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Lograr el dominio del cumplimiento: su lista de verificación definitiva de diligencia debida del cliente

Posted in Antiblanqueo de capitales (AML) on febrero 24, 2024
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Comprender la diligencia debida del cliente

La diligencia debida del cliente (DDC) constituye la columna vertebral de cualquier estrategia de cumplimiento sólida. Comprender la DDC, su importancia y su papel en el cumplimiento de la normativa contra el blanqueo de capitales (AML) es fundamental para los profesionales de la gestión de riesgos y la prevención de delitos financieros.

La importancia de la DDC

Una lista de verificación de diligencia debida del cliente es una herramienta importante para que las instituciones financieras verifiquen la identidad de su cliente, recopilen información crítica y evalúen el riesgo asociado con ese cliente. Esta lista de comprobación ayuda a las empresas a identificar los riesgos potenciales asociados a los clientes y a garantizar el cumplimiento de normativas como los requisitos de AML y Conozca a su cliente (KYC).

La implementación de una lista de verificación exhaustiva y efectiva de DDC puede proteger a las empresas de los riesgos legales y financieros. También puede ayudar a generar confianza con los clientes al garantizar la integridad de las transacciones. Esto es especialmente crucial para las empresas que operan en industrias propensas al lavado de dinero, financiamiento del terrorismo u otros delitos financieros.

El papel de la DDC en el cumplimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales

En el contexto del cumplimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales, la DDC desempeña un papel fundamental. Implica verificar la identidad de un cliente, comprender la naturaleza de sus actividades, evaluar el riesgo que representan y monitorear la relación comercial en curso. La DDC es una parte fundamental del proceso de Conozca a su cliente (KYC, por sus siglas en inglés), que requiere la comprensión de las identidades, el comportamiento financiero y los riesgos relacionados con el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo, según lo dispuesto por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).

Las empresas deben adoptar medidas de DDC basadas en el riesgo en consonancia con las directrices del GAFI para gestionar eficazmente los riesgos de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo (CFT). Por ejemplo, los clientes de bajo riesgo pueden requerir una DDC más rápida, mientras que los clientes de alto riesgo, como las personas políticamente expuestas (PEP) y las personas sancionadas, deben someterse a una Diligencia Debida Reforzada (EDD) más intensiva (ComplyAdvantage).

Establecer la identidad del cliente y las actividades comerciales antes de iniciar una relación comercial es crucial para identificar a los malos actores a tiempo. También se recomienda categorizar a los clientes en función de los niveles de riesgo para futuras referencias en una ubicación digital segura en un proceso eficaz de DDC.

En resumen, el papel de la DDC en el cumplimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales no solo consiste en cumplir con un requisito normativo, sino que también sirve como una herramienta inestimable para la gestión de riesgos. Para obtener más información sobre el cumplimiento efectivo de AML, consulte nuestra lista de verificación de cumplimiento de AML.

Implementación de una lista de verificación de DDC

La diligencia debida del cliente (CDD) es un proceso esencial que ayuda a las empresas a identificar los riesgos potenciales asociados con sus clientes y garantiza el cumplimiento de regulaciones como los requisitos contra el lavado de dinero (AML) y Conozca a su cliente (KYC). En esta sección, detallaremos los pasos cruciales de una lista de verificación típica de DDC, como la verificación de la identidad del cliente y la evaluación de su perfil de riesgo.

Verificación de la identidad del cliente

El primer paso en una lista de verificación de diligencia debida del cliente consiste en establecer la identidad del cliente. Esto es crucial para identificar a los posibles malos actores desde el principio del proceso (ComplyAdvantage).

Las empresas deben recopilar suficiente información para verificar la identidad del cliente, incluido el nombre legal completo, la fecha de nacimiento y los documentos de identificación válidos. Las entidades más complejas, como las corporaciones, pueden requerir información adicional, como los detalles del registro de la empresa, la estructura de propiedad y el personal de control clave.

