Los informes de recomendaciones y conclusiones son cruciales para el plan de auditoría. Las recomendaciones responden a la pregunta: «¿Cómo debemos solucionar este problema?» Debe abordar tanto la condición como la causa.
Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Piden que se actúe para corregir las condiciones existentes o mejorar las operaciones y pueden sugerir enfoques para corregir o mejorar el rendimiento como guía para que la dirección logre los resultados deseados.
Las recomendaciones pueden ser generales o específicas. Por ejemplo, en algunas circunstancias, el auditor interno puede recomendar una línea de acción general y sugerencias específicas para su aplicación. En otras circunstancias, el auditor interno puede sugerir que se realicen investigaciones o estudios adicionales.
Informar sobre las recomendaciones y los resultados
En la práctica, las recomendaciones deben ajustarse al principio SMART, como se indica a continuación:
- Las recomendaciones específicas describen exactamente lo que la organización debe lograr.
- Las recomendaciones medibles pueden evaluarse para determinar si se han cumplido.
- Las recomendaciones orientadas a la acción especifican las acciones que la organización podrá llevar a cabo.
- Las recomendaciones pertinentes están relacionadas con la naturaleza de la organización y son alcanzables.
- Las recomendaciones basadas en el tiempo especifican el plazo para llevarlas a cabo.
El auditor interno debe seguir un proceso lógico y exhaustivo y analizar las recomendaciones antes de emitir un informe. Las consideraciones básicas incluyen (pero no se limitan a) las dos preguntas siguientes.
- ¿Las recomendaciones abordarán la causa principal?
- ¿Son los costes realistas en relación con los beneficios esperados?
La dirección del cliente de la auditoría no siempre estará de acuerdo con las recomendaciones del auditor ni querrá actuar en consecuencia. Como parte de las conversaciones del auditor interno con el cliente del encargo, el auditor interno obtiene el acuerdo sobre los resultados del encargo y sobre cualquier plan de acción necesario para mejorar las operaciones. Si el auditor interno y el cliente del encargo no están de acuerdo con los resultados del encargo, las comunicaciones del encargo exponen ambas posturas y los motivos del desacuerdo. Los comentarios escritos del cliente del encargo pueden incluirse como apéndice del informe del encargo, en el cuerpo del informe o en una carta de presentación.
Al hacer recomendaciones, el auditor debe revelar cualquier conflicto de intereses, como trabajos anteriores con el cliente.
El auditor interno tiene la obligación de no asumir responsabilidades que corresponden a la dirección, ya que ello pone en peligro la objetividad del auditor. Esto es especialmente cierto en los encargos de consultoría, ya que el auditor puede haber sido llamado específicamente para dar consejos basados en la investigación de un problema concreto. Puede tratarse de la aceptación de un determinado contrato, de cómo desarrollar un nuevo sistema de software o de si una determinada empresa es un buen objetivo de adquisición.
Una vez que el auditor consultorsiente cierta responsabilidad por las acciones basadas en las recomendaciones de la auditoría, la objetividad del auditor para cualquier auditoría de garantía futura entra en duda. Los auditores internos deben mantener su objetividad a la hora de concluir.
Las recomendaciones no son órdenes, sino simples opciones, y el auditor no debe formular una recomendación como si fuera el único curso de acción posible. El gestor suele tener una visión más amplia que el auditor de las posibles consecuencias de actuar según una recomendación. Trabajar conjuntamente con el director para acordar una línea de acción correctiva mejora la relación. El directivo quedará mejor ante sus superiores si el informe de auditoría indica que las recomendaciones se elaboraron tras discutirlas con el directivo.
El auditor interno debe considerar la relación entre el coste de una acción recomendada y el beneficio para la organización. Algunas acciones deben tomarse independientemente del coste para que la organización cumpla con una ley o reglamento.
La presentación final al cliente ya no requiere un documento escrito. Muchos auditores presentan sus conclusiones y recomendaciones en una presentación de PowerPoint.
