Paseos por el proceso: ¿Cómo llevar a cabo un claro recorrido de procesos?

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Los recorridos de los procesos son demostraciones o explicaciones paso a paso de un proceso o tarea realizadas por el propietario del proceso o de la tarea en presencia del auditor interno. Los auditores internos utilizan los recorridos para comprender mejor el flujo de un proceso y verificar el estado original de los controles en una organización, qué controles se incluyen en las actividades normales y qué controles se ejecutan efectivamente en el mundo real.

Comprensión de los recorridos de los procesos

Para obtener una comprensión completa del recorrido es necesario arrojar luz también sobre los diagramas de flujo. Además de la inspección personal, la documentación de los procesos se consigue sobre todo mediante el uso de diagramas de flujo. Un diagrama de flujo es una representación gráfica del camino real o ideal que sigue cualquier servicio o producto. Proporciona una secuencia visual de los pasos de un proceso, ilustra la relación entre las partes e identifica lo que el proceso hace o debe hacer.

Los organigramas pueden crearse de diversas maneras, desde dibujos a lápiz muy informales en trozos de papel hasta gráficos informáticos técnicamente sofisticados. Una forma eficaz de construir un diagrama de flujo es reunir a todas las partes interesadas en el proceso para identificar los pasos.

Cada paso puede describirse en una nota adhesiva, y las notas pueden organizarse y reordenarse para crear un mapa de la secuencia en el que todos estén de acuerdo. Los programas de diagramas de flujo van desde Microsoft Word o Excel (que incluyen símbolos de diagramas de flujo estándar), pasando por diversos programas gráficos, hasta aplicaciones de diagramas especializadas como Microsoft Visio, Smart Draw, E draw y muchas otras.

El auditor puede elaborar un diagrama de flujo de cualquier proceso, desde el propio proceso de la auditoría hasta los procesos que se van a auditar. En cualquier caso, los beneficios son los mismos. Dibujar cada paso de un proceso proporciona un mapa fácil de seguir, de principio a fin. Cuando cada paso propuesto o existente se ha colocado en el «mapa», el auditor y otros revisores pueden evaluar más fácilmente qué pasos son cruciales, cuáles pueden omitirse y cuáles deben secuenciarse de forma diferente, así como identificar los lugares donde deben añadirse nuevos pasos.

Los diagramas de flujo tienen múltiples usos, como el desarrollo de procesos, el perfeccionamiento de procesos y la auditoría de procesos, entre otros. En el proceso de creación del organigrama, los participantes pueden descubrir puntos débiles en los controles, como la falta de supervisión, la asignación de responsabilidades a un nivel incorrecto de la organización, la falta de separación de funciones para evitar conflictos de intereses, etc. En otros casos, los participantes pueden estar de acuerdo en que un diagrama de flujo proporciona una descripción precisa de lo que ocurre, pero al compararlo con las observaciones sobre el terreno el auditor puede descubrir que no refleja lo que sucede.

El diagrama de flujo de un proceso ayuda a proporcionar una imagen completa de lo que ocurre en el proceso desde el principio hasta el final, incluidos los puntos de control. Un diagrama de flujo elimina las abstracciones sobre cómo fluye el trabajo a través de un sistema.

Durante la fase de planificación de un encargo, los auditores internos pueden revisar los organigramas existentes, o pueden preparar nuevos organigramas.

Al revisar un diagrama de flujo existente, un auditor interno puede hacer una evaluación preliminar sobre la identificación de riesgos, la adecuación de los controles o si hay controles innecesarios en el proceso. El auditor interno también debe verificar que el diagrama de flujo está actualizado y refleja con exactitud el proceso. La realidad es que los procesos cambian, pero los organigramas no siempre se actualizan.

Recorridos De Los Procesos

Volviendo a los recorridos, la siguiente ayuda en términos de revelación de la causa raíz de una debilidad de control puede obtenerse de los recorridos:

  • Revelación 1: El empleado no está ejecutando el control, las causas de fondo pueden ser que tiene una comprensión incompleta del procedimiento de control, o que está omitiendo deliberadamente el control debido al tiempo o al coste. La posible recomendación de esto puede ser realizar una mejor formación e informar del problema a la dirección.
  • Revelación 2: El empleado realiza el control correctamente a pesar de la evidencia de fallos en el control, la causa raíz puede ser que no realiza habitualmente el control y lo hace sólo cuando es observado. La posible recomendación puede ser discutir el problema con la dirección local.
  • Revelación 3: El empleado está intentando ejecutar el control pero no está siguiendo el procedimiento adecuado. La causa raíz puede ser que el empleado no entienda bien el procedimiento o lo modifique deliberadamente o que el procedimiento no funcione bien en la práctica, la posible recomendación podría ser que se rediseñe o revise el control con la aportación del trabajador para que sea más eficaz y eficiente.

Separar los fallos en el diseño de los controles de los fallos en su ejecución puede ayudar a los auditores internos a añadir valor. Cuando los empleados estén mejor informados sobre los controles, serán más proactivos a la hora de aplicarlos. Cuando los controles se diseñan de forma más eficaz, especialmente cuando el trabajador participa en el diseño de los procedimientos, se reducen las frustraciones de los trabajadores, se promueve su aceptación y se ayuda a motivar el buen comportamiento.

Reflexiones finales

Los walkthroughs son revisiones exhaustivas de los ciclos de las transacciones de principio a fin. Se empieza por el principio de un ciclo de transacciones (normalmente con un documento fuente) y se trabaja hasta el final (normalmente la contabilización en el libro mayor). El auditor está aprendiendo cómo se mueve una transacción a través del sistema contable y sobre los controles internos relacionados.

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