El proceso de verificación puede implicar la verificación cruzada de los detalles proporcionados con fuentes independientes confiables, como bases de datos gubernamentales o agencias de informes crediticios. Es crucial asegurarse de que los documentos proporcionados sean válidos y estén actualizados, y cualquier discrepancia debe investigarse a fondo.

Evaluación del perfil de riesgo del cliente

Una vez verificada la identidad del cliente, el siguiente paso consiste en evaluar el perfil de riesgo del cliente. Esta evaluación es fundamental para determinar el nivel de diligencia debida requerido e identificar posibles clientes de alto riesgo (ComplyAdvantage).

El proceso de evaluación de riesgos implica comprender la naturaleza de las actividades del cliente, su modelo de negocio, su ubicación geográfica, los tipos de transacciones y cualquier exposición potencial a personas políticamente expuestas (PEP) o sanciones económicas. Esta información puede ayudar a determinar la probabilidad de que el cliente esté involucrado en el lavado de dinero u otros delitos financieros.

Los clientes deben clasificarse en categorías de riesgo bajo, medio o alto en función de los resultados de la evaluación de riesgos. Los clientes de alto riesgo, como las PEP o las sancionadas económicamente, deben someterse a una diligencia debida reforzada (EDD) para proporcionar una comprensión más profunda de su riesgo de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

El proceso de verificación de la identidad del cliente y la evaluación de su perfil de riesgo es esencial para un sólido programa de cumplimiento de AML. La implementación de una lista de verificación exhaustiva y eficaz de DDC puede proteger a las empresas de los riesgos legales y financieros y ayudar a generar confianza con los clientes al garantizar la integridad de las transacciones (Smartsheet). Para obtener más información sobre cómo implementar un programa de cumplimiento AML exitoso, visite nuestra guía del programa de cumplimiento AML .

Debida diligencia mejorada para clientes de alto riesgo

En el ámbito de la lucha contra el blanqueo de capitales, algunos clientes presentan niveles de riesgo más altos que otros. Dichos clientes requieren un examen más riguroso a través de la Debida Diligencia Reforzada (EDD), que va más allá de la lista de verificación estándar de la debida diligencia del cliente .

Identificación de clientes de alto riesgo

Los clientes de alto riesgo pueden incluir personas políticamente expuestas (PEP), personas sancionadas y lavadores de dinero procesados. La identificación de clientes de alto riesgo suele implicar un enfoque basado en el riesgo, como las políticas de Conozca a su cliente (KYC) durante el proceso de diligencia debida del cliente (CDD).

Los factores que pueden contribuir a que un cliente sea considerado de alto riesgo incluyen:

  • Su ocupación o función (p. ej., PEP)
  • Su ubicación y país de residencia
  • Su comportamiento financiero y patrones de transacción
  • Su participación en sectores vulnerables a la delincuencia financiera

Al identificar a los clientes de alto riesgo de forma temprana, las organizaciones pueden implementar las medidas necesarias de EDD y mitigar los posibles riesgos de ALD/CFT, mejorando así su programa de cumplimiento de AML.

Pasos en la Debida Diligencia Reforzada

Para los clientes de alto riesgo, las medidas estándar de DDC pueden no ser suficientes para comprender y mitigar completamente los riesgos asociados. En tales casos, los pasos de la Debida Diligencia Reforzada proporcionan la profundidad necesaria de comprensión. El proceso implica un nivel más riguroso de escrutinio de DDC como parte del cumplimiento basado en el riesgo (ComplyAdvantage).

Los pasos clave en el proceso del EDD incluyen:

  1. Aprobación de la Alta Dirección: Antes de establecer o continuar relaciones comerciales con clientes de alto riesgo, se debe obtener la aprobación de la alta dirección.

  2. Información detallada del cliente: Recopile y verifique información adicional sobre el cliente, su negocio y la naturaleza de sus transacciones.

