fbpx

Compliance-Beherrschung: Ihre definitive Checkliste für die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden

Posted in Bekämpfung der Geldwäsche (AML) on Februar 24, 2024
1708787048940X592797358284103300 Feature 2

Verstehen der Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden

Die Customer Due Diligence (CDD) bildet das Rückgrat jeder robusten Compliance-Strategie. Das Verständnis von CDD, seiner Bedeutung und seiner Rolle bei der Einhaltung der Anti-Geldwäsche-Vorschriften (AML) ist für Fachleute im Risikomanagement und in der Prävention von Finanzkriminalität von entscheidender Bedeutung.

Die Bedeutung von CDD

Eine Checkliste für die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden ist ein wichtiges Instrument für Finanzinstitute, um die Identität ihrer Kunden zu überprüfen, wichtige Informationen zu sammeln und das mit diesem Kunden verbundene Risiko zu bewerten. Eine solche Checkliste hilft Unternehmen, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Kunden zu identifizieren und die Einhaltung von Vorschriften wie AML und Know Your Customer (KYC)-Anforderungen sicherzustellen.

Die Implementierung einer gründlichen und effektiven CDD-Checkliste kann Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken schützen. Es kann auch dazu beitragen, Vertrauen bei Kunden aufzubauen, indem es die Integrität von Transaktionen sicherstellt. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in Branchen tätig sind, die anfällig für Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder andere Finanzverbrechen sind.

Die Rolle von CDD bei der Einhaltung der Geldwäschevorschriften

Im Zusammenhang mit der AML-Compliance spielt CDD eine zentrale Rolle. Es geht darum, die Identität eines Kunden zu überprüfen, die Art seiner Aktivitäten zu verstehen, das von ihm ausgehende Risiko zu bewerten und die laufende Geschäftsbeziehung zu überwachen. CDD ist ein wichtiger Teil des Know Your Customer (KYC)-Prozesses, der ein Verständnis der Identität, des Finanzverhaltens und der Risiken im Zusammenhang mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung erfordert, wie von der Financial Action Task Force (FATF) vorgeschrieben.

Unternehmen sollten risikobasierte CDD-Maßnahmen im Einklang mit den FATF-Leitlinien ergreifen, um die Risiken im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (CFT) wirksam zu managen. So können beispielsweise Kunden mit geringem Risiko eine schnellere CDD verlangen, während Kunden mit hohem Risiko, wie z. B. politisch exponierte Personen (PEPs) und sanktionierte Personen, sich einer intensiveren Enhanced Due Diligence (EDD) (ComplyAdvantage) unterziehen sollten.

Die Feststellung der Kundenidentität und der Geschäftsaktivitäten vor der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung ist entscheidend, um böswillige Akteure frühzeitig zu erkennen. Die Kategorisierung von Kunden auf der Grundlage von Risikostufen für zukünftige Referenzen an einem sicheren digitalen Ort wird ebenfalls in einem effektiven CDD-Prozess empfohlen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rolle von CDD bei der Einhaltung von Geldwäsche nicht nur darin besteht, eine regulatorische Anforderung zu erfüllen, sondern auch als unschätzbares Instrument für das Risikomanagement dient. Weitere Informationen zur effektiven AML-Compliance finden Sie in unserer AML-Compliance-Checkliste.

Implementieren einer CDD-Checkliste

Die Customer Due Diligence (CDD) ist ein wesentlicher Prozess, der Unternehmen dabei hilft, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit ihren Kunden zu identifizieren und die Einhaltung von Vorschriften wie Anti-Geldwäsche- (AML) und Know Your Customer (KYC)-Anforderungen sicherzustellen. In diesem Abschnitt werden wir die entscheidenden Schritte einer typischen CDD-Checkliste detailliert beschreiben, wie z. B. die Überprüfung der Kundenidentität und die Bewertung ihres Risikoprofils.

Verifizierung der Kundenidentität

Der erste Schritt in einer Checkliste für die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden besteht darin, die Identität des Kunden festzustellen. Dies ist entscheidend, um potenzielle böswillige Akteure frühzeitig im Prozess zu identifizieren (ComplyAdvantage).

Unternehmen sollten ausreichende Informationen sammeln, um die Identität des Kunden zu überprüfen, einschließlich des vollständigen Namens, des Geburtsdatums und gültiger Ausweisdokumente. Komplexere Einheiten, wie z. B. Unternehmen, benötigen möglicherweise zusätzliche Informationen wie Angaben zur Unternehmensregistrierung, Eigentümerstruktur und wichtige Kontrollpersonen.