El formato y el contenido de las conclusiones del encargo pueden variar según el tipo de organización y el encargo, pero deben incluir al menos secciones que describan el objetivo, el alcance y los resultados del encargo.
Objetivo del encargo: Una declaración precisa del objetivo del encargo puede dar coherencia al resto del informe y facilitar su lectura y discusión. La presentación de los resultados de la auditoría debe estar siempre relacionada con el objetivo de la misma.
Alcance del encargo: La declaración de alcance puede combinarse con el objetivo. Identifica las actividades auditadas. También puede especificar las actividades excluidas de la auditoría.
Métodos de auditoría: Esto puede ser o no una sección separada. A menudo se merece una sección aparte si se utilizan nuevas metodologías o tecnologías o si el trabajo de otros organismos (internos o externos) proporciona una base sustancial para el trabajo.
Resultados: La sección de resultados debe incluir observaciones, conclusiones, opiniones, recomendaciones y planes de acción. Algunos informes complejos pueden ir precedidos de un resumen de la observación, tal vez en forma de tabla que identifique y describa las observaciones específicas que se discutirán en el cuerpo del informe. Las observaciones menores pueden ponerse en una sección aparte.
Recomendaciones: Esta puede ser una sección separada si las recomendaciones son generales y no están vinculadas a observaciones específicas.
Las comunicaciones finales también pueden incluir otras secciones, opcionales, como:
Información sobre los antecedentes: La información de fondo puede describir la organización y las actividades que se van a revisar junto con los resultados y el estado de las auditorías anteriores de las mismas actividades.
Resúmenes: Un resumen puede ser un memorando útil que acompañe al informe completo cuando se entrega a un ejecutivo de la organización. Los ejecutivos pueden querer conocer los resultados generales de cada auditoría en su área de interés, pero no tienen tiempo para leer los informes completos.
Logros del cliente: La comunicación final puede incluir descripciones de las mejoras que el cliente ha realizado en respuesta a una auditoría anterior.
Opiniones del cliente: El informe puede incluir la opinión del cliente sobre las conclusiones y recomendaciones del encargo. Los desacuerdos entre el cliente y la actividad de auditoría interna pueden requerir la intervención de un ejecutivo. Los comentarios escritos del cliente pueden incluirse en un apéndice o en una carta de presentación.
El informe debe ser firmado por el auditor interno autorizado por el CAE. La actividad de auditoría interna debe conservar una versión firmada del informe.
Redactar un informe de calidad
Al redactar un informe, es necesario que las comunicaciones sean precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas. Las principales características de un informe eficaz son las siguientes:
- Una organización que se entiende y se sigue fácilmente,
- Claridad,
- Concisión,
- Tono constructivo, y
- Buena mecánica (como ortografía, puntuación, gramática y elección de palabras).
Organización
Cinco patrones lógicos comunes que pueden utilizarse para organizar contenidos complejos son:
- Cronológico: Las observaciones se describen en el orden en que se registraron.
- Tema: Las observaciones similares se agrupan en epígrafes como la formación del personal, los términos de la contratación y las condiciones.
- Comparativa: Las observaciones se comparan con políticas específicas, como la exigencia de la firma de la dirección en determinadas operaciones financieras.
- Causa y efecto: Las observaciones se agrupan por causas o efectos similares. Por ejemplo, los fallos en la seguridad física podrían discutirse con otras observaciones causadas por la falta de control de la dirección sobre las políticas y los procedimientos.
- Espacial. Esto puede reflejar tanto la geografía como la estructura organizativa. En una auditoría que abarque varios lugares, las observaciones pueden agruparse por unidad u oficina. Los problemas que sólo afectan a determinados grupos pueden merecer sus secciones, como el comportamiento de los subcontratistas o los problemas de almacén.
Herramientas como los títulos, las frases temáticas y las listas con viñetas pueden ayudar al lector a comprender el contenido más rápida y fácilmente.
