Medidas organizativas: Tercer paso en la creación de un programa eficaz de cumplimiento de las normas contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo

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El tercer y último paso para la creación de un programa eficaz de cumplimiento de ALD/CFT es la aplicación de medidas organizativas. Y, por lo tanto, utilizamos los resultados del paso 2.

Utilizamos los resultados de la evaluación del riesgo de blanqueo de capitales para identificar lagunas u oportunidades para crear y mejorar las medidas organizativas.

Paso 3: Medidas organizativas

En la práctica, es un proceso muy iterativo. Supongamos que su organización está empezando a crear un programa inicial de cumplimiento de ALD/CFT o que ha tenido uno durante muchos años. En ese caso, hay que tener en cuenta cuatro pilares básicos. Se trata de políticas, procedimientos y controles internos, una función de cumplimiento designada, una función de auditoría independiente y un programa de formación continua para los empleados;

Exploraremos cada uno de estos pilares con un poco más de detalle para que usted tenga los conocimientos básicos para diseñar un programa eficaz de cumplimiento de ALD/CFT.

Medidas Organizativas

Pilar 1: Políticas, procedimientos y controles

Empecemos por las políticas, procedimientos y controles internos. El establecimiento y el desarrollo de las políticas, los procedimientos y los controles de una organización son la base de un programa exitoso de cumplimiento ALD/CFT. Juntas, estas tres partes definen y apoyan todo el programa de cumplimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo y, al mismo tiempo, actúan como un plan que describe cómo una organización cumple sus requisitos normativos.

Las tres partes deben estar diseñadas para mitigar los riesgos de ALD identificados y considerar las leyes y reglamentos de ALD aplicables que la organización debe cumplir.

Políticas

En primer lugar, una política global de lucha contra el blanqueo de capitales debe formalizarse en un documento escrito y ser validada por su dirección. La política debe contener un capítulo dedicado a la gestión del riesgo de blanqueo de capitales. En este capítulo se deben exponer tres puntos: La tolerancia máxima al riesgo de blanqueo de capitales, las directrices que deben seguirse al definir los procedimientos de gestión del riesgo de blanqueo de capitales y las contramedidas y controles internos.

Procedimientos

En segundo lugar, los procedimientos internos deben estar en consonancia con la política de lucha contra el blanqueo de capitales. Es recomendable que los procedimientos cubran todos los procedimientos esenciales de blanqueo de capitales. Las 5 principales áreas que se contemplan en los procedimientos de las organizaciones son

  1. Cómo realizar la evaluación del riesgo de blanqueo de capitales
  2. Medidas de diligencia debida para los clientes y las transacciones
  3. Análisis del comportamiento atípico de los clientes y de los requisitos de información
  4. Embargos, sanciones y comercio
  5. Denuncia interna

Controla

Por último, las organizaciones deben implantar un sistema de control interno para supervisar el cumplimiento de los procedimientos de lucha contra el blanqueo de capitales. Este sistema de control interno debe ser proporcional a la naturaleza y el alcance de las actividades de la organización. Este sistema, que puede adoptar múltiples formas, también debe adaptarse a la clasificación de riesgos establecida por la organización. El sistema de control interno debe abarcar todas las actividades que podrían exponer a la organización a riesgos de blanqueo de capitales y aplicarse a todo el sistema de lucha contra el blanqueo. Debe contener al menos los tres elementos siguientes:

  • Controles relativos a las actividades de los servicios y departamentos operativos
  • Controles relacionados con las actividades de la función de cumplimiento o AML
  • Y los controles relativos a los introductores de negocios de terceros o subcontratistas

Pilar 2: Función de Cumplimiento ALD

Esto nos lleva al segundo pilar de un programa eficaz de cumplimiento ALD/CFT, que es la función de cumplimiento o ALD.

Los programas de cumplimiento ALD/CFT deben designar una función principal de cumplimiento, incluyendo un oficial de cumplimiento principalmente responsable. Este oficial de cumplimiento debe ser responsable de supervisar la aplicación general de la política ALD dentro de su organización.

