Requisitos de la documentación: Documentación justificativa del informe de actividades sospechosas

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¿Qué requisitos de documentación hay que mantener? Conserve todos los documentos que acrediten los antecedentes, el objetivo de las transacciones, el desencadenante, la investigación realizada y todos los resultados y conclusiones.

El mantenimiento de los registros se aplica a los casos en los que presentó un SAR y a cualquier caso abierto, cerrado y no comunicado. La documentación debe ser autoexplicativa.

Requisitos De DocumentacióN

Requisitos de documentación de los RAS

Esto significa que un colega debería ser capaz de revisar y entender el caso en un corto periodo de tiempo si las fuerzas del orden vuelven con preguntas. Asegúrese de que un tercero cualificado, como los auditores o los reguladores, pueda seguir los fundamentos y los antecedentes. La información debe estar fácilmente disponible para los investigadores o los funcionarios de delitos financieros en función de la necesidad de conocerla para ayudar a las fuerzas del orden si tienen preguntas de seguimiento.

Suponga que decide que una acción o transacción que parecía inusual tiene una explicación razonable. En ese caso, lo correcto es no presentar un SAR. Pero también hay razones erróneas para no presentar un RAS, que debe evitar. La ceguera deliberada es un principio jurídico utilizado en casos de blanqueo de dinero y otros en algunas jurisdicciones. La ceguera voluntaria es la «evitación deliberada del conocimiento de los hechos» o la «indiferencia intencionada».

Otra razón son los retrasos que impiden a las instituciones presentar los RAS con prontitud. La acumulación de trabajo o los problemas de personal nunca son una razón aceptable para no presentar un RAS con prontitud.

A veces sentirá la presión de la parte comercial de su institución para no perder un cliente importante. Se trata de un enfoque miope con graves consecuencias. Su MLRO debe ser independiente de la empresa.

Documentación justificativa de los RAS

La Red de Aplicación de los Delitos Financieros (FinCEN)1 publica estas orientaciones para aclarar:

  • La Ley de Secreto Bancario (BSA) exige que las instituciones financieras proporcionen documentación de apoyo para los informes de actividades sospechosas (SAR) en respuesta a las solicitudes de la FinCEN y de los organismos de aplicación de la ley o de supervisión correspondientes;
  • Qué se entiende por «documentación justificativa» en la normativa sobre RAS; y
  • Cuando la divulgación de la documentación justificativa requiera el uso de un proceso judicial.

Divulgación de la documentación justificativa a la FinCEN y a los organismos de aplicación de la ley o de supervisión apropiados

Cuando una institución financiera presenta un RAS, debe conservar una copia del mismo, así como el original o el registro comercial equivalente de cualquier requisito de documentación durante cinco años a partir de la fecha de presentación. A petición de la FinCEN o de un organismo policial5 o de supervisión apropiado, las instituciones financieras deben proporcionar toda la documentación que respalde la presentación de un RAS.

Cuando se les pida que proporcionen documentación justificativa, las instituciones financieras deben tomar precauciones adicionales para asegurarse de que el solicitante es, de hecho, un representante de la FinCEN o de otro organismo policial o de supervisión apropiado. El programa de cumplimiento de la BSA o de lucha contra el blanqueo de capitales de una institución financiera debe incluir procedimientos para dicha verificación. Estos procedimientos pueden incluir la verificación independiente del empleo con la oficina de campo del solicitante o una revisión en persona de las credenciales del solicitante, por ejemplo.

Las disposiciones de puerto seguro, que se aplican tanto a la notificación voluntaria como a la obligatoria de actividades sospechosas por parte de las instituciones financieras, protegen la divulgación de los RAS a los organismos policiales y de supervisión pertinentes.

Qué constituye la documentación justificativa

El término«documentación de apoyo» se refiere a todos los documentos o registros que ayudaron a una institución financiera a determinar que una actividad concreta requería la presentación de un RAS. Al presentar un RAS, una institución financiera debe identificar la documentación de apoyo, y esta documentación debe ser archivada por la institución.

La forma en que una institución financiera guarda la documentación de apoyo puede diferir de una institución a otra, pero cada institución debe especificar su propio método en los procedimientos escritos de su programa contra el blanqueo de capitales. Por ejemplo, los procedimientos de una institución financiera pueden exigir que toda la documentación justificativa de un RAS específico se guarde en una sola carpeta o se escanee y guarde en un archivo de datos.

Lo que constituye la documentación justificativa se determina en función de los hechos y las circunstancias de cada presentación. Las instituciones financieras deben identificar la documentación de apoyo en la narrativa del RAS, como se indica en cada uno de los formularios del RAS, que puede incluir, por ejemplo, registros de transacciones, información de cuentas nuevas, grabaciones, mensajes de correo electrónico y correspondencia. Si bien los elementos identificados en la narrativa del RAS se consideran generalmente documentación de apoyo, un documento o registro puede considerarse documentación de apoyo aunque no se identifique en la narrativa.

No se requiere ningún proceso legal para revelar la documentación de apoyo

En general, la Ley de Derecho a la Privacidad Financiera (RFPA) prohíbe a las instituciones financieras revelar los registros financieros de un cliente a una agencia gubernamental sin la notificación de un proceso legal, la notificación al cliente y la oportunidad de impugnar la divulgación.

Sin embargo, cuando una institución financiera proporciona registros o información financiera a la FinCEN o a una agencia de supervisión en el curso del desempeño de sus «funciones de supervisión, regulación o monetarias», no se aplica este requisito. Además, cuando la FinCEN o un organismo de supervisión o de aplicación de la ley adecuado solicitan una copia de un RAS o de la documentación de apoyo en la que se basa el RAS, no se aplica este requisito.

En cuanto a la documentación de apoyo y los requisitos de documentación, las normas de la BSA establecen expresamente que las instituciones financieras deben conservar copias de la documentación de apoyo, que la documentación de apoyo «se considera presentada con» el RAS, y que las instituciones financieras deben proporcionar la documentación de apoyo cuando se les solicite. La FinCEN ha interpretado esta normativa de la BSA en el sentido de que exige a una institución financiera que proporcione documentación de apoyo aunque no exista ningún proceso legal.

FinCEN cree que esto es coherente con la RFPA, que establece que nada en la ley «autoriza la retención de los registros financieros o la información requerida para ser reportada de acuerdo con cualquier estatuto federal o norma promulgada en virtud de la misma».

Reflexiones finales

Es responsabilidad de las instituciones financieras comunicar a las autoridades las transacciones sospechosas y los requisitos de documentación cuando tengan conocimiento de ellas. Esto se hace para prevenir posibles conductas delictivas, como el blanqueo de dinero o la financiación del terrorismo. En la mayoría de los países, la actividad sospechosa se comunica mediante la presentación de un informe de actividad sospechosa (SAR), un documento enviado por una institución financiera a la autoridad competente de acuerdo con la normativa de cumplimiento.

Las instituciones financieras deben saber cuándo y cómo informar de las actividades sospechosas a las autoridades competentes, y deben asegurarse de que su programa de lucha contra el blanqueo de capitales está configurado para facilitar al máximo el proceso

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