Claridad
Hay que tener en cuenta la capacidad de lectura del público en el idioma del informe, así como su familiaridad con los procesos empresariales que se describen. La capacidad de un lector para entender el «mensaje» del informe podría verse afectada por:
- Longitud de las frases y complejidad gramatical.
- Elección de palabras. Los términos comunes son preferibles a la jerga o al lenguaje especializado (y a los acrónimos y abreviaturas) que sólo pueden entender los expertos en la materia.
Concisión
Los resúmenes deben utilizarse cuando sea necesario, proporcionando primero una comprensión del punto principal y permitiendo luego al lector buscar más detalles en el texto siguiente. Una organización más formateada, como una tabla con títulos coherentes, puede servir para evitar la repetición de información similar.
Tono constructivo
El tono del informe debe ser objetivo, no abrumadoramente positivo o negativo, sino equilibrado, no alarmista, sino centrado en las respuestas, no culpando, sino centrado en las soluciones. El tono es algo difícil de dominar, como atestiguan los numerosos malentendidos y conflictos alimentados por correos electrónicos que no se releen para comprobar el tono antes de ser enviados. Algunos escritores son buenos autoeditores, pero la mayoría de los escritores se benefician de que otra persona revise y comente cuestiones como el tono.
Buena mecánica
Los auditores son expertos en auditoría, no necesariamente en la mecánica de la escritura. Los auditores deben mejorar sus habilidades de escritura, y esto puede formar parte de un programa de desarrollo personal. Hasta que esto ocurra, el auditor al que se le asigne la redacción de un informe deberá encontrar a alguien en la actividad que pueda desempeñar esta función y pedirle que revise los borradores del informe antes de que se compartan fuera de la actividad. La credibilidad de un buen informe puede verse mermada por una mala mecánica que puede transmitir al lector cierto descuido y falta de atención y valor por los detalles.
Evitar un tono adverso
Sin embargo, sea cual sea el formato de la presentación, sus posibilidades de éxito pueden aumentar si se evita crear una atmósfera de confrontación. Algunas sugerencias de «habilidades blandas» en ese sentido son:
- Asumir que el auditor y el cliente están en el mismo lado como socios que buscan las mejores formas de alcanzar los objetivos de la organización. La historia no está necesariamente de su lado; la relación tradicional entre el auditor y el cliente no siempre ha sido feliz. Rompe esta tradición.
- Comience siempre a nivel general en lugar de lanzarse inmediatamente a las conclusiones detalladas. Demuestre que ha comprendido la naturaleza de la operación, su misión general y sus desafíos especiales.
- Ponga en primer lugar los resultados más positivos.
- En la medida de lo posible, presenta los resultados negativos como oportunidades de mejora, pero no exageres. Nada es menos persuasivo que una presentación falsamente positiva.
- Asegúrese de hacer hincapié en el aspecto de los «efectos» de los hallazgos, es decir, las consecuencias que se avecinan si no se realizan cambios.
- No te limites a hablar; concluye. Resumir los resultados haciendo hincapié en las medidas que puede tomar el cliente.
Aprobar el informe de compromiso
El director de auditoría o una persona designada debe revisar y aprobar la comunicación final del compromiso antes de que se emita y debe decidir quién debe recibirla.
El auditor encargado, el supervisor o el auditor principal pueden ser considerados como la persona adecuada para firmar en nombre del CAE. En las grandes organizaciones internacionales, exigir la firma del CAE en todas las comunicaciones finales podría causar retrasos.
Sin embargo, el director de auditoría sigue siendo responsable de comunicar los resultados de un encargo. En muchas organizaciones, el CAE firma el informe final antes de su distribución como señal de compromiso con la calidad del trabajo de auditoría.
Determinar la distribución del informe
El CAE tiene la responsabilidad de comunicar los resultados a las personas que pueden garantizar que los resultados se tengan debidamente en cuenta.