Los Responsables de Cumplimiento ALD deben tener suficiente experiencia y autoridad dentro de su organización para desempeñar sus funciones con eficacia. Estas funciones incluyen la comunicación con las autoridades y los auditores, la información a la alta dirección y la formulación de recomendaciones sobre la política de lucha contra el blanqueo de capitales basadas en auditorías e informes. Los responsables del cumplimiento de la normativa de lucha contra el blanqueo de capitales deben ser expertos en los requisitos legislativos de su entorno local.

Pilar 3: Auditoría independiente

El tercer pilar de un programa eficaz de cumplimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo está en cierto modo relacionado con esto: Una función de auditoría independiente. Un programa eficaz de cumplimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo debe incluir un programa de pruebas y auditorías independientes. Las pruebas independientes deben realizarse obligatoriamente cada 12-18 meses, aunque las organizaciones que trabajan en zonas de especial riesgo podrían considerar un programa más frecuente que eso. La función de auditoría puede ser interna o externa. Aun así, sea cual sea la persona elegida para comprobar el cumplimiento de la normativa de lucha contra el blanqueo de capitales, debe estar cualificada para llevar a cabo una auditoría basada en el riesgo y adecuada a la organización.

Medidas Organizativas

Excurso: Las 3 líneas de defensa

Antes de pasar al último pilar, es un buen momento para explorar las tres líneas de defensa. Las tres líneas de defensa son un concepto utilizado en el ámbito más amplio del gobierno corporativo, el cumplimiento y la gestión de riesgos. Así, para que una organización diseñe un sistema de gestión de riesgos eficiente, los procesos utilizados para controlar los riesgos de la empresa deben estar interconectados en un sistema holístico. Este modelo de tres líneas de defensa hace exactamente eso; integra las principales funciones y responsabilidades del sistema de control interno de la empresa en un sistema coherente. Dado que el blanqueo de capitales es un riesgo, el concepto de las tres líneas de defensa también se aplica habitualmente en este caso.

El 1er primera línea de defensa

En la primera línea de defensa, la dirección operativa se enfrenta a riesgos en las operaciones diarias de la empresa que deben ser controlados. Esta línea se encarga de identificar y evaluar estos riesgos lo antes posible y de establecer medidas de control eficaces para evitar que se produzcan.

La 2 nd línea de defensa

La segunda línea de defensa es una función que supervisa principalmente las actividades de control de la primera línea de defensa. En la mayoría de las organizaciones, se trata de la unidad de Cumplimiento, y es también donde debería estar la función de ALD.

El 3 rd línea de defensa

La tercera línea de defensa es la función que realiza las auditorías internas. Garantizan la reducción del riesgo basándose en el más alto nivel de independencia y objetividad dentro de la empresa.

Pilar 4: Programa de formación de los empleados

El cuarto pilar que hay que tener en cuenta para un programa eficaz de cumplimiento de las normas ALD/CFT es la formación de los empleados. Si bien todos los empleados de una organización deben tener un conocimiento práctico del procedimiento de lucha contra el blanqueo de capitales, determinados empleados tendrán una mayor responsabilidad en la aplicación de su programa de cumplimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.

Puede ser conveniente que una organización implemente un nivel básico de formación para todos los empleados y añada una formación más específica para las responsabilidades más concretas de la lucha contra el blanqueo de capitales. Por lo tanto, al igual que la creación de un calendario de auditorías y pruebas, un programa de cumplimiento de la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo debe garantizar que esos empleados reciban una formación periódica y los conocimientos necesarios para desempeñar las funciones asignadas.

Reflexiones finales

Para establecer un sistema ALD-CFT sólido y eficaz, con normas completas que abarquen los requisitos de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, tanto para el sector bancario como para el no bancario, debe establecerse un marco jurídico e institucional o administrativo que funcione adecuadamente, no sólo con la potestad reglamentaria que dote a las autoridades competentes de los deberes, las facultades y las sanciones necesarias, sino también con las leyes que crean el blanqueo de capitales.

Un sistema eficaz de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo incluye también leyes y reglamentos que imponen las obligaciones requeridas a las instituciones financieras y a las empresas y profesiones no financieras designadas, así como otros medios aplicables que permiten a un país ofrecer la más amplia cooperación internacional.

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