Principios generales para los investigadores. El consejo de administración de la empresa tiene la expectativa de llevar a cabo una investigación rápida, eficaz y exhaustiva y de ser informado de las consecuencias que puedan derivarse del asunto investigado. Esto no puede ser posible sin una comprensión adecuada de los hechos.
Principios generales para los investigadores
Las confesiones falsas y la falta de fiabilidad de la información contaminada resultante de las prácticas abusivas han conducido a una toma de decisiones defectuosa, a condenas erróneas y a graves errores judiciales en todo el mundo. Los interrogatorios, especialmente los de sospechosos, están intrínsecamente asociados a riesgos de intimidación, coacción y maltrato debido a la idea errónea y generalizada de que la «tortura funciona».
Estas prácticas durante los interrogatorios son inefectivas y contraproducentes, con consecuencias potencialmente devastadoras para las víctimas, los autores, las instituciones y la sociedad en su conjunto; cuando equivalen a torturas, tratos o penas crueles, inhumanos o degradantes (u otras formas de malos tratos), están expresamente prohibidas por el derecho internacional.
Cada investigador debe tener en cuenta cada uno de estos principios básicos:
Confidencialidad
Mantener la confidencialidad es crucial para la integridad de una investigación y, por lo tanto, todos los aspectos de la investigación deben ser confidenciales. El incumplimiento de la confidencialidad puede tener graves repercusiones. Estas consecuencias incluyen:
- Daño a la reputación de alguien si otros se enteran de que se hicieron las acusaciones;
- El éxito de la investigación puede verse mermado si otros conocen la investigación;
- La persona objeto de la investigación podría esforzarse por encubrir cualquier mala práctica si sabe que está siendo investigada;
- La empresa puede tener responsabilidades o publicidad negativa;
- La capacidad de la empresa para salvarse de cualquier acción legal relacionada con el asunto podría verse comprometida;
- La divulgación de la información podría dar lugar a represalias.
La necesidad de confidencialidad se inicia tras la recepción del informe. El hecho de que una investigación esté en curso significa que su objeto, los procesos seguidos, los materiales recogidos y los resultados de la investigación deben tratarse siempre con confidencialidad. Esto incluye tener precaución a la hora de utilizar los detalles de la investigación más adelante si los detalles pueden identificar a la persona o al departamento empresarial implicado.
Mentalidad adecuada
El escepticismo profesional es una de las principales cualidades de cualquier investigador. No debe haber ninguna presunción de honestidad, verdad o culpabilidad hasta que se reúnan los hechos y se completen las investigaciones. Deben tener las habilidades necesarias para desarrollar suficientes teorías con las que cotejar las pruebas de los hechos a medida que evolucionan. Por último, deben poseer la compostura necesaria para encontrar el más mínimo detalle que las personas con menos experiencia pueden pasar por alto, pero que puede proporcionar una pista o desviación importante.
Profesionalidad
La esencia de la profesionalidad es que los investigadores investiguen con integridad, imparcialidad y diligencia. La profesionalidad dicta cómo se lleva a cabo la investigación. A menudo la integridad de una investigación se decide por la reputación de los investigadores. La forma en que se llevan a cabo las entrevistas, por ejemplo, establece la percepción de que la empresa se toma en serio la investigación. Actuar con profesionalidad significa tratar con respeto a todos los implicados. También significa que se busca ayuda cuando se necesita. No es una falta de profesionalidad confesar la necesidad de orientación u otro tipo de ayuda para completar la investigación.
Independencia
Tanto los investigadores como los responsables de la toma de decisiones deben salvaguardar a la empresa y a quienes trabajan para ella siendo objetivos e independientes. Los investigadores deben estar libres de prejuicios o conflictos de intereses reales o aparentes. Hay que tener en cuenta si el juicio de un investigador puede verse afectado o criticado por prejuicios previos o consideraciones políticas, ya sean reales o no.
Cuando se identifique cualquier amenaza real o percibida para la independencia, deben establecerse las salvaguardias adecuadas para eliminar dichas amenazas. Por ejemplo, un investigador interno no debe investigar las acciones de sus superiores. Además, los investigadores internos que hayan presenciado la conducta subyacente no deben participar en la investigación. La independencia significa que todos tienen una oportunidad justa y que todos los sujetos de la investigación son investigados de la misma manera, con el mismo tratamiento profesional, imparcial y objetivo.
Competencia
La calidad de la investigación también depende de la competencia de los investigadores. La capacidad de investigar y entrevistar eficazmente es una habilidad adquirida. Los investigadores deben tener la experiencia y los conocimientos necesarios para llevar a cabo una investigación creíble. Los investigadores deben saber cómo entrevistar a los testigos, gestionar los documentos y otros registros, y mantener la documentación adecuada siguiendo la cadena de pruebas.
