Notificar a la alta gerencia o junta directiva sobre el SAR que ha presentado es muy importante en las reglas y regulaciones SAR. Después de decidir presentar un SAR, la institución debe informar la actividad a su agencia reguladora, a la policía o a ambos, según lo definido por las regulaciones aplicables dentro de su jurisdicción.
Muchas jurisdicciones requieren que los informes de transacciones sospechosas o STR se presenten dentro de los días específicos posteriores al descubrimiento de actividades potencialmente sospechosas. En muchas jurisdicciones, es un requisito informar cierta información sobre los informes sobre transacciones sospechosas a la alta dirección o a la junta directiva.
La importancia de notificar a la alta dirección
La mayoría de las regulaciones no exigen un formato de notificación en particular, y las instituciones financieras deben tener flexibilidad para estructurar su formato. Por lo tanto, es posible que no se exija a las instituciones financieras que proporcionen copias reales de los SAR a la junta directiva o a un comité de la junta. Alternativamente, las instituciones financieras pueden proporcionar resúmenes, tablas de SAR presentadas para tipos específicos de violación u otros formularios de notificación.
Independientemente del formato de notificación utilizado por la institución financiera, la administración debe proporcionar información suficiente sobre sus presentaciones SAR a la junta directiva o a un comité apropiado para cumplir con sus deberes fiduciarios, teniendo en cuenta la naturaleza confidencial de la SAR.
Además, tenga en cuenta que, en algunos casos, si la actividad presenta un riesgo significativo o potencialmente continuo para la institución, los líderes de la institución deben ser informados, ya que se pueden tomar decisiones de alto nivel con respecto a posibles cambios en los sistemas, personal, productos, servicios o relaciones particulares mantenidas por la institución.
Un programa contra el lavado de dinero o AML que cumpla con las normas y sea efectivo incluye la participación activa y la supervisión de la junta directiva o la alta gerencia de un prestamista hipotecario. La participación activa y la supervisión requieren recopilar suficiente información sobre las investigaciones y presentaciones de SAR para que la junta o su equivalente, como un comité de alta gerencia, pueda cumplir con sus deberes fiduciarios para con la empresa.
Varias agencias federales han emitido una guía sobre los requisitos de notificación de los miembros de la Junta. Esta guía puede ser útil para los prestamistas hipotecarios para determinar cómo y qué comunicar sobre las presentaciones de SAR a la junta directiva o a los miembros de la alta gerencia.
Reflexiones finales
Algunos SAR deben ser revisados individualmente por la junta directiva o un comité designado de la junta. Se alienta a las instituciones financieras a desarrollar sus propios parámetros para definir un SAR significativo que requiera revisiones completas. Dicha guía debe estar escrita y formalizada dentro de la Ley de Secreto Bancario, o las políticas y procedimientos de BSA aprobados por la junta.
