La organización establece una estructura operativa y diseña líneas de reporte para llevar a cabo la estrategia y los objetivos comerciales. La organización debe definir claramente las líneas de reporte en forma de organograma. Las líneas jerárquicas son indicativas de la propiedad de diferentes departamentos y funciones. Las líneas de reporte segregan las funciones comerciales con las operaciones y, de acuerdo con las líneas de reporte, se difunden los requisitos reglamentarios.
El cumplimiento implica identificar a las partes interesadas adecuadas, aclaradas a partir de las líneas de reporte definidas. Las diferentes estructuras operativas y líneas de reporte pueden dar lugar a diferentes perspectivas de riesgo de cumplimiento, lo que afecta las prácticas de gestión de riesgos de cumplimiento. Por ejemplo, la evaluación del riesgo de cumplimiento dentro de una estructura de informes descentralizada puede indicar pocos riesgos. Por el contrario, la vista dentro de un modelo centralizado puede indicar una concentración del riesgo de cumplimiento relacionado con ciertos tipos de clientes o exposición cambiaria.
Factores a considerar con respecto a las líneas jerárquicas
A continuación se incluyen los factores a considerar al establecer y evaluar las líneas jerárquicas:
- Estrategia y objetivos de negocio de la entidad
- Naturaleza, tamaño y distribución geográfica del negocio de la entidad
- Riesgos relacionados con la estrategia y los objetivos de negocio de la entidad
- La asignación de autoridad, rendición de cuentas y responsabilidad a todos los niveles de la entidad
- Tipo de canales de comunicación y líneas de reporte, como reporte directo o reporte de línea continua versus reporte secundario
- Requisitos financieros, fiscales, reglamentarios y otros requisitos de presentación de informes
La organización considera estos y otros factores al decidir qué líneas de reporte adoptar. Por ejemplo, la junta directiva determina qué roles de administración tienen al menos una línea punteada a la junta para permitir la comunicación abierta de infracciones y problemas de cumplimiento significativos. Del mismo modo, las líneas de reporte directo e informativo se definen en todos los niveles de la organización, que deben considerarse al evaluar los riesgos de cumplimiento y el cumplimiento corporativo.
La gerencia planea organizar y llevar a cabo la estrategia y los objetivos comerciales siguiendo su misión, visión y valores fundamentales. En consecuencia, la administración necesita información sobre cómo se produce el riesgo de cumplimiento asociado con la estrategia en toda la entidad. Un ejemplo de un método comúnmente utilizado para recopilar dicha información es delegar la responsabilidad a un comité de cumplimiento. Los miembros del comité de cumplimiento suelen ser ejecutivos o líderes sénior nombrados o elegidos por la gerencia, y cada uno contribuye con habilidades, conocimientos y experiencia individuales para el cumplimiento normativo.
Las entidades con estructuras complejas pueden tener varios comités, cada uno con una membresía de gestión diferente pero superpuesta. Esta estructura de múltiples comités se alinea con la estructura operativa y las líneas de informes, lo que permite a la administración tomar decisiones comerciales según sea necesario, con una comprensión completa de los riesgos incorporados en esas decisiones.
Independientemente de la estructura particular del comité de gestión establecida, es común establecer claramente la autoridad del comité, los miembros de la administración que forman parte del comité, la frecuencia de las reuniones y las responsabilidades específicas y los principios operativos. En algunas entidades pequeñas, la supervisión de la gestión del riesgo empresarial puede ser menos formal, y la administración está mucho más involucrada en las decisiones cotidianas.
Reflexiones finales
Las líneas jerárquicas son estructuras organizativas que definen la manera en que los empleados se informan entre sí. Al solicitar puestos en una nueva empresa, es fundamental comprender el diseño de las líneas de informes porque le dice quién le informa y quién le reporta. Las líneas jerárquicas responsabilizan a los empleados y aseguran que todos los empleados tengan a alguien con quien hablar si necesitan apoyo, orientación o asistencia.