Der Verifizierungsprozess kann den Abgleich der bereitgestellten Daten mit zuverlässigen unabhängigen Quellen wie Regierungsdatenbanken oder Kreditauskunfteien umfassen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die bereitgestellten Dokumente gültig und aktuell sind, und alle Unstimmigkeiten sollten gründlich untersucht werden.

Bewertung des Kundenrisikoprofils

Sobald die Identität des Kunden verifiziert ist, besteht der nächste Schritt darin, das Risikoprofil des Kunden zu bewerten. Diese Bewertung ist von grundlegender Bedeutung, um das erforderliche Maß an Sorgfaltspflicht zu bestimmen und potenzielle Kunden mit hohem Risiko zu identifizieren (ComplyAdvantage).

Der Risikobewertungsprozess umfasst das Verständnis der Art der Aktivitäten des Kunden, seines Geschäftsmodells, seines geografischen Standorts, der Arten von Transaktionen und einer möglichen Gefährdung durch politisch exponierte Personen (PEPs) oder Wirtschaftssanktionen. Diese Informationen können dabei helfen, die Wahrscheinlichkeit zu bestimmen, dass der Kunde in Geldwäsche oder andere Finanzdelikte verwickelt ist.

Kunden sollten basierend auf den Ergebnissen der Risikobewertung in Kategorien mit niedrigem, mittlerem oder hohem Risiko kategorisiert werden. Kunden mit hohem Risiko, wie z. B. PEPs oder solche, die von Wirtschaftssanktionen betroffen sind, sollten sich einer verstärkten Sorgfaltspflicht unterziehen, um ein tieferes Verständnis ihres Risikos bei der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu erlangen.

Der Prozess der Überprüfung der Kundenidentität und der Bewertung ihres Risikoprofils ist für ein robustes AML-Compliance-Programm unerlässlich. Die Implementierung einer gründlichen und effektiven CDD-Checkliste kann Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken schützen und dazu beitragen, Vertrauen bei Kunden aufzubauen, indem die Integrität von Transaktionen sichergestellt wird (Smartsheet). Weitere Informationen zur Implementierung eines erfolgreichen AML-Compliance-Programms finden Sie in unserem Leitfaden zum AML-Compliance-Programm .

Verbesserte Sorgfaltspflicht für Kunden mit hohem Risiko

Im Bereich der Geldwäschebekämpfung stellen bestimmte Kunden ein höheres Risiko dar als andere. Solche Kunden benötigen eine strengere Prüfung durch Enhanced Due Diligence (EDD), die über die Standard-Checkliste für die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden hinausgeht.

Identifizierung von Kunden mit hohem Risiko

Zu den Kunden mit hohem Risiko können politisch exponierte Personen (PEPs), sanktionierte Personen und strafrechtlich verfolgte Geldwäscher gehören. Die Identifizierung von Kunden mit hohem Risiko umfasst in der Regel einen risikobasierten Ansatz, wie z. B. Know Your Customer (KYC)-Richtlinien während des Customer Due Diligence (CDD)-Prozesses.

Zu den Faktoren, die dazu beitragen können, dass ein Kunde als Kunde mit hohem Risiko eingestuft wird, gehören:

  • Ihr Beruf oder ihre Rolle (z. B. PEPs)
  • Standort und Wohnsitzland
  • Ihr Finanzverhalten und ihre Transaktionsmuster
  • Ihre Beteiligung an Sektoren, die anfällig für Finanzkriminalität sind

Durch die frühzeitige Identifizierung von Kunden mit hohem Risiko können Unternehmen die erforderlichen EDD-Maßnahmen implementieren und potenzielle AML/CFT-Risiken mindern, wodurch ihr AML-Compliance-Programm verbessert wird.

Schritte zur verstärkten Sorgfaltspflicht

Für Kunden mit hohem Risiko reichen Standard-CDD-Maßnahmen möglicherweise nicht aus, um die damit verbundenen Risiken vollständig zu verstehen und zu mindern. In solchen Fällen sorgen die Schritte der Enhanced Due Diligence für die notwendige Tiefe des Verständnisses. Der Prozess beinhaltet eine strengere CDD-Prüfung im Rahmen der risikobasierten Compliance (ComplyAdvantage).

Zu den wichtigsten Schritten des EDD-Prozesses gehören:

  1. Genehmigung durch die Geschäftsleitung: Vor dem Aufbau oder der Fortsetzung von Geschäftsbeziehungen mit Hochrisikokunden sollte die Zustimmung der Geschäftsleitung eingeholt werden.

