Indicadores de fraude. El fraude interno puede ser cometido por cualquier empleado, desde el más joven hasta el más veterano, dentro de una empresa. Cuando el fraude se comete desde fuera de la organización, puede ser con la ayuda de un empleado o ‘insider’. Existen varias señales de advertencia o «banderas rojas» reconocidas que pueden indicar que un empleado está incurriendo en un comportamiento fraudulento. Cuando se combinan con otra información relevante, estos indicadores pueden ser una parte poderosa de la evaluación de riesgos.
Indicadores de fraude
Hay una serie de señales de advertencia de que su empresa puede estar experimentando un problema. Esto no debe interpretarse como una prueba de fraude dentro de la organización; podría haber otras explicaciones legítimas para la aparición de estos indicadores. Los indicadores de fraude están intrínsecamente relacionados.
¿Qué son los indicadores de fraude?
Las banderas rojas de fraude se refieren a situaciones o condiciones indeseables que contribuyen sistemáticamente al fraude. Cuando un investigador revisa los estados financieros de una empresa, ciertas características indeseables pueden destacar como señales de alarma de fraude.
Todas las organizaciones se enfrentan a riesgos de fraude, que pueden ser internos o externos. Los riesgos internos provienen de personas de la organización que pueden utilizar su posición para enriquecerse mediante la apropiación indebida de recursos y activos. Por otro lado, los riesgos externos son los que provocan los funcionarios del gobierno, los clientes y los contratistas, que pueden tratar de obtener dinero de forma ilegal.
Advertencias de bandera roja de fraude
Hay varias banderas rojas a las que los profesionales de la auditoría y la contabilidad deben prestar atención.
Disminución de las existencias
Una merma excesiva de las existencias puede ser un indicador de un fraude en curso. Un auditor puede detectar las mermas en el inventario observando el balance, el número de productos en stock y los vendidos, y comparándolos con los registros y las previsiones anteriores. En determinadas circunstancias, el auditor puede realizar tomas de inventario no planificadas en días aleatorios para detectar cualquier característica inusual del inventario.
Documentos que faltan
Una organización puede experimentar casos frecuentes de denuncias de falta de documentos relacionados con departamentos críticos. Cuando la frecuencia de ocurrencia aumenta, puede ser un signo de fraude continuo dentro de la organización. Entre los documentos que faltan y que suponen una señal de alarma de fraude se encuentran el registro de vehículos de motor, las listas de ventas y compras, los talonarios de cheques y los informes de inventario. Cuando estos registros desaparecen, puede apuntar a una situación indeseable que puede llevar a la pérdida de ciertos activos o dinero.
Pagos múltiples
Hay casos en los que el departamento de contabilidad de una empresa puede procesar erróneamente pagos duplicados a un vendedor o proveedor de servicios. Si el error era auténtico, los funcionarios implicados deberían identificar esos errores y denunciarlos para tomar medidas urgentes.
Sin embargo, puede haber casos en los que empleados individuales endosen pagos duplicados tanto a empresas auténticas como falsas. Algunos empleados pueden incluso tramitar pagos a empresas inexistentes para defraudar a su empleador. Para evitar este tipo de errores, hay que controlar todos los pagos y verificar que van a parar a los destinatarios.
Picos de volumen de facturación
Una empresa en su fase de crecimiento puede experimentar grandes picos mientras intenta hacerse un hueco en el mercado. Sin embargo, el elevado número de facturas da lugar a comportamientos fraudulentos, ya que determinadas partes internas y externas buscan beneficiarse del rápido crecimiento de la empresa.
Quejas frecuentes
Las quejas frecuentes sobre cierto personal o procesos pueden ser un indicador de fraude. Cuando una organización recibe quejas sobre un alto directivo, no debe dar por sentado que se trata de algo ordinario. En cambio, debe realizar investigaciones para identificar la causa de las quejas, los efectos y las medidas que debe tomar para asegurarse de que no haya más quejas.
Además, los clientes pueden denunciar que los productos que se les entregan son inferiores a los que pidieron. La organización debe investigar si se trata de una acción deliberada del departamento de ventas o de un problema del departamento de embalaje.
Excesivo número de asientos de ajuste
Algunas oficinas de contabilidad pueden realizar excesivos asientos de ajuste en los libros de cuentas para cubrir el dinero malversado en el pasado.
Señales de alarma de fraude de los empleados
Una gran parte del fraude que afecta a las organizaciones procede de la propia organización.
Cambios en el estilo de vida
Los empleados deben vivir dentro de sus posibilidades comprando bienes y servicios que estén dentro de sus ingresos. Sin embargo, algunos empleados pueden cambiar bruscamente su estilo de vida gastando más de lo que les permite su sueldo. Cualquier mejora brusca en el estilo de vida del empleado sin ningún aumento de sus ingresos debe investigarse para ver si existe la probabilidad de que el individuo esté implicado en un fraude.
Historia de las deudas
Durante el proceso de contratación, una organización debe comprobar los antecedentes para ver si los empleados potenciales tienen un historial de deudas. Cuando una empresa contrata a empleados con problemas de endeudamiento, es probable que encuentren oportunidades de obtener ingresos extra por encima de su salario para pagar las deudas. Puede significar la realización de un fraude oportunista para obtener el dinero al que no tienen derecho.
El juego excesivo
Algunos empleados pueden participar continuamente en juegos de azar para conseguir dinero rápido para satisfacer algunas de sus necesidades. Debido a la naturaleza adictiva del juego, los ingresos del trabajador pueden ser insuficientes para financiar sus actividades de juego. Pueden sentirse obligados a hacer cualquier cosa para obtener ingresos extra. Esto puede significar la realización de actividades fraudulentas como el robo de los activos de la organización, la manipulación del inventario, la realización de reclamaciones extraordinarias, etc.
Identificar a los empleados implicados en el juego y ayudarles a abandonar ese comportamiento puede ayudar a la empresa a reducir la incidencia del fraude.
Reflexiones finales
El fraude es una amenaza para los ingresos, los activos, la marca, la reputación y otros recursos, y puede dar lugar a importantes sanciones, ramificaciones políticas, limitaciones operativas y estratégicas, e incluso una amenaza existencial para la organización. Si los que participan en los controles internos o en las auditorías no utilizan indicadores de fraude, es probable que muchos fraudes no se detecten, lo que supone un coste potencialmente importante para la organización.