Los investigadores también deben conocer a fondo las políticas, los procedimientos y la historia de la empresa, y deben conocer los controles de gestión y las estrategias empleadas por la unidad de negocio correspondiente. Los investigadores deben ser capaces de participar en el debate sobre los riesgos para la empresa, destacando la probabilidad o gravedad potencial de las áreas de riesgo. El equipo de investigación también debe tener en cuenta las diversas implicaciones legales y empresariales de la investigación y las técnicas utilizadas para reunir pruebas relevantes para las acusaciones.
Estructurar una entrevista de forma eficaz para obtener información a través de un interrogatorio cuidadoso y/o explotando los puntos débiles de la historia de un testigo requiere una preparación y un análisis sustanciales de todas las pruebas disponibles. La empresa debe tener en cuenta las circunstancias de la entrevista y los antecedentes de los testigos al seleccionar al entrevistador.
Objetividad e imparcialidad
A lo largo de nuestra vida, desarrollamos nuestro propio conjunto de valores. Estos valores influyen en nuestra forma de vivir y en las decisiones que tomamos. Estos valores son subjetivos y están conformados en parte por el género, la educación, la raza, la capacidad intelectual y la experiencia personal. Sin embargo, éstas no tienen nada que ver con la conducta denunciada en una investigación, que debe ser considerada objetivamente. Toda la información debe ser examinada y evaluada con los mismos criterios, y las conclusiones de una investigación deben basarse en los hechos, no en una opinión filtrada por el sistema de valores del investigador. Un buen investigador siempre comprende y tiene en cuenta sus prejuicios naturales.
Prevención de represalias
Las personas que denuncian una conducta indebida posible o real y las que cooperan en una investigación deben estar protegidas contra las represalias. Un empleado sólo dará información si cree que no será sancionado por hacerlo. Las organizaciones deben estar atentas a los indicios de represalias, ya que éstas pueden producirse en cualquier momento, no sólo después de que se denuncie un incidente o se inicie una investigación.
Puntualidad
Cada investigación es única de alguna manera. Hay distintos niveles de complejidad y requisitos de tiempo. Pero cada investigación debe llevarse a cabo con prontitud. La puntualidad forma parte, sin duda, de la profesionalidad, pero también es importante por otras razones, como la de garantizar que se exculpe a los inocentes lo antes posible, porque las medidas correctoras suelen ser más eficaces cuando se adoptan antes, y hay que poner fin a la mala conducta continuada lo antes posible.
Mejores prácticas
Investigar una denuncia es una parte de arte y ciencia a partes iguales. Las técnicas necesarias para investigar de forma competente las denuncias de mala conducta varían. Sin embargo, una buena investigación empieza por seguir cada una de estas prácticas:
- Debe ser justo y objetivo. Todos los implicados en una investigación merecen ser honrados. En circunstancias típicas, el sujeto recibirá una notificación razonable del informe y se le ofrecerá una oportunidad real de responder.
- Las palabras tienen un significado especial. La persona que nos hace llegar un asunto es un «reportero». El informe no es una queja o reclamación. Si la denuncia se hace sobre alguien, esa persona es el objeto de la investigación, no un objetivo. El uso de una terminología adecuada refuerza el papel de un recopilador de la verdad orientado a los negocios.
- Un error común del investigador es prejuzgar el resultado de una investigación antes de que se haya entrevistado a todos los testigos y se hayan revisado todos los documentos pertinentes. Resista la tentación de sacar conclusiones precipitadas, ya que puede entorpecer el juicio. Hasta que no se pruebe la denuncia o se valide una sospecha, no se confirma la mala conducta. Tampoco hay que descartar un informe simplemente por la opinión de la fuente. Es importante mantener la mente abierta a otras posibles explicaciones o escenarios.
- Sea sensible a cualquier conflicto de intereses real o percibido que pueda surgir. Las investigaciones deben evitar incluso la apariencia de sesgo o parcialidad hacia una persona o resultado concreto.
- Mantenga las entrevistas serias y de negocios. Es importante mantener la calma y el control durante toda la entrevista. Una entrevista no es lugar para bromas, sarcasmos o amenazas.
- Un buen investigador nunca se rebaja a tácticas indignas. A veces, el entrevistador puede tener que ser agresivo o tenaz, pero nunca insultante o degradante. Hay momentos en una entrevista en los que el entrevistador puede no ser tratado con respeto. A pesar de los sentimientos de dolor y enfado que estas acciones pueden evocar, el entrevistador no debe rebajarse a ese nivel. Si el entrevistador se enfada, se insulta o se ofende durante la entrevista, cede el control de la misma.
- Nunca engañes a un testigo. Esto podría dar lugar a que los empleados desconfíen de todo el proceso.
- No le diga al testigo lo que otros testigos han dicho. Los entrevistadores no quieren que el testigo ajuste sus declaraciones a las de los demás.