  3. Monitoreo continuo: Revise y actualice regularmente la información del cliente y supervise sus transacciones para detectar cualquier actividad inusual o sospechosa.

  4. Mitigación de riesgos: Implemente estrategias de mitigación de riesgos, como establecer límites de transacciones o realizar revisiones periódicas.

Al aplicar estos pasos, una organización puede administrar a los clientes de alto riesgo de manera efectiva, asegurándose de que cumplan con los requisitos de su lista de verificación de cumplimiento AML al tiempo que mitigan los riesgos financieros y de reputación.

Importancia del monitoreo continuo

Un aspecto crítico de la lista de verificación de diligencia debida del cliente es el monitoreo continuo. Este es un paso vital para mitigar los riesgos y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales. El proceso de supervisión implica vigilar la relación comercial continua con el cliente y ajustar las evaluaciones de riesgos según sea necesario.

Monitoreo de transacciones

El primer paso en el monitoreo continuo es observar y examinar las transacciones del cliente. Esto incluye la comprobación de cualquier actividad sospechosa que pueda indicar blanqueo de capitales u otros delitos financieros. La naturaleza y la frecuencia de las transacciones deben estar en consonancia con lo que se espera del perfil de riesgo del cliente. Cualquier desviación de la norma debe ser investigada con prontitud.

El monitoreo de las transacciones no es una tarea de una sola vez, sino un proceso constante. Es una parte crucial de un programa de cumplimiento de AML, ya que ayuda a identificar posibles amenazas y tomar las medidas adecuadas. El monitoreo regular de las transacciones puede ayudar a detectar patrones inusuales desde el principio, lo que permite una intervención oportuna y una posible mitigación de riesgos.

Actualización de la información del cliente

Además de monitorear las transacciones, las instituciones financieras deben actualizar periódicamente la información de los clientes. Esto es necesario para identificar e informar con precisión cualquier actividad sospechosa. La información del cliente que debe actualizarse regularmente incluye:

  • Datos personales (nombre, dirección, información de contacto)
  • Detalles de empleo
  • Situación financiera
  • Operaciones comerciales (para clientes corporativos)

El mantenimiento de los registros de diligencia debida del cliente (DDC) es un requisito normativo común. Las empresas deben conservar toda la información recopilada durante al menos cinco años, incluidos los documentos de identificación y los registros comerciales.

En conclusión, la supervisión continua forma parte integrante de la lista de verificación de la lucha contra el blanqueo de capitales. Facilita la detección oportuna de actividades sospechosas, permite una evaluación precisa de los riesgos y ayuda a cumplir con los requisitos de cumplimiento legal. Al aprovechar el software de cumplimiento de AML, las empresas pueden automatizar el proceso de monitoreo continuo, haciéndolo más eficiente y efectivo.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de la lista de verificación de diligencia debida del cliente puede tener graves consecuencias, tanto legales como financieras. Estas sanciones sirven como elemento disuasorio, asegurando que las empresas se tomen en serio el cumplimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales.

Consecuencias legales del incumplimiento

Los preparadores de declaraciones de impuestos que no cumplan con los requisitos de diligencia debida al reclamar créditos fiscales pueden enfrentar multas elevadas. Para las declaraciones presentadas en 2023, la multa por cada incumplimiento es de $600, lo que podría ascender a hasta $2,400 por declaración o reclamo.

Además, los empleadores no están exentos de estas sanciones. Si un empleado, que es un preparador de declaraciones de impuestos, no cumple con los requisitos de diligencia debida, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) puede imponer sanciones de diligencia debida contra el empleador según la sección 1.6695-2(c) del Reglamento del Tesoro.

Además, en los casos en que el IRS examina las declaraciones o reclamos de reembolso preparados por el preparador de declaraciones de impuestos, se puede imponer una multa de $500 por cada incumplimiento de los requisitos de diligencia debida. Esta cantidad se indexa a la inflación, lo que resulta en una multa de $600 por incumplimiento para las declaraciones presentadas en 2023.

