Se sugiere a las instituciones y organizaciones que mantengan los requisitos contables más amplios para que los mantengan de manera adecuada, a fin de cumplir con los requisitos pertinentes de ALD/CTF. Las empresas están obligadas a mantener registros de la identidad y las transacciones de los clientes como prueba del trabajo realizado para cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias locales.
En casos sospechosos, los registros se envían a la policía, y la policía puede realizar una investigación sobre los registros. Estos registros pueden ser utilizados como evidencia por las empresas si la policía lleva a cabo una investigación sobre actividades sospechosas. Por lo tanto, en los registros mantenidos, las empresas deben mantener registros adecuados apropiados para la complejidad, escala y naturaleza del negocio y hacerlos accesibles según lo exijan las regulaciones locales. Al mismo tiempo, las empresas deben mantener actualizados dichos registros, por lo que también deben administrar bien su comunicación con sus clientes para actualizar su información.
Los requisitos de contabilidad
Las regulaciones AML requieren que las transacciones realizadas a lo largo de la vida de la relación comercial se mantengan como parte de los registros de la empresa. Los registros de transacciones pueden ser los siguientes; Notas de crédito y débito, cheques y correspondencia. Las empresas deben asegurarse de que se mantenga una pista de auditoría satisfactoria en una forma que pueda compilarse y se cree un perfil financiero para cualquier cuenta o cliente sospechoso.
Se requiere que las organizaciones preparen y mantengan los registros relacionados con ALD y CFT, de manera apropiada. Las organizaciones suelen mantener registros con fines de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, incluidos los informes enviados a las autoridades reguladoras sobre las transacciones sospechosas, la propiedad terrorista, los informes de grandes transacciones en efectivo, los informes de grandes transacciones de moneda virtual y los informes de transferencia electrónica de fondos.
Además, es posible que se requiera que las organizaciones mantengan los grandes registros de transacciones en efectivo, grandes registros de transacciones de moneda virtual, registros de transacciones por encima de montos especificados, registros de transferencias electrónicas de fondos de monto específico, registros de transferencias de moneda virtual, tickets de transacciones de cambio de moneda extranjera, boletos de transacción de cambio de moneda virtual, etc.
También se mantienen los registros de cuentas, incluidos los registros de los titulares de cuentas, sus tarjetas de firma, el uso previsto de una cuenta, las solicitudes, los acuerdos operativos de la cuenta, los comprobantes de depósito, los estados de cuenta, los registros de cheques compensados, etc.
Se requiere que los registros de los clientes se mantengan lo más descriptivos posible. Ser descriptivo al registrar la naturaleza del negocio principal o la ocupación de un cliente ayudará a determinar si una transacción o actividad es consistente con lo que se esperaría para ese cliente. Por ejemplo, cuando la ocupación del cliente es «gerente», el registro debe reflejar el área de administración, como «gerente de reservas de hotel» o «gerente de tienda de ropa minorista». Cuando el área de negocio principal de una entidad es «ventas», el registro debe especificar el tipo de ventas, como «ventas farmacéuticas» o «ventas minoristas».
Reflexiones finales
La contabilidad adecuada proporciona a las empresas una medida confiable de su desempeño. También proporciona datos para decisiones estratégicas generales, así como un punto de referencia para los objetivos de ingresos e ingresos. En resumen, una vez que un negocio está en funcionamiento, es fundamental invertir tiempo y dinero extra en mantener registros adecuados.
Debido al alto costo de contratar contadores a tiempo completo, muchas pequeñas empresas no los contratan. Las pequeñas empresas, por otro lado, generalmente contratan a un contador o subcontratan el trabajo a una empresa profesional. Una cosa importante a tener en cuenta aquí es que muchas personas que tienen la intención de iniciar un nuevo negocio a veces pasan por alto la importancia de asuntos como mantener registros de cada centavo gastado.