- Intenta no impresionar al testigo. El objetivo de la entrevista es obtener información, no darla. Del mismo modo, el entrevistador no debe revelar lo que sabe sobre los hechos relevantes. Si lo hacen, también les dirán lo que no saben.
- No espere ser admitido en una entrevista. La investigación debe centrarse en obtener la mayor cantidad de información relevante posible.
- No se deben discutir las opiniones o conclusiones. Hay que mantener al testigo en la incertidumbre sobre lo que sabe el entrevistador.
- Entreviste a una sola persona a la vez, no a grupos de personas simultáneamente. La dinámica de grupo y la presión de los compañeros pueden distorsionar o suprimir las respuestas.
- El enfoque de la entrevista debe facilitar un debate sincero. Debe tenerse en cuenta la comodidad del testigo, y la entrevista debe realizarse en un lugar en el que el testigo se sienta cómodo y tenga más probabilidades de dar información.
- En el caso de las entrevistas telefónicas, si la persona entrevistada queda en espera, debe anotarse el tiempo de espera. Puede estar relacionado con una llamada que el testigo hace mientras está en espera.
- Proteger la confidencialidad de la investigación. No todas las denuncias están justificadas. Algunas investigaciones se cierran sin necesidad de aplicar medidas disciplinarias a ninguno de los implicados. Sin embargo, las acusaciones de mala conducta, aunque luego se compruebe que son infundadas, pueden dañar la reputación de alguien. No revele las acusaciones o la existencia de una investigación a nadie que no necesite saberlo. La curiosidad de otros, incluida la dirección ejecutiva, no es una base para compartir información sobre una investigación. La divulgación inadvertida de información podría dar lugar a que el empleado en cuestión presentara reclamaciones por difamación o por causar daños emocionales.
- Al considerar quién debe ser entrevistado, recuerde que una entrevista dará lugar a que el testigo se entere de que hay un problema o una preocupación relacionados con los hechos tratados en la entrevista.
- Los documentos deben estar protegidos contra la divulgación involuntaria y deben guardarse en un lugar seguro.
- Las averiguaciones deben hacerse con prontitud, pero se debe actuar con toda la diligencia necesaria. Asegúrese de que las investigaciones se realicen a tiempo para garantizar que se conservan los documentos y correos electrónicos adecuados y que se toman todas las medidas para detener el incumplimiento continuo o inminente.
- Cada entrevista debe identificar, en la medida de lo posible, los prejuicios personales del testigo y la base de su conocimiento de los hechos operativos. Cada testigo tiene algún sesgo, y ese sesgo no es fatal para su recuerdo de los hechos. Sin embargo, la entrevista debe identificar si algunos sentimientos personales pueden colorear las percepciones del testigo.
- Quienes participen en las investigaciones deben tomar todas las medidas esenciales para proteger a los denunciantes y a quienes cooperen en la investigación. Debe evitarse revelar al testigo la fuente del informe. Cualquier denuncia de represalias que surja durante la investigación debe tratarse como una denuncia adicional de posible mala conducta y comunicarse inmediatamente al Consejero de Investigación.
- Al realizar las investigaciones, considere las implicaciones más amplias de las pruebas descubiertas para la unidad de negocio afectada o la empresa en su conjunto. Además de formular recomendaciones a la dirección sobre las medidas que deben tomarse en relación con la persona implicada, también deben hacerse las recomendaciones oportunas para modificar las políticas, los procedimientos, la formación, la supervisión, las auditorías u otras medidas para evitar que se repitan. La investigación debe aprovecharse como una oportunidad para mejorar la empresa.
Objetivos empresariales de la investigación
La eficacia de cada investigador de fraudes en la realización de investigaciones de fraudes se juzga por el grado en que alcanza o supera sus objetivos de investigación. Las investigaciones bien realizadas mejoran la empresa, ya sea identificando áreas de riesgo empresarial inaceptable o operaciones comerciales defectuosas que exponen a la empresa.
Los objetivos de la investigación deben estar claros desde el principio y podrían incluir: minimizar el riesgo empresarial, identificar los puntos débiles de las operaciones empresariales, retirar a determinadas personas de la empresa, recuperar los activos de la empresa que se perdieron a causa de la mala conducta, conseguir el procesamiento penal de los implicados, proteger la imagen pública y la reputación de la empresa, y prepararse para los litigios civiles o penales previstos que impliquen a la empresa.
Reflexiones finales
Es necesario cambiar la cultura del interrogatorio, alejándose de las prácticas acusatorias, coercitivas, manipuladoras y confesionales, y acercándose a las entrevistas basadas en la relación. Esto incluye la aplicación de salvaguardias legales y de procedimiento en todo el proceso de entrevista, lo que reduce el riesgo de maltrato, produce información más fiable y contribuye al resultado legal de la investigación o de la operación de inteligencia.
