La recopilación de evidencia en el sitio y fuera del sitio son dos procesos distintos que los investigadores pueden usar para recopilar evidencia durante una investigación. Cada método tiene sus ventajas y desventajas, y la elección de cuál utilizar depende de las circunstancias específicas del caso.
El proceso de recopilación de evidencia en el sitio significa obtener datos, información, hechos y otros detalles necesarios sobre la transacción, visitando la sucursal o ubicación de la oficina en particular, donde se colocan dichos datos, información o evidencia. Esto puede requerir una discusión de los hechos con otros funcionarios delegados en diferentes oficinas o sucursales.
El proceso de recopilación de evidencia fuera del sitio significa realizar una revisión y análisis de una transacción e información relacionada con el cliente, como el perfil de conozca a su cliente (KYC), por parte del equipo de cumplimiento en el sistema de cumplimiento AML.
Proceso de recopilación de pruebas in situ y fuera del sitio para investigaciones
Por pruebas se entiende toda la información o los datos utilizados para comprender los hechos e investigar el incidente de fraude. La recopilación de pruebas es una de las partes más importantes de la identificación e investigación de fraudes. Este artículo profundiza en la «Recopilación de pruebas» contra el fraude. El equipo de cumplimiento de AML necesita reunir diferentes tipos de evidencia para las investigaciones en el sitio y fuera del sitio. Para la investigación fuera del sitio, algunas pruebas pueden estar fácilmente disponibles para el equipo de investigación de AML, como las políticas ALD / CFT, la política de incorporación de clientes, la política de sanciones, la política de clientes prohibidos y los procedimientos relacionados.
La decisión de recopilación de evidencia en el sitio y fuera del sitio depende de varios factores y circunstancias, incluida la naturaleza de la transacción, la importancia de la transacción, el tipo de cliente, el alto riesgo o normal, los beneficiarios involucrados, la fuente de fondos, la disponibilidad del perfil KYC actualizado del cliente, etc.
Además, se consideran las políticas, procedimientos, leyes y reglamentos aplicables, para desarrollar el enfoque de recopilación de pruebas, ya que puede haber casos en que el equipo de cumplimiento pueda necesitar coordinar con las partes interesadas pertinentes dentro de la institución, para reunir la evidencia necesaria, que el equipo de cumplimiento puede no tener por sí mismo, como en los casos de remesas extranjeras entrantes y salientes o transacciones de divisas, Es posible que el equipo de cumplimiento deba coordinarse con las sucursales para obtener la información y los detalles necesarios.
Todos los factores más amplios relacionados con la recopilación de pruebas anteriores deben ser considerados por el equipo de investigación de cumplimiento, antes de decidir sobre el enfoque y el proceso de recopilación de pruebas.
El equipo de investigación AML trabaja según los programas de investigación definidos. Su propósito es obtener pruebas suficientes y apropiadas relacionadas con transacciones sospechosas. El equipo de investigación de AML explora diferentes fuentes de evidencia para reunir evidencia apropiada, incluida la realización de entrevistas directas con sospechosos, entrevistas de colegas del sospechoso, observación del comportamiento del empleado, recorridos de transacciones y sistemas, confirmaciones de terceros o verificaciones físicas.
En el proceso de recopilación de información y pruebas, se debe garantizar que el caso no sea muy complicado de investigar. El enfoque correcto y la selección de las fuentes de pruebas adecuadas hacen que el proceso de investigación sea lógico y esté orientado a los resultados.
Todos los datos o información recopilados de diferentes fuentes y mediante diferentes técnicas deben registrarse adecuadamente de manera secuencial y lógica, y los fragmentos de evidencia recopilados deben corroborarse entre sí. Por lo tanto, la presentación y el registro de pruebas relacionadas con transacciones sospechosas de AML son partes importantes de la realización de investigaciones de transacciones.
Para las investigaciones fuera del sitio, la evidencia directa relacionada con la transacción sospechosa es evidencia, reunida por el equipo de investigación AML, directamente antes de realizar los procedimientos de investigación, como la información recopilada al entrevistar al sospechoso u observar el comportamiento de los empleados.
El equipo de AML puede reunir evidencia electrónica o en papel. En el entorno digital actual, la pista de auditoría es mantenida por las instituciones en forma de registros electrónicos utilizando computadoras personales y otros dispositivos electrónicos. En el entorno electrónico, el equipo de investigación de AML realiza investigaciones forenses informáticas mediante la incautación y el análisis de datos electrónicos. Las legislaciones permiten el uso de investigaciones forenses informáticas como una parte importante de toda la investigación AML porque tiene un impacto en la capacidad de una institución para investigar transacciones sospechosas.
La evidencia directa se considera evidencia más valiosa porque es obtenida directamente por los expertos debido a una planificación adecuada y un acercamiento directo a la evidencia. Existe la posibilidad de que se obtengan pruebas directas sin realizar ningún procedimiento específico de recopilación de pruebas, como que el cliente o la empresa proporcionen información sobre el fraude contra el empleado o que el sospechoso se entregue ante el equipo de investigación de AML y proporcione toda la información relevante. Esto ocurre cuando la persona que ha cometido el fraude siente miedo al castigo que se le puede imponer al probar el fraude.
Reflexiones finales
En general, la elección de si utilizar la recopilación de evidencia in situ o fuera del sitio depende de las circunstancias específicas del caso, incluida la naturaleza del incidente, la disponibilidad de recursos y los objetivos de la investigación. En muchos casos, una combinación de recopilación de evidencia en el sitio y fuera del sitio puede ser el enfoque más efectivo para recopilar evidencia y realizar una investigación exhaustiva.