El informe debe llegar a quienes están en condiciones de tomar medidas correctivas. Por ejemplo, la dirección del área u operación auditada, la alta dirección o las funciones asociadas que puedan verse afectadas por los planes de acción recomendados o puedan apoyarlos. Las comunicaciones también pueden dirigirse a los auditores externos, al consejo de administración y a otras personas afectadas o interesadas en los resultados. Si hay que hacer correcciones sustanciales a un informe después de haberlo distribuido, el CAE debe emitir un nuevo informe que destaque los cambios y ver que se distribuye a todos los destinatarios del informe original.
Obtener la respuesta de la dirección al informe
Después de haberse tomado la molestia de investigar y reunir las conclusiones y recomendaciones, la actividad de auditoría desearía naturalmente que se pusieran en práctica.
La dirección del cliente de la auditoría puede participar en las discusiones de las versiones preliminares de las observaciones y recomendaciones. En esta fase, el cliente puede aclarar los malentendidos y reaccionar a los resultados mientras hay tiempo para colaborar en las revisiones.
Los participantes en estas discusiones serán, por lo general, «personas conocedoras de las operaciones detalladas y aquellas que pueden autorizar la aplicación de medidas correctoras.»
En otras palabras, si se consigue un acuerdo temprano sobre las recomendaciones de las personas que pueden efectuar cambios en las operaciones del cliente, se tienen muchas más posibilidades de que el informe final se ponga en práctica.
Informar de los resultados a las partes interesadas
El CAE debe garantizar que las partes apropiadas reciban el tipo de información adecuada a sus intereses y, en el caso de las partes externas, un nivel y alcance de información que proteja los intereses de propiedad de la organización y su bienestar.
Las denuncias de acciones indebidas o ilegales deben hacerse por separado a la alta dirección y al consejo, o sólo al consejo si las acciones implican a la alta dirección. Los auditores internos pueden consultar a un asesor jurídico en asuntos que impliquen cuestiones legales. El informe puede considerarse información privilegiada según la legislación local.
Antes de divulgar los informes a partes externas a la organización, el CAE debe evaluar los riesgos potenciales para la organización y obtener la aprobación de la alta dirección, del asesor legal o de ambos.
La publicación de los informes de consultoría debe ser coherente con las prácticas establecidas por la organización. Debido a la naturaleza de las actividades que la auditoría interna ayuda a evaluar, muchas organizaciones sólo permiten una distribución limitada de los informes de consultoría.
El CAE puede personalizar la distribución de los informes. Por ejemplo, con su acuerdo, el CAE puede distribuir sólo el resumen general del informe a la alta dirección y al consejo, que pueden no estar tan interesados en la metodología de la auditoría como en los resultados de la misma. Las funciones relacionadas pueden recibir sólo las partes del informe que afectan a su relación con el área auditada.
La alta dirección y los consejos de administración suelen estar bien servidos si reciben resúmenes de varios informes. Los resúmenes de informes múltiples incluyen los resultados de múltiples compromisos que se han centrado en observaciones o tendencias similares, como una disminución de la coordinación de las unidades en un proceso empresarial o un deterioro interfuncional de la eficacia de los controles de calidad. Estos informes no describen todo el trabajo realizado por el equipo de auditoría interna, sino sólo los resultados del trabajo de auditoría.
Reflexiones finales
Los análisis cualitativos y cuantitativos arrojan resultados. Siguiendo el esquema establecido en la guía de campo, los resultados suelen dividirse en secciones por áreas técnicas. Haga hincapié en los hallazgos relacionados con el género. Además, hay que estar preparado para los hallazgos nuevos o inesperados, ya que pueden requerir cambios en el esquema original. Cada informe de evaluación incluye una descripción del sector sanitario privado, también conocido como el «panorama» del sector privado. Aunque la información puede presentarse de diversas maneras, es útil disponer de un gráfico visual para ilustrar la miríada de actores y organizaciones.
Las recomendaciones son, sin duda, la parte más importante de la fase de análisis, ya que proponen intervenciones o estrategias específicas para abordar los problemas y limitaciones identificados en la evaluación.
