipo cuente con especialistas en la materia que tengan un conocimiento detallado de la empresa y del asunto investigado.
Entre las cualidades fundamentales están:
- Integridad: ser honesto y no dejarse influir por nada que pueda comprometer los objetivos de las investigaciones;
- Objetividad: ser capaz de analizar los datos en su totalidad, incluidas las pruebas contradictorias, y evitar llegar a conclusiones prematuras;
- Perseverancia: ser capaz de averiguar la causa raíz de los problemas, identificar las deficiencias en las pruebas y rastrearlas hasta los factores organizativos del sistema;
- Curiosidad: ser inquisitivo y mostrar hambre de saber más, hacer preguntas de sondeo y buscar explicaciones más profundas de los hallazgos iniciales;
- Observación: ser capaz de ver las cosas como son y mirar a través de los engaños habituales;
- Imaginación: ver las cosas como podrían y deberían ser y contrastarlas mentalmente con las cosas como son;
- Humildad: ser capaz de admitir que otros pueden entender mejor algunos aspectos de la investigación y ofrecer observaciones e ideas creíbles;
- Intuición: ser capaz de reconocer teorías e ideas a medida que surgen tras la recogida de datos para su análisis;
- Tacto: demostrar paciencia para superar la reticencia a revelar información autocrítica y utilizar esa información para mejorar la investigación, no el investigador;
- Las habilidades técnicas – para el examen del equipo, la fotografía, la cartografía, la grabación y la escritura – son importantes pero secundarias a las habilidades de percepción descritas anteriormente.
Contar con las personas adecuadas que puedan funcionar como un equipo es fundamental para garantizar que la investigación cumpla con los objetivos y el alcance establecidos a tiempo.
Reflexiones finales
La principal responsabilidad del equipo es recopilar hechos, datos y cualquier prueba, al tiempo que se establece la secuencia de acontecimientos que condujeron al suceso que motivó la investigación. También analizan los datos y sacan conclusiones a partir de sus hallazgos. Después, deben redactar sus conclusiones y presentarlas al jefe de equipo, que a su vez las presentará a la dirección.
Además de la experiencia, a la hora de seleccionar a los miembros del equipo deben tenerse en cuenta cualidades como la integridad, la objetividad, la curiosidad y la perseverancia. También es conveniente tener una buena capacidad de observación y estar abierto a las ideas de los demás.