Riesgos financieros de incumplimiento

Aparte de las consecuencias legales, también existen riesgos financieros asociados con el incumplimiento. Si no se cumplen los requisitos de diligencia debida, los beneficios fiscales en la declaración del cliente, como no permitir el estado civil de cabeza de familia (HOH) o partes del EITC, CTC/ACTC/ODC o AOTC, pueden resultar en que el cliente tenga que devolver cualquier monto reembolsado por error, junto con intereses y montos tasados adicionales.

Los riesgos financieros subrayan la importancia de contar con un sólido programa de cumplimiento de AML . Las empresas deben revisar y actualizar periódicamente su lista de verificación de cumplimiento AML para asegurarse de que estén en línea con las últimas regulaciones y mejores prácticas. Las tecnologías emergentes, como el software de cumplimiento AML , también se pueden aprovechar para agilizar y automatizar el proceso de cumplimiento, reduciendo el riesgo de errores y omisiones que podrían conducir al incumplimiento.

Aprovechamiento de la tecnología en CDD

El auge de las herramientas digitales y los servicios de terceros ha traído cambios significativos en la forma en que los proveedores de servicios financieros abordan la diligencia debida del cliente (DDC). Al aprovechar estos recursos, las empresas pueden optimizar sus procesos de DDC, reducir los esfuerzos manuales y mejorar su eficiencia y eficacia generales en la identificación y mitigación de riesgos.

Papel de las herramientas digitales en la DDC

Las herramientas digitales pueden desempeñar un papel crucial en la implementación de una lista de verificación eficaz de la diligencia debida del cliente. Como parte del proceso de DDC, las empresas están obligadas a realizar una verificación básica de la identidad, evaluar si es necesaria una diligencia debida reforzada para los clientes de alto riesgo y mantener registros actualizados (LexisNexis). Las herramientas digitales pueden automatizar estos procesos, reduciendo significativamente los esfuerzos manuales y la probabilidad de errores.

Además, estas herramientas pueden ofrecer funciones avanzadas, como la búsqueda en listas de sanciones, para ayudar a las empresas a determinar si tienen restringido o prohibido trabajar con sus clientes potenciales, protegiéndolas de tratar con personas o grupos sospechosos o culpables involucrados en delitos financieros.

Otra ventaja de las herramientas digitales es su capacidad para categorizar a los clientes en función de los niveles de riesgo para futuras referencias en una ubicación digital segura. Esto permite a las empresas acceder y analizar rápidamente la información de los clientes, lo que facilita el monitoreo continuo y ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos de cumplimiento de AML.

Servicios de terceros para DDC

Además de las herramientas digitales, los servicios de terceros también pueden ser un recurso valioso en el proceso de DDC. Estos servicios, gestionados por especialistas, pueden agilizar los procesos de DDC para las empresas de servicios financieros, lo que les permite centrarse en el crecimiento de su negocio y en el manejo eficaz de las relaciones con los clientes.

Las empresas pueden contratar a terceros para llevar a cabo los procesos de DDC, incluida la verificación de las identidades de los clientes y los beneficiarios finales, según los estándares del GAFI (ComplyAdvantage). Sin embargo, es importante tener en cuenta que la responsabilidad regulatoria de la DDC sigue siendo de la empresa, independientemente de la participación de terceros.

Al aprovechar la tecnología en CDD, las empresas pueden mejorar su programa de cumplimiento de AML y administrar mejor sus riesgos. Ya sea mediante el uso de herramientas digitales avanzadas o la contratación de servicios de terceros, el objetivo sigue siendo el mismo: identificar y mitigar los riesgos de manera efectiva, garantizar el cumplimiento y proteger a la empresa de posibles consecuencias legales y financieras.