  2. Detaillierte Kundeninformationen: Sammeln und überprüfen Sie zusätzliche Informationen über den Kunden, sein Geschäft und die Art seiner Transaktionen.

  3. Laufende Überwachung: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Informationen des Kunden und überwachen Sie seine Transaktionen auf ungewöhnliche oder verdächtige Aktivitäten.

  4. Risikominderung: Implementieren Sie Strategien zur Risikominderung, wie z. B. das Festlegen von Transaktionslimits oder die Durchführung regelmäßiger Überprüfungen.

Durch die Anwendung dieser Schritte kann ein Unternehmen Kunden mit hohem Risiko effektiv verwalten und sicherstellen, dass sie die Anforderungen ihrer AML-Compliance-Checkliste erfüllen und gleichzeitig finanzielle und Reputationsrisiken mindern.

Bedeutung einer kontinuierlichen Überwachung

Ein kritischer Aspekt der Checkliste für die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden ist die laufende Überwachung. Dies ist ein wichtiger Schritt, um Risiken zu mindern und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Im Rahmen des Monitoring-Prozesses wird die laufende Geschäftsbeziehung mit dem Kunden im Blick behalten und Risikobewertungen bei Bedarf angepasst.

Überwachen von Transaktionen

Der erste Schritt bei der laufenden Überwachung besteht darin, die Transaktionen des Kunden zu beobachten und zu hinterfragen. Dazu gehört auch die Überprüfung auf verdächtige Aktivitäten, die auf Geldwäsche oder andere Finanzdelikte hindeuten könnten. Art und Häufigkeit der Transaktionen sollten im Einklang mit den Erwartungen des Risikoprofils des Kunden stehen. Abweichungen von der Norm müssen umgehend untersucht werden.

Die Überwachung von Transaktionen ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein ständiger Prozess. Es ist ein wichtiger Bestandteil eines AML-Compliance-Programms und hilft dabei, mögliche Bedrohungen zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Eine regelmäßige Transaktionsüberwachung kann dazu beitragen, ungewöhnliche Muster frühzeitig zu erkennen, was ein rechtzeitiges Eingreifen und eine potenzielle Risikominderung ermöglicht.

Aktualisieren von Kundeninformationen

Zusätzlich zur Überwachung von Transaktionen sollten Finanzinstitute Kundeninformationen regelmäßig aktualisieren. Dies ist notwendig, um verdächtige Aktivitäten genau zu identifizieren und zu melden. Zu den Kundeninformationen, die regelmäßig aktualisiert werden sollten, gehören:

  • Persönliche Daten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
  • Angaben zur Beschäftigung
  • Finanzlage
  • Geschäftsbetrieb (für Firmenkunden)

Die Führung von Aufzeichnungen über die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden (Customer Due Diligence, CDD) ist eine gängige regulatorische Anforderung. Unternehmen sollten alle gesammelten Informationen, einschließlich Ausweisdokumente und Geschäftsunterlagen, mindestens fünf Jahre lang aufbewahren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die laufende Überwachung ein integraler Bestandteil der Checkliste zur Bekämpfung der Geldwäsche ist. Es erleichtert die rechtzeitige Erkennung verdächtiger Aktivitäten, ermöglicht eine genaue Risikobewertung und hilft, gesetzliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Durch den Einsatz von AML-Compliance-Software koennen Unternehmen den laufenden Überwachungsprozess automatisieren und ihn effizienter und effektiver machen.

Sanktionen bei Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung der Checkliste für die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Diese Strafen dienen der Abschreckung und stellen sicher, dass Unternehmen die Einhaltung der Geldwäschevorschriften ernst nehmen.

Rechtliche Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Ersteller von Steuererklärungen, die bei der Beantragung von Steuergutschriften die Sorgfaltspflichten nicht erfüllen, müssen mit hohen Strafen rechnen. Für Rücksendungen, die im Jahr 2023 eingereicht werden, beträgt die Strafe für jedes Versäumnis 600 US-Dollar, was bis zu 2.400 US-Dollar pro Rücksendung oder Reklamation betragen kann.

Darüber hinaus sind Arbeitgeber von diesen Sanktionen nicht ausgenommen. Wenn ein Arbeitnehmer, der ein Steuererklärungsersteller ist, die Sorgfaltspflichten nicht einhält, kann der Internal Revenue Service (IRS) Due-Diligence-Strafen gegen den Arbeitgeber gemäß Abschnitt 1.6695-2(c) der Treasury Regulation verhängen.

