El proceso de toma de decisiones de la RAE es intrínsecamente subjetivo.  El enfoque principal de los auditores y reguladores es esencialmente si una institución financiera tiene un proceso efectivo de toma de decisiones SAR, no decisiones SAR individuales. 

El proceso de toma de decisiones de la RAE

Los exámenes reguladores y los procedimientos de auditoría de terceros pueden revisar las decisiones individuales sobre los RAS como medio para comprobar la eficacia del proceso de supervisión, notificación y toma de decisiones sobre los RAS; sin embargo, en aquellos casos en los que una institución financiera tiene un proceso establecido de toma de decisiones sobre los RAS, ha seguido las políticas, los procedimientos y los procesos existentes, y ha decidido no presentar un RAS, no debe ser criticada por no presentar un RAS a menos que el fallo sea significativo o vaya acompañado de pruebas de mala fe.

Ya sea que una investigación de RAS sea impulsada por una notificación del personal de primera línea, a través de una alerta del sistema automatizado de vigilancia, como resultado de otro método de vigilancia interna, o a través de una fuente externa, como el periódico u otros medios de comunicación, el proceso de toma de decisiones de RAS de una institución financiera debe comenzar con los requisitos mínimos de presentación de acuerdo con las leyes y reglamentos locales.

Banderas rojas generales que desencadenan el proceso de toma de decisiones del RAS

Las banderas rojas generales que pueden desencadenar el proceso de toma de decisiones del RAS pueden ser las siguientes:

• En primer lugar, las transacciones que muestren indicios de posible blanqueo de dinero u otra actividad ilegal
• En segundo lugar, las transacciones están diseñadas para evadir las leyes locales contra el lavado de dinero o sus regulaciones de implementación.
• En tercer lugar, las transacciones que no tienen una finalidad comercial o aparentemente lícita o que no son una actividad esperada para la relación de consumo. Después de examinar los hechos disponibles, incluidos los antecedentes y el posible propósito de la transacción, la institución no conoce ninguna explicación razonable.

Si se aplica cualquiera de los requisitos anteriores o los requisitos mínimos de presentación de acuerdo con las leyes y reglamentos locales, se debe realizar una investigación de RAS, que eventualmente conducirá a una presentación de RAS.  Cabe señalar que la razón «sin pérdida para la institución financiera o el consumidor» no es una razón válida para no presentar la declaración.

Para los casos que puedan caer en un área gris, una institución financiera debe incorporar la información recibida en la apertura de la cuenta y el monitoreo continuo para ayudar en el proceso de toma de decisiones de presentación de SAR .  Los programas integrales de cumplimiento y diligencia debida del cliente deben garantizar que una institución financiera pueda responder a las siguientes preguntas:

¿Son las transacciones coherentes con el objetivo de la cuenta? ¿Existe una explicación razonable para las transacciones realizadas? ¿Y qué otra información está disponible para ayudar en la decisión? Las respuestas a estas preguntas deben guiar a los profesionales de la delincuencia financiera a la hora de decidir si presentan o no un RAS.

Cuestiones que hay que abordar antes de diseñar el proceso de toma de decisiones del RAS

Antes de diseñar y poner en práctica el proceso de toma de decisiones de la RAS, hay numerosas cuestiones que deben abordarse, entre ellas:

• ¿Cómo se documenta algo que no se ha hecho, como no presentar un RAS?
• ¿Qué se necesita para respaldar un SAR presentado?
• ¿Quién debe tomar las decisiones sobre la presentación de SAR?
• ¿Cuánto tiempo se concede para presentar un informe sobre una actividad inusual identificada?
• ¿Cuándo empieza a correr el «reloj» de las presentaciones de SAR?

Requisitos de identificación y seguimiento meticulosos

Un sistema de control de las transacciones suele centrarse en tipos específicos de transacciones, sobre todo las que implican grandes cantidades de dinero en efectivo y/o transacciones procedentes de zonas geográficas extranjeras, e incluye una revisión manual de varios informes para identificar actividades inusuales. Entre ellos se encuentran los informes de actividad monetaria, los informes de transferencias de fondos, los informes de ventas de instrumentos monetarios, los informes de cambios significativos de saldo, los informes de transacciones en cajeros automáticos, los informes de fondos insuficientes (NFS) y otros informes. El procedimiento consiste en revisar los informes diarios, los informes que cubren un periodo de tiempo específico o una combinación de ambos.

Esto presenta una serie de dificultades:

• Manejo de grandes volúmenes de datos: La mayoría de los sistemas heredados son incapaces de analizar y almacenar grandes volúmenes de datos.
• Actualización de las reglas de identificación: Los bancos utilizan un conjunto específico de filtros o reglas para ayudar a identificar comportamientos «sospechosos». Dado que la definición de «sospechoso» cambia constantemente, la actualización del sistema con nuevas normas puede llevar mucho tiempo y ser compleja.
• Numerosas fuentes de datos: Al crear informes, el sistema hace referencia a datos procedentes de varias fuentes, lo que hace necesario volver a consultar y cruzar datos con frecuencia. Cuando se trata de grandes cantidades de datos, pueden surgir problemas de linaje y vinculación de datos, lo que lleva al siguiente reto.

• Exactitud de los datos: Para garantizar la exactitud de los datos, los revisores deben cotejar constantemente la fuente de datos y compararla con los datos obtenidos en los informes. Dado que el SAR exige que las actividades sospechosas se notifiquen en un plazo determinado, la calidad de los datos adquiere una importancia aún mayor.

• Generación y actualización frecuente de informes: Aunque la FinCEN ha simplificado el requisito de formato de los informes, los informes generados por los bancos deben actualizarse periódicamente para estar al día.

Reflexiones finales

También es fundamental hacer un seguimiento de las decisiones de presentación de SAR. La documentación exhaustiva sirve como registro del proceso de toma de decisiones de los SAR y es un signo de un programa BSA sólido. Cuando su institución se enfrente a una investigación de RAS, tenga en cuenta estas directrices a la hora de decidir si se presenta o no.