Las consideraciones organizacionales vienen con las obligaciones de detectar actividades sospechosas y archivarlas. Presentar o no un informe de actividad sospechosa a menudo implica sopesar los factores agravantes y atenuantes que surgen de la investigación realizada durante el proceso de investigación.
Las instituciones financieras deben redactar procedimientos que documenten los factores a considerar al determinar si un Informe de Actividades Sospechosas o SAR es apropiado. El personal debidamente capacitado a cargo de investigar y reportar actividades sospechosas debe tener un procedimiento claro y conciso para escalar sus hallazgos a un oficial de cumplimiento, gerente u otros miembros del personal con la autoridad para tomar la decisión de presentación. La decisión final debe documentarse y respaldarse por el razonamiento utilizado para tomar la determinación. A menudo, la razón para no presentar un informe de transacción sospechosa o STR mantiene un nivel de importancia similar al de la razón para presentar un STR.
Consideraciones organizativas para presentar un SAR
En esencia, la decisión final de presentar un SAR debe ser el resultado de una acumulación de factores agravantes y una falta de factores atenuantes en combinación con el conocimiento de la actividad esperada para la base de clientes de la institución, las ofertas de productos y el área geográfica de servicio. La presentación SAR debe incluir los detalles de la actividad sospechosa y los datos demográficos relacionados y por qué la institución considera que la actividad es sospechosa.
El destinatario del SAR no tiene un conocimiento íntimo de lo que se espera actividad para una institución, clientes y productos en particular y solo se beneficiará de la inclusión de esta información. Además, también debe añadirse la captura de cualquier tipología conocida identificada como parte de la revisión.
Si la institución decide presentar un SAR después de la investigación, debe notificar a los investigadores o fiscales lo antes posible. Sin embargo, esto puede no ser práctico en ciertas jurisdicciones debido a la naturaleza continua del proceso de presentación de SAR y al volumen de informes de la institución informante. Establecer un cronograma de presentación en concierto con las pautas del país es fundamental para evitar sanciones o multas institucionales.
La falta de presentación oportuna de informes a menudo se cita en las acciones regulatorias contra las instituciones financieras. El oficial o adjunto de cumplimiento AML designado debe mantener informados a la gerencia y la junta directiva sobre las métricas de presentación de SAR y cualquier problema significativo que resulte de esas presentaciones, especialmente los elementos que representan un riesgo regulatorio o de reputación para la institución.
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Además, también debe prestar atención al punto de garantía de calidad. Todas las instituciones financieras deben presentar STR oportunos y completos, y la calidad de los STR puede indicar la calidad del programa ALD / CTF de una institución financiera. Al menos, algunos reguladores lo ven así. La calidad y la coherencia en el proceso de adopción de decisiones sobre transacciones sospechosas son fundamentales para garantizar el nivel adecuado de supervisión en el proceso de investigación.
Una revisión de garantía de calidad ayuda a garantizar que las presentaciones de STR sean internamente consistentes, que se tomen las decisiones correctas y que los asuntos de alta prioridad se identifiquen y se escalen al liderazgo. Cuanto mayor sea la escala de la institución financiera, su personal y dónde puede estar ubicada, todo impacta el proceso de garantía de calidad o control de calidad. Como resultado, las instituciones financieras que implementan un proceso de control de calidad deben documentar los requisitos y calificaciones de los revisores de control de calidad y revisar regularmente el resultado de las revisiones de control de calidad para evaluar la calidad del personal, los requisitos de capacitación y la salud general del programa.
Reflexiones finales
Teniendo en cuenta los puntos de supervisión y escalada de SAR. Una institución debe tener políticas y procedimientos sólidos que documenten la supervisión adecuada del proceso de investigación y los requisitos reglamentarios de presentación de informes. Debe incluir acciones específicas que deben tomarse, como escalar a la alta gerencia en los casos en que un empleado o individuo de la cadena de mando ALD / CTF que se enfrenta al cliente sea cómplice o deliberadamente ciego a actividades financieras sospechosas.
