¿Qué es la conservación de documentos? La conservación de registros es una práctica mediante la cual las organizaciones mantienen registros confidenciales de sus investigaciones durante algún tiempo y luego emplean un sistema de acciones para redirigirlos, almacenarlos o eliminarlos. Los registros pueden considerarse pruebas de una decisión o transacción dentro de las operaciones de investigación y deben conservarse todo el tiempo que se requiera o durante el periodo que sea necesario por parte de los investigadores o de la dirección de la empresa, legal o reglamentaria.

¿Qué es la conservación de documentos?

En función de las normas de investigación o de las necesidades de la empresa, algunos registros pueden conservarse durante más tiempo o incluso almacenarse de forma diferente a otros.

La conservación de registros se rige por un sistema de políticas, programación e infraestructura que permite a los administradores cumplir con las normativas, leyes y mejores prácticas empresariales.

Hay tres componentes principales para el éxito de una estrategia de conservación de documentos. Estos son:

Un calendario de conservación – Un sistema de clasificación que normaliza los diferentes tipos de registros que gestiona la investigación y el tiempo que deben conservarse. Un calendario de conservación satisfactorio se actualiza de forma rutinaria para garantizar que las normas de conservación de registros incluidas en el calendario cumplen con todas las leyes y reglamentos que les conciernen.

Políticas de retención – Las políticas de retención de registros rigen la clasificación, el almacenamiento, la conservación y la destrucción de todos los registros de una investigación. Estas políticas ayudan a garantizar que los documentos importantes no se manipulen de forma incorrecta y que los documentos temporales se desechen rápidamente para reducir el riesgo y mantener el sistema de gestión de documentos limpio, coordinado y seguro.

Infraestructura de registros – Los registros que mantiene una organización deben ser fáciles de buscar, recuperar y actualizar en cualquier momento. Ya sea para prepararse para una auditoría, para acceder a la información de los clientes o para realizar cambios en documentos importantes, disponer de un sistema de gestión de registros digital centralizado y manejable garantiza que los calendarios y las políticas de conservación se sigan de forma fácil y coherente.

Las cualidades de un sistema de gestión de registros exitoso deben incluir:

• Seguridad configurable: Los niveles de acceso a documentos o carpetas específicas deben ser fáciles de gestionar por los administradores de registros para ayudar a la seguridad de los clientes y las empresas.
• Búsqueda y recuperación sencillas: Los registros deben ser accesibles inmediatamente cuando se soliciten, ya sea por los profesionales de la empresa o a través de portales públicos para los clientes.
• Almacenamiento centralizado: Ya sea en las instalaciones o en la nube, los registros deben organizarse en un repositorio digital intuitivo y fácil de mantener.
• Apoyo intuitivo a la auditoría: A menudo, es tan (o más) importante poder demostrar que la organización siguió correctamente la normativa una vez finalizado el periodo de conservación que poder encontrar algo durante el mismo. Un sistema que apoye el proceso de auditoría puede ser muy valioso en cualquier organización.
• Procesos automatizados de gestión de registros: El ciclo de vida de cualquier tipo de registros debe ser rastreado y mantenido con tecnología de automatización de procesos incorporada a la infraestructura, lo que resulta en un almacenamiento, acceso, archivo y clasificación transparentes y sin fisuras de cualquier registro en una organización.

Reflexiones finales

Las organizaciones deben poder confiar en la exactitud y fiabilidad de sus datos cuando se trata de información. Si no son capaces de hacerlo, corren el riesgo de perder una cantidad importante de dinero o de quebrar el negocio. La conservación de registros es el proceso que garantiza que las organizaciones guarden y almacenen sus registros de forma segura para fines de archivo, recuperación de datos, elaboración de informes, mantenimiento de registros y facturación.

La conservación de los registros tiene dos propósitos: la documentación legal y la recuperación de desastres. La documentación legal suele ser necesaria para las demandas o los litigios. Cuando el centro de datos de una empresa resulta dañado o destruido, es necesario proceder a la recuperación de desastres.