Los requisitos de mantenimiento de registros y documentación se refieren a las políticas, procedimientos y prácticas que las organizaciones utilizan para crear, organizar, almacenar y administrar información. Estos requisitos pueden ser establecidos por organismos reguladores o estándares de la industria, o pueden ser establecidos internamente por la propia organización.
Las empresas deben mantener registros de la identidad del cliente y las transacciones como prueba del trabajo realizado para cumplir con las obligaciones reglamentarias y legales locales. En casos sospechosos, los registros se envían a la policía, y la policía puede investigar los registros. Las empresas pueden usar estos registros como evidencia si la policía investiga actividades sospechosas.
Por lo tanto, en los registros mantenidos, las empresas deben mantener registros adecuados apropiados para la complejidad, escala y naturaleza del negocio y hacerlos accesibles según lo exijan las regulaciones locales. Al mismo tiempo, las empresas deben mantener dichos registros actualizados, por lo que también deben gestionar bien su comunicación con sus clientes para actualizar su información.
Mantenimiento de registros y requisitos de documentación
Las regulaciones AML requieren que las transacciones realizadas a lo largo de la vida de la relación comercial se mantengan como parte de los registros de la empresa. Los registros de transacciones pueden ser los siguientes; Notas de crédito y débito, cheques y correspondencia. Las empresas deben asegurarse de que se mantenga una pista de auditoría satisfactoria en una forma que pueda compilarse y se cree un perfil financiero para cuentas o clientes sospechosos.
Se requiere que las organizaciones preparen y mantengan los registros relacionados con AML y CTF de manera adecuada. Las organizaciones generalmente mantienen registros para fines de AML y CTF, incluidos los informes enviados a las autoridades reguladoras sobre transacciones sospechosas, propiedad terrorista, informes de grandes transacciones en efectivo, grandes informes de transacciones de moneda virtual e informes de transferencia electrónica de fondos.
Además, es posible que se requiera que las organizaciones mantengan grandes registros de transacciones en efectivo, grandes registros de transacciones de moneda virtual, registros de transacciones por encima de montos especificados, registros de transferencias electrónicas de fondos de montos específicos, registros de transferencias de moneda virtual, tickets de transacciones de cambio de moneda extranjera, boletos de transacción de cambio de moneda virtual, etc.
También se mantienen los registros de la cuenta, incluidos los registros de los titulares de cuentas, sus tarjetas de firma, el uso previsto de una cuenta, las solicitudes, los acuerdos operativos de la cuenta, los comprobantes de depósito, los estados de cuenta, los registros de cheques compensados, etc.
Se requiere que los registros de los clientes se mantengan de la manera más descriptiva posible. Ser descriptivo al registrar la naturaleza del negocio u ocupación principal de un cliente ayudará a determinar si una transacción o actividad es consistente con lo que se esperaría de ese cliente. Por ejemplo, cuando la ocupación del cliente es «gerente», el registro debe reflejar el área de administración, como «gerente de reservas de hotel» o «gerente de tienda de ropa minorista». Cuando el área de negocio principal de una entidad es «ventas», el registro debe especificar el tipo de ventas, como «ventas farmacéuticas» o «ventas minoristas».
Reflexiones finales
Los requisitos efectivos de mantenimiento de registros y documentación son esenciales por muchas razones, incluido el cumplimiento legal, la gestión financiera, la garantía de calidad, la gestión de riesgos y la retención de conocimientos. En general, los requisitos efectivos de mantenimiento de registros y documentación son esenciales para que las organizaciones operen de manera eficiente, minimicen el riesgo y garanticen el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