Auch in Fällen, in denen der IRS Erklärungen oder Erstattungsanträge prüft, die vom Steuererklärungsersteller erstellt wurden, kann eine Strafe von 500 US-Dollar für jeden Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten verhängt werden. Dieser Betrag ist an die Inflation gekoppelt, was zu einer Strafe von 600 US-Dollar pro Ausfall für im Jahr 2023 eingereichte Steuererklärungen führt.

Finanzielle Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften

Neben den rechtlichen Konsequenzen gibt es auch finanzielle Risiken, die mit der Nichteinhaltung verbunden sind. Wenn die Sorgfaltspflichten nicht erfüllt werden, können Steuervorteile bei der Steuererklärung des Kunden, wie z. B. die Nichtzulassung des Anmeldestatus des Haushaltsvorstands (HOH) oder von Teilen des EITC, CTC/ACTC/ODC oder AOTC, dazu führen, dass der Kunde den erstatteten Betrag irrtümlich zurückzahlen muss, zusammen mit Zinsen und zusätzlichen veranlagten Beträgen.

Die finanziellen Risiken unterstreichen, wie wichtig es ist, über ein robustes AML-Compliance-Programm zu verfügen. Unternehmen sollten ihre AML-Compliance-Checkliste regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie den neuesten Vorschriften und Best Practices entsprechen. Neue Technologien wie AML-Compliance-Software können auch genutzt werden, um den Compliance-Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren und so das Risiko von Fehlern und Auslassungen zu verringern, die zu einer Nichteinhaltung führen könnten.

Nutzung der Technologie in CDD

Das Aufkommen digitaler Tools und Dienstleistungen von Drittanbietern hat die Art und Weise, wie Finanzdienstleister an die Customer Due Diligence (CDD) herangehen, erheblich verändert. Durch die Nutzung dieser Ressourcen können Unternehmen ihre CDD-Prozesse rationalisieren, den manuellen Aufwand reduzieren und ihre Gesamteffizienz und Effektivität bei der Identifizierung und Minderung von Risiken verbessern.

Die Rolle digitaler Tools bei CDD

Digitale Tools können eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung einer effektiven Checkliste für die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden spielen. Im Rahmen des CDD-Prozesses müssen Unternehmen eine grundlegende Identitätsprüfung durchführen, beurteilen, ob eine verstärkte Sorgfaltspflicht für Kunden mit hohem Risiko erforderlich ist, und aktualisierte Aufzeichnungen führen (LexisNexis). Digitale Tools können diese Prozesse automatisieren und so den manuellen Aufwand und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern deutlich reduzieren.

Darüber hinaus können diese Tools erweiterte Funktionen bieten, wie z. B. das Durchsuchen von Sanktionslisten, um Unternehmen dabei zu helfen, festzustellen, ob sie in der Zusammenarbeit mit ihren potenziellen Kunden eingeschränkt oder verboten sind, und sie vor dem Umgang mit verdächtigen oder schuldigen Personen oder Gruppen zu schützen, die in Finanzverbrechen verwickelt sind.

Ein weiterer Vorteil digitaler Tools ist ihre Fähigkeit, Kunden auf der Grundlage von Risikostufen zu kategorisieren, um sie später an einem sicheren digitalen Ort zu referenzieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Kundeninformationen zuzugreifen und diese zu analysieren, was die laufende Überwachung erleichtert und dazu beiträgt, die Einhaltung der AML-Compliance-Anforderungen sicherzustellen.

Dienste von Drittanbietern für CDD

Neben digitalen Tools können auch Dienste von Drittanbietern eine wertvolle Ressource im CDD-Prozess sein. Diese Dienstleistungen, die von Spezialisten verwaltet werden, können CDD-Prozesse für Finanzdienstleister rationalisieren, sodass sie sich auf das Wachstum ihres Geschäfts und die effektive Abwicklung von Kundenbeziehungen konzentrieren können.

Unternehmen können Dritte mit der Durchführung von CDD-Prozessen beauftragen, einschließlich der Überprüfung von Kundenidentitäten und wirtschaftlichen Eigentümern, gemäß den FATF-Standards (ComplyAdvantage). Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die regulatorische Verantwortung für CDD beim Unternehmen verbleibt, unabhängig von der Beteiligung Dritter.

Durch den Einsatz von CDD-Technologie können Unternehmen ihr AML-Compliance-Programm verbessern und ihre Risiken besser managen. Unabhängig davon, ob es sich um den Einsatz fortschrittlicher digitaler Tools oder die Inanspruchnahme von Dienstleistungen Dritter handelt, bleibt das Ziel dasselbe: Risiken effektiv zu identifizieren und zu mindern, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und das Unternehmen vor potenziellen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen zu schützen.