Supongamos que las preocupaciones son correctas. Las quejas y denuncias pueden llegar a través de diferentes canales con distintos niveles de detalle. Independientemente de la fuente, todas las quejas y acusaciones deben ser evaluadas antes de tomar cualquier decisión sobre cómo proceder con la información. Esta es una de las partes más vitales del proceso de investigación, ya que no actuar con prontitud puede intensificar la gravedad del asunto.
Supongamos que las sospechas son correctas Supongamos que las sospechas son ciertas
Se considera que la mejor práctica es evaluar rápidamente todas las sospechas y documentos, incluyendo tanto el proceso como las conclusiones. No siempre es fácil determinar si una acusación es grave y si merece una investigación completa.
Aunque no todas las acusaciones o quejas justifican una investigación, todas ellas requieren una evaluación y una documentación escrita que explique la decisión. Basándose en el resultado de la evaluación inicial, la Autoridad Predicadora decide si investigar, qué investigar y cómo investigar.
La decisión equivocada en esta etapa afecta a todas las decisiones y conductas posteriores. Cada vez es más común referirse a este proceso de evaluación como triaje de la queja, un proceso en el que las cosas se clasifican en términos de importancia o prioridad. En esencia, se trata de hacer rápidamente una evaluación precisa de la información para decidir cuántos y qué tipo de recursos se necesitan. El triaje puede requerir algunos pasos de acción iniciales antes de que se pueda realizar una evaluación adecuada.
En primer lugar, debe haber una persona con autoridad suficiente para evaluar y decidir qué medidas deben tomarse en relación con una denuncia, incluida una investigación. A esta persona se la suele denominar Autoridad Predicadora. Tomar decisiones de investigación ad hoc no es una buena práctica y podría crear todo tipo de problemas y posibles responsabilidades.
Es aconsejable establecer esta autoridad en un documento normativo aprobado al más alto nivel antes de emprender la primera investigación. A menudo, esta persona es el CO, HRM, o el Asesor Jurídico, dependiendo del tipo de queja. La Autoridad Predicadora evalúa las quejas, acusaciones u otra información recibida para determinar si la alegación sería procesable en caso de que la información resulte cierta. Parte de esta evaluación consiste en determinar los posibles problemas de responsabilidad relacionados con las denuncias o la forma en que se llevaría a cabo la investigación.
Hacer un balance de lo que se sabe
Al realizar la evaluación inicial, la Autoridad Predicadora comienza por considerar todos los hechos conocidos a partir de la información disponible, incluyendo la fuente de información, el denunciante, los medios de comunicación u otras fuentes o indicadores. Las organizaciones reciben denuncias de numerosas fuentes. Una investigación puede ser desencadenada por un artículo de un periódico local en respuesta a una acción legal, por peticiones de organismos gubernamentales, por información de antiguos empleados o por otra entidad del mismo sector. Sin embargo, la gran mayoría de las quejas o denuncias vendrán de dentro de la organización, incluidos los empleados, la dirección, el consejo de administración, la gestión de recursos humanos o la oficina de control, como resultado de los avisos de la línea directa o de la auditoría y el control continuos.
Es importante examinar la fiabilidad de la fuente de información. Se trata de intentar comprender la motivación del denunciante o de la fuente de información. Si la denuncia llega a la línea directa, el receptor de la información, durante la recepción de la denuncia, debe intentar averiguar el motivo del denunciante. Si se conoce la identidad del denunciante, el investigador realizará una entrevista posterior durante la cual también observará las señales de motivación. La motivación del denunciante puede ser buena, o puede ser cuestionable. No es extraño que los individuos intenten utilizar el proceso de reclamación para vengarse de un jefe o compañero de trabajo. Esto podría llevar a exagerar y distorsionar los hechos.
Determinar la norma infringida
Determine si la acusación o la actividad sospechosa constituiría una violación de la política y/o del código de conducta de la organización, de las normas del sector o de las leyes o reglamentos federales o estatales; y, en caso afirmativo, cuáles y qué impacto tendrá en los empleados y en la organización. Una de las decisiones más importantes durante la evaluación es si la información justifica su divulgación inmediata a un organismo regulador o policial debidamente autorizado para su investigación. Hay pocos dolores de cabeza mayores que iniciar una investigación interna
de algo que realmente es competencia de un organismo de control y luego enturbiar el agua y contaminar las pruebas. El peor de los casos es cometer una infracción de obstrucción a la justicia al involucrar a la organización en un asunto estrictamente policial. Esto no es tan inusual como uno podría pensar. Muchas organizaciones se han convertido en objeto de una investigación policial por separado por tomar medidas para encubrir una violación de la ley o interferir con una investigación legal existente. Otro paso útil para evaluar la queja o las acusaciones de partida es visitar físicamente el lugar de un presunto suceso, acto o incidente para tener una comprensión más completa de lo que podría implicar la investigación.
Por ejemplo, conocer el entorno de trabajo concreto, la proximidad de los empleados entre sí, el acceso a la propiedad o a los registros puede ayudar al investigador a comprender el impacto en el denunciante. Una de las decisiones puede ser que la alegación o queja no requiera una investigación o una acción adicional. En la mayoría de los casos, esta puede ser una conclusión razonable; sin embargo, cabe señalar que esta decisión sobre una acusación o denuncia tiene su lado negativo.
Responsabilidad legal
En primer lugar, puede crear una responsabilidad legal. No actuar ante las denuncias de conductas graves o peligrosas en el lugar de trabajo podría acarrear un grave problema en caso de que se produjera alguna lesión que fuera evitable. Ha habido muchos casos en los que se ha denunciado a empleados porque se creía que estaban bajo la influencia de estupefacientes o del alcohol, y no se ha investigado el fondo de las acusaciones o se ha tardado en hacerlo, pero posteriormente se ha descubierto que esos empleados habían perjudicado a otros empleados o pacientes. Esta no es una historia muy buena para los pleitos que siguieron.
Del mismo modo, se han dado casos de personas denunciadas por llevar armas que no han sido atendidas con prontitud, lo que también ha dado lugar a lamentaciones y problemas. De igual gravedad es no actuar con prontitud ante una situación que incluya clases protegidas, como en el caso de un supuesto acoso (sexual) ilegal. La falta de investigación de este tipo de acusaciones puede exponer a la entidad a graves responsabilidades monetarias y de otro tipo. Los retrasos a veces se convierten en decisiones.
Si una decisión se retrasa lo suficiente, es una decisión para no investigar todos los riesgos circundantes y otros problemas graves. Si el denunciante es objeto de represalias durante este periodo de tiempo, la organización incurre en una nueva responsabilidad que debe ser investigada. Lo esencial es evaluar todas las acusaciones a fondo y actuar con prontitud en la decisión de cómo proceder. En cualquier caso, cuando los retrasos sean inevitables, merecerá la pena estar en contacto con los denunciantes para que sepan que no han sido olvidados.
Reflexiones finales
Del mismo modo, si se decide que el mérito de la denuncia no justifica la investigación, puede ser aconsejable explicar las razones al denunciante. A veces se trata simplemente de una cuestión de información insuficiente para tomar medidas lógicas para verificar la preocupación. Si es así, explíquelo, y tal vez así se disponga de más información que permita tomar una decisión diferente.
