Cuando hay transacciones bajo investigación, es esencial realizar una revisión exhaustiva de cada transacción. Este proceso de revisión implica analizar varios puntos de datos, como el monto de la transacción, el momento, las partes involucradas y la ubicación, para identificar cualquier posible señal de alerta.
El equipo de investigación de cumplimiento inicia la investigación a través de la investigación y planificación de investigación de transacciones apropiadas. La investigación destaca los posibles riesgos de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo inherentes a la transacción, sobre la base de los cuales se realiza el análisis fuera del sitio para obtener fragmentos de evidencia disponibles relacionados con la transacción.
Por lo general, el sistema AML proporciona el historial de las transacciones de los clientes y los detalles de la transacción bajo investigación, como el iniciador y el beneficiario de la transacción, el monto involucrado, la fuente de fondos, el tipo de transacción, la moneda involucrada, el propósito aparente de la transacción y el perfil de riesgo básico del cliente establecido por la institución.
Examen de las transacciones objeto de investigación y vinculación con pruebas y perfiles de riesgo
La evidencia externa se analiza en detalle y el perfil de riesgo del cliente se compara con la evidencia. El patrón de desviación del perfil de riesgo se observa y se observa para una mayor indagación e investigación. También se hace referencia a las políticas y procedimientos internos para identificar posibles infracciones reglamentarias.
Las políticas mencionadas incluyen las políticas de operaciones, la política de transacciones de clientes, la política de transacciones prohibidas, la política contra el lavado de dinero y la lucha contra el financiamiento del terrorismo, la política de remesas, etc. Estas políticas pueden resaltar las transacciones permitidas y no permitidas, y otros requisitos reglamentarios aplicables relacionados con la transacción, que luego se comparan con la transacción bajo investigación. Las posibles infracciones reglamentarias se señalan y se agregan a la lista para una mayor investigación.
Los perfiles de riesgo del cliente se verifican en detalle y se garantiza que los perfiles de riesgo del cliente actualizados se utilicen para vincular las transacciones o el historial de transacciones. En caso de que el perfil de riesgo del cliente no se encuentre actualizado, se solicita que el perfil de riesgo del cliente se actualice obteniendo información del cliente. El cliente proporciona información actualizada a la institución, en función de sus actividades y estado actuales, que luego se utiliza para actualizar la información KYC del cliente en el sistema AML.
En caso de que la información actualizada de KYC se encuentre correcta y después de la verificación necesaria, si se compara con la transacción bajo investigación, y se garantiza que no se involucren infracciones regulatorias u otras posibles complicaciones, entonces el equipo de investigación de cumplimiento cierra la investigación con la justificación adecuada y las razones para la conclusión.
En caso de que la información de KYC se actualice y no coincida con la transacción bajo investigación, el equipo de cumplimiento se prepara para una investigación más detallada, que puede implicar la discusión con otros funcionarios de la institución que incorporaron al cliente y la verificación de los archivos y registros del cliente. Para investigar, se observa y analiza el patrón de transacciones anteriores de los clientes, para identificar las tendencias en transacciones anteriores, como cantidades, beneficiario, iniciadores, fuente, propósito, etc.
Esta evidencia se utiliza para desarrollar un enfoque para recopilar más evidencia, y podría ser la posibilidad de que todas las transacciones anteriores coincidan con el perfil de riesgo del cliente y no se observe ninguna sospecha. El propósito de verificar transacciones anteriores es conocer la escala de un posible problema y los riesgos o actividades anteriores no identificados de LA/TF en la cuenta del cliente.
La institución se pone en contacto con el cliente para obtener la información necesaria sobre la transacción, y el cliente está obligado a proporcionar la información relevante y requerida. Toda la evidencia se reúne y compila. La evidencia debe compilarse de forma significativa, para permitir una investigación fluida y apropiada, incluida la vinculación con el perfil de riesgo del cliente.
El equipo de cumplimiento debe asegurarse de que los riesgos aparentes u ocultos de LA/TF se identifiquen a partir de la evidencia, por lo tanto, se realiza una revisión exhaustiva después de la compilación de todos los datos o pruebas necesarios y requeridos. El equipo de cumplimiento verifica si el cliente es un cliente de categoría de alto riesgo, como una persona expuesta políticamente (PEP) o cualquier otro tipo de cliente de alto riesgo.
Si el cliente es de alto riesgo, se toman medidas de investigación detalladas o mejoradas, donde se realiza un escrutinio detallado de la transacción y perfiles de riesgo y se recopilan más fragmentos de evidencia sobre el cliente y la transacción. Esto puede implicar realizar búsquedas en los medios y verificar portales de noticias, listas de sanciones y otras fuentes de información disponibles, para establecer la posibilidad de vínculos de los clientes con delincuentes. La evidencia de estas búsquedas forma parte de la evidencia general recopilada previamente.
Cuando se utilizan todas las fuentes posibles de evidencia, se obtiene la evidencia necesaria, entonces el equipo de cumplimiento prepara la hoja de datos y el informe para su posterior revisión por el Oficial de Informes de Lavado de Dinero (MLRO) o el Jefe de Cumplimiento, quien revisa el archivo y puede requerir más información y aclaraciones basadas en el conocimiento y la experiencia que tienen en la investigación de la transacción. Luego, el equipo de cumplimiento obtiene la información requerida y la proporciona a la MLRO o al jefe de cumplimiento para su revisión y los comentarios necesarios.
MLRO o el jefe de cumplimiento pueden discutir la transacción con el comité de cumplimiento, si la transacción es sospechosa, y toma la decisión de presentar un informe de transacción sospechosa ante el regulador. Antes de tomar tal decisión, es responsabilidad de la MLRO o del Jefe de Cumplimiento revisar a fondo la transacción y reunir pruebas, a la luz de las leyes y regulaciones aplicables, por lo tanto, podría existir la posibilidad de que se realice una consulta legal para obtener una opinión legal.
El equipo de cumplimiento y la MLRO deben asegurarse de que todo el proceso de investigación se realice de forma confidencial y que solo las personas autorizadas participen en el proceso de revisión de transacciones y el proceso de recopilación de pruebas.
Reflexiones finales
El proceso de investigación de transacciones es un enfoque meticuloso y de múltiples capas utilizado para prevenir actividades ilegales como el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. Comienza con la investigación y la recopilación de evidencia fuera del sitio, que informa el análisis posterior, buscando hacer coincidir la evidencia con los perfiles de riesgo del cliente. Varias políticas operativas y regulatorias guían este análisis, señalando posibles infracciones para una mayor investigación. Las actualizaciones regulares del perfil de riesgo del cliente forman una parte crítica del proceso, junto con la necesidad de que cualquier desviación se investigue más a fondo.
Los patrones de transacción anteriores y la comunicación continua con el cliente ayudan en la recopilación y comprensión de pruebas, particularmente cuando se identifican riesgos potenciales. En el caso de clientes de alto riesgo, se emplean medidas de investigación reforzadas, con fuentes de datos externas. La revisión final por parte del Oficial de Informes de Lavado de Dinero (MLRO) o Jefe de Cumplimiento potencialmente conduce a la presentación de un informe de transacción sospechosa ante el regulador. A lo largo de este proceso, la confidencialidad sigue siendo primordial, enfatizando la importancia de la transparencia, la diligencia y el cumplimiento de los requisitos reglamentarios para mantener la integridad de los sistemas financieros.
