Planificación de entrevistas y encuestados: La importancia de planificar las entrevistas y determinar los encuestados

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Planificación de entrevistas y encuestados. El estado mental del testigo y el entorno físico de la entrevista probablemente influyan en el resultado de la misma. En realidad, estos datos son a menudo la clave para desbloquear la información del testigo. Aunque los investigadores nunca deben perder de vista la importancia de obtener información significativa de los testigos, deben considerar cuidadosamente cómo, cuándo y quién buscará y realizará una entrevista importante.

PlanificacióN De Entrevistas Y Encuestados

Planificación de entrevistas y encuestados

En una fase temprana de la investigación interna, los investigadores deben desarrollar un plan de entrevistas que organice las entrevistas previstas en una secuencia lógica. A medida que avance la investigación, este plan deberá modificarse adecuadamente. Las investigaciones suelen comenzar con entrevistas de «alcance» a testigos que tienen poco o ningún conocimiento personal de la conducta en cuestión, pero que pueden proporcionar una visión general de los procesos, las prácticas y/o el personal de la empresa.

Secuencia de entrevistas

Las circunstancias exiguas (por ejemplo, la inminente jubilación o el cese de un empleado testigo clave) pueden dictar un enfoque diferente; sin embargo, los interrogatorios de los testigos de los hechos suelen proceder en orden ascendente de importancia. De este modo, los investigadores pueden conocer mejor el asunto mientras se preparan para realizar las entrevistas más prioritarias.

Lugar y formato de la entrevista

A menos que haya algo que ganar con una entrevista sin previo aviso y/o en una hora o lugar determinados, el testigo, la empresa y los investigadores suelen programar la entrevista. Normalmente, los investigadores deben tratar de evitar causar molestias innecesarias en el negocio y seleccionar un lugar para la entrevista que anime al testigo a ser sincero (normalmente un lugar que le haga sentirse cómodo). Cuando se trata de evaluar a un testigo y sus afirmaciones, la posibilidad de observar y escuchar al testigo de primera mano es fundamental. Una entrevista telefónica es una mala alternativa, y una videoconferencia es sólo marginalmente mejor. Se debe hacer todo lo posible para realizar las entrevistas esenciales en persona.

Preparación

La clave del éxito de una entrevista es una preparación inteligente y exhaustiva. Las mejores prácticas para la preparación de la entrevista incluyen la recopilación del expediente de investigación y otra información relacionada con el testigo que va a ser entrevistado, el análisis exhaustivo de esta información, la recopilación y organización de cualquier material para su uso en la entrevista y la preparación de un esquema detallado para guiar el interrogatorio del testigo.

Revisión y organización de documentos

Es difícil exagerar la importancia de la revisión de documentos en una investigación corporativa interna. Sencillamente, sin documentos, los investigadores ven obstaculizada considerablemente su capacidad para llegar a la verdad: los documentos permiten reconstruir los acontecimientos importantes y refrescar a los testigos, corroborar sus declaraciones coherentes y confrontarlos con las declaraciones incoherentes, que a menudo presentan por escrito.

Suponiendo que los investigadores tengan tiempo para llevar a cabo una revisión exhaustiva de los documentos, deben familiarizarse con los documentos esenciales de cada testigo y considerar cómo entregar estos documentos a cada testigo durante la entrevista. El hecho de llevar una pila de documentos bien organizada a un interrogatorio como muestra de preparación puede disciplinar a un testigo que, a falta de pruebas documentales de lo contrario, habría asumido que podía salirse con la suya sin decir la verdad.

Investigar los antecedentes de los testigos

A menudo, es esencial conocer aspectos de los antecedentes de un testigo (por ejemplo, información financiera, antecedentes penales o de litigios, rendimiento laboral, experiencia laboral anterior y relaciones con otros empleados) en la medida en que arrojan luz sobre cualquier «agenda» o «bagaje» que pueda tener el testigo y su propensión general a decir la verdad. Los investigadores deben considerar la posibilidad de revisar, como mínimo, la información de antecedentes que mantiene la empresa (como el expediente personal del testigo) o que está disponible en bases de datos de acceso público y a través de búsquedas en Internet.

