El cumplimiento de las regulaciones ALD / KYC requiere un enfoque meticuloso y estructurado en la redacción de informes de investigación, asegurando que el análisis exhaustivo y la revisión de la evidencia se reflejen adecuadamente y que todas las leyes y regulaciones relevantes estén debidamente referenciadas.
Al preparar el borrador del informe de investigación, es importante seguir un enfoque estructurado. El equipo de cumplimiento se centra ampliamente en la parte narrativa del informe de investigación y, en algunos casos. El equipo de investigación de cumplimiento debe poseer un sólido conocimiento de las leyes y regulaciones ALD / KYC aplicables. Porque realizar investigaciones de transacciones y redactar el informe de investigación requiere la aplicación de conocimientos de cumplimiento normativo, relevantes para la institución.
El equipo de cumplimiento redacta el informe de investigación después de un análisis exhaustivo y una revisión de la evidencia recopilada relacionada con la transacción o serie de transacciones. Dicho proyecto de informe de investigación debe basarse en un enfoque basado en el riesgo y destacar los riesgos clave y significativos de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, que se identifican durante el proceso de investigación y revisión.
El informe debe redactarse en una secuencia lógica y contener todas las referencias aplicables pertinentes al ALD / KYC y otras leyes y regulaciones aplicables, como las regulaciones relacionadas con las remesas, el cambio de divisas, la gestión de divisas, la gestión de riesgos, la seguridad de la información, las transacciones transfronterizas, etc.
Cumplimiento de las regulaciones ALD / KYC: Preparación del borrador del informe de investigaciones
El proceso de investigación de casos de LA/FT implica la revisión de las transacciones financieras históricas y otra información relacionada, para identificar las causas fundamentales del evento de LA/FT que ocurrió en la entidad. Por lo tanto, todas esas revisiones realizadas deben documentarse en el proyecto de informe de investigación.
El informe de investigación debe incluir el tipo de cliente y transacción bajo investigación, investigación y planificación realizada para la investigación, tipo y naturaleza de la evidencia en el sitio y fuera del sitio recopilada, proceso de revisión y análisis seguido, infracciones identificadas relacionadas con el cumplimiento y los controles internos, sesgos de gestión observados, la información solicitada pero no recibida o proporcionada, partes interesadas involucradas, detalle del cliente antiguo y actualizado si hay perfiles de riesgo, beneficiarios y jurisdicciones involucradas, leyes y regulaciones locales y transfronterizas aplicables, etc.
El informe también debe resaltar cualquier otra anomalía o sospecha anterior identificada durante la investigación de la transacción para informar cualquier incidente de delito financiero ocurrido anteriormente.
Para evaluar la recurrencia de las actividades de ML / TF en el futuro en cualquier departamento o función particular de la empresa, los investigadores analizan las tendencias e incidentes de delitos financieros históricos y actuales, para establecer las interconexiones entre ellos. Esta evaluación de la conexión debe destacarse en el informe de investigación de la transacción, para la revisión de la alta dirección.
El equipo encargado del cumplimiento debe asegurarse de que las pruebas o los hechos reflejados en el informe de investigación sean correctos y, por lo tanto, debe reconsiderar la información importante y clave antes de documentar y finalizar el informe de investigación de la transacción. También es responsabilidad del oficial de denuncia de blanqueo de dinero realizar un examen detallado del informe de investigación antes de compartirlo con la alta dirección o las autoridades reguladoras si es necesario.
Esta referencia cruzada por parte de la MLRO o el jefe de cumplimiento debe considerar los riesgos de ML / TF identificados durante el proceso inicial de investigación y planificación, la evidencia real recopilada, los nuevos riesgos e infracciones identificados, las leyes y regulaciones aplicables, los requisitos de las políticas internas y las mejores prácticas necesarias de la industria si es necesario o está disponible.
Se pueden utilizar diferentes herramientas para rastrear la información relevante para la preparación de los informes de investigación y su presentación. Las herramientas se pueden utilizar para recopilar información sobre datos de transacciones, datos de perfil de cliente, actividad de la cuenta y otra información. El sistema permite al equipo de cumplimiento de AML verificar las bases de datos de información para reunir toda la información disponible en una forma concisa para su análisis, revisión por parte de la gerencia y aprobación. Los investigadores se centran en determinar de dónde vino el dinero, qué le sucedió mientras estaba en el banco y a dónde fue cuando se fue. Toda esa información debe reflejarse en el informe de investigación.
Después de redactar y revisar el informe, el equipo de AML comparte o discute el borrador del informe con los propietarios del proceso o las partes interesadas, para obtener más información o referencias cruzadas. Las aportaciones obtenidas de las partes interesadas también se reflejan en el informe, solo si son fiables y pertinentes.
Al redactar el informe, es importante ser objetivo, objetivo y conciso. Use un lenguaje claro y evite la jerga o los términos técnicos que pueden ser difíciles de entender para los lectores. Asegúrese de citar todas las fuentes y proporcionar evidencia suficiente para apoyar cualquier conclusión o recomendación. Finalmente, revise el informe cuidadosamente para garantizar la precisión y la claridad.
Reflexiones finales
La redacción de un informe de investigación es un proceso integral que requiere una preparación meticulosa, una ejecución estructurada y una comprensión profunda de las leyes y regulaciones ALD / KYC aplicables. El equipo de cumplimiento tiene la responsabilidad de crear una narrativa convincente que identifique los riesgos de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo, rastree el historial transaccional, tome nota de cualquier violación o anomalía y garantice que todos los aspectos de la investigación estén adecuadamente documentados y verificados. Dicho informe debe crearse siguiendo un enfoque basado en el riesgo, centrándose en todas las posibles áreas de preocupación.
Además, el informe debe proporcionar una descripción detallada de los perfiles de los clientes, los beneficiarios, las jurisdicciones involucradas y las leyes aplicables. El uso de herramientas avanzadas también es fundamental para consolidar la información relevante y garantizar un análisis exhaustivo. Como paso esencial, compartir el informe con las partes interesadas para obtener información adicional y verificación cruzada garantiza su validez e integridad. En general, la calidad, precisión y minuciosidad de un informe de investigación son cruciales para el cumplimiento normativo, la gestión eficaz de riesgos y el posterior proceso de toma de decisiones estratégicas.