Preparar los esquemas de los testigos

Aunque un entrevistador experimentado y excepcionalmente dotado podría improvisar, la mejor práctica es redactar un esquema de entrevista convenientemente exhaustivo y detallado que incluya todos los documentos y correos electrónicos pertinentes que se mostrarán al testigo. Este esquema puede ayudar a garantizar que se cubran los principales temas de fondo durante la entrevista y que se formulen las preguntas más importantes. El entrevistador debe estar preparado para desviarse del esquema cuando sea necesario para seguir y explorar las respuestas dadas durante la entrevista.

Anticiparse a las preguntas de los testigos

Los investigadores no deben retroceder si el testigo hace preguntas durante la entrevista. Estas preguntas suelen estar motivadas por la preocupación del testigo por las consecuencias de sus declaraciones. Anticiparse a esas preguntas y consultar con el personal adecuado de la empresa antes de la entrevista permitirá a los investigadores abordar inteligentemente las preguntas, si no responderlas de forma concluyente, y evitar lo que de otro modo podría haber sido una declaración errónea al testigo o la interrupción o el aplazamiento de la entrevista. A continuación se exponen algunas cuestiones que los testigos plantean con cierta regularidad, junto con las respuestas sugeridas.

Los participantes en la entrevista y sus funciones

Debe considerarse cuidadosamente quién debe participar en el interrogatorio de un testigo importante. La presencia o ausencia de determinadas personas puede influir considerablemente en el tono del interrogatorio y en el grado de cooperación del testigo. Al menos dos participantes, un interrogador principal y un anotador o probador principal, deben ser considerados adecuadamente como independientes de la empresa y, por lo tanto, no tienen prejuicios a favor de un determinado resultado de la investigación.

El proverbio debe concentrarse en documentar con precisión la entrevista y estar disponible para testificar sobre ella si es necesario. Sólo se debe permitir la asistencia de otras personas si su participación puede contribuir a un objetivo válido de la investigación, como fomentar una mayor apertura por parte del testigo. Por ejemplo, la presencia de un representante apropiado de la empresa sin un interés personal en la investigación puede considerarse razonablemente que tiene un efecto positivo en el nivel de comodidad y la capacidad de respuesta del testigo.

Si el testigo insiste en estar acompañado en la entrevista por un abogado u otra persona, los investigadores deben determinar si el empleado tiene ese derecho por alguna disposición legal, política o contractual. Incluso si no existe tal derecho, permitir al testigo un ajuste razonable en este sentido puede ser tácticamente una muestra de buena fe y equidad, siempre que no amenace con perjudicar la investigación.

Establecer las reglas básicas

Antes de hacer preguntas significativas, los entrevistadores deben establecer las reglas básicas de la entrevista. Esto puede lograrse esbozando el amplio alcance de la investigación, agradeciendo al testigo su ayuda y reiterando las advertencias de Upjohn de forma clara y no amenazante. La recitación de Upjohn puede darse no como una «advertencia», sino como una cortesía para ayudar al testigo a entender el contexto de la entrevista y las diversas responsabilidades de los participantes.

En esencia, las advertencias de Upjohn deben aclarar varios puntos: que los investigadores han sido contratados por la entidad contratante (por ejemplo, la empresa o el comité de auditoría) y no representan al testigo, que los investigadores están recopilando hechos para proporcionar asesoramiento jurídico a la entidad, que la investigación es confidencial y está cubierta por el privilegio abogado-cliente, que el privilegio pertenece a la entidad y sólo ésta puede renunciar al privilegio y revelar información privilegiada a terceros, y que el testigo debe mantener la confidencialidad de la investigación.

Reflexiones finales

Las entrevistas son especialmente útiles para conocer mejor las experiencias de los participantes. El entrevistador puede obtener información detallada sobre un sujeto. Las entrevistas pueden ser útiles como seguimiento de algunos encuestados, por ejemplo, para investigar más a fondo sus respuestas. Durante las entrevistas, es frecuente que se formulen preguntas abiertas.

Antes de empezar a diseñar las preguntas y el proceso de la entrevista, aclare qué problema o necesidad se abordará con la información obtenida en las entrevistas.

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