Por lo general, los informes de actividades sospechosas deben presentarse con prontitud, es decir, sin una demora excesiva.  Los tiempos específicos pueden diferir de una jurisdicción a otra, pero una buena práctica es 24 o 48 horas después de que esté claro que se debe presentar un SAR.  Es importante recalcar que no es necesario presentar la declaración de forma inmediata sino con prontitud. 

Momento de la notificación de actividades sospechosas

La diferencia es que usted también necesita tiempo para buscar toda la información, reunir los documentos y redactar el RAS.  En los EE. UU., se requiere que un SAR se presente a más tardar 30 días calendario después de la fecha de detección inicial de los hechos que pueden constituir una base para presentar un SAR.

La frase «detección inicial» no debe interpretarse como el momento en que una transacción se destaca para su revisión en el sistema de supervisión de transacciones de una institución financiera.  Varias transacciones legítimas podrían levantar una bandera roja simplemente porque son inconsistentes con la actividad normal de la cuenta de un titular de cuenta.  Por ejemplo, una inversión en bienes raíces, la recepción de una herencia o un regalo, pueden hacer que una cuenta tenga un crédito o débito significativo que sería inconsistente con la actividad típica de la cuenta. 

El sistema automatizado de control de cuentas de la institución financiera o el descubrimiento inicial de información, como los informes generados por el sistema, pueden señalar la transacción; sin embargo, esto no debe considerarse como la detección inicial de una actividad potencialmente sospechosa.  El período de 30 días o 60 días no comienza hasta que se realice una revisión adecuada. Se determina que la transacción que se está revisando es «sospechosa» en el sentido de la regulación del SAR.

La conclusión es que una institución financiera debe tener procedimientos y procesos razonables para identificar actividades potencialmente sospechosas.  Cuando hacen esto, el plazo de presentación de SAR no comienza hasta que la institución financiera realiza una revisión formal de la transacción y determina que es sospechosa.  Una vez determinado, comienza el plazo para la presentación del SAR .

Sin embargo, casi siempre hay una excepción a la regla. En algunos casos, incluso 24 o 48 horas pueden ser demasiado tiempo para que la información llegue a la UIF. Por ejemplo, un caso de financiación del terrorismo puede requerir una llamada inmediata a la UIF, para que pueda controlar la situación mientras se redacta el RAS. Algunas jurisdicciones tienen SAR normales y SAR prioritarios. Los RAS prioritarios hacen que la UIF sea consciente de la urgencia del asunto. Incluso si su jurisdicción tiene RAS prioritarios, una llamada puede agilizar y facilitar muchas cosas.

Cumplimentación y presentación de SAR

La cumplimentación y presentación de los RAS es una parte importante del proceso de supervisión y notificación de los RAS. Deben establecerse políticas, procedimientos y procesos adecuados para garantizar que los RAS se presenten a tiempo, sean completos y precisos, y que la descripción ofrezca una descripción suficiente de la actividad denunciada, así como la base para su presentación. El FinCEN creó un nuevo formulario electrónico de declaración de actividades sospechosas (BSAR), que sustituyó al formulario FinCEN SAR-DI TD F 90-22.47. El BSAR normaliza los formatos de recogida de datos que pueden utilizarse en todos los sectores. El BSAR pasó a ser obligatorio el 1 de abril de 2013 y debe presentarse a través del sistema de presentación electrónica de la BSA de FinCEN. La BSAR no crea ni modifica los requisitos legales y reglamentarios existentes para los bancos.

En el BSAR se incluye una serie de datos adicionales relativos al tipo de actividad sospechosa y a los servicios financieros implicados. A efectos de presentación técnica, algunos campos del BSAR están marcados como «críticos». Esto significa que el sistema BSA E-Filing no aceptará presentaciones que dejen estos campos en blanco. El banco debe proporcionar la información solicitada o marcar la casilla«desconocido» junto a cada campo crítico para estos elementos. Independientemente de que los campos individuales se consideren críticos a efectos de presentación técnica, los bancos deben proporcionar la información de presentación más completa disponible de acuerdo con las expectativas regulatorias existentes.

Como parte de la revisión de los casos, los bancos deben comunicar cualquier información de la que tengan conocimiento o de la que sepan. Aparte de los campos críticos, la adición de elementos de datos nuevos y ampliados no implica que los bancos vayan a revisar o desarrollar nuevos programas para captar información que refleje las listas ampliadas. Para obtener más información sobre la presentación de solicitudes a través del sistema E-Filing de BSA, consulte el Apéndice T.

Momento de la presentación de un SAR

Las normas sobre SAR exigen que los SAR se presenten electrónicamente a través del sistema de presentación electrónica de la BSA en un plazo de 30 días naturales a partir del descubrimiento inicial de los hechos que puedan constituir una base para la presentación de un SAR. Si no se encuentra ningún sospechoso, el plazo para presentar un RAS se amplía a 60 días. Para determinar si se debe presentar un RAS, las organizaciones pueden necesitar revisar la actividad de las transacciones o cuentas de un cliente.

La necesidad de revisar la actividad o las transacciones de los clientes no siempre requiere la presentación de un RAS. El plazo para presentar un RAS comienza cuando la organización sabe o tiene motivos para sospechar que la actividad o las transacciones objeto de examen cumplen una o varias de las definiciones de actividad sospechosa, ya sea durante su examen o debido a otros factores.

El término«detección inicial» no debe entenderse como el momento en que se destaca una transacción para su revisión. Una serie de transacciones legítimas puede dar lugar a una señal de alarma por el simple hecho de no coincidir con la actividad normal de la cuenta del titular. Una inversión inmobiliaria (compra o venta), una herencia o un regalo, por ejemplo, pueden hacer que una cuenta tenga un crédito o un débito importante que no sea coherente con la actividad habitual de la cuenta.

El sistema automatizado de seguimiento de cuentas del banco o el descubrimiento inicial de información, como los informes generados por el sistema, pueden señalar la transacción; sin embargo, esto no debe considerarse como la detección inicial de una actividad potencialmente sospechosa. El período de 30 días (o 60 días) no comienza hasta que se realiza una revisión adecuada y se determina que la transacción que se está revisando es «sospechosa» en virtud de la normativa sobre RAS.

Calidad SAR

Los bancos deben presentar los RAS de forma completa, exhaustiva y puntual. En el SAR, los bancos deben incluir toda la información conocida del sujeto. No se puede exagerar la importancia de la exactitud de esta información. Una información inexacta en el RAS, o una narración desorganizada o incompleta, puede dificultar, si no imposibilitar, el análisis posterior. Sin embargo, puede haber razones legítimas para no incluir cierta información en un RAS, como cuando el declarante carece de la información necesaria. Una narración minuciosa y completa puede marcar la diferencia a la hora de determinar si las fuerzas del orden entienden la conducta descrita y su posible naturaleza delictiva.

Dado que la sección narrativa del SAR es la única área que resume la actividad sospechosa, se designa como «crítica» en el SAR. En consecuencia, no describir adecuadamente los factores que hacen que una transacción o actividad sea sospechosa socava el propósito del SAR.

FinCEN emite avisos y directrices que contienen ejemplos de «señales de alerta» para informar y ayudar a los bancos a informar sobre sospechas de lavado de dinero, financiamiento del terrorismo y fraude. La FinCEN solicita a los bancos que marquen la(s) casilla(s) correspondiente(s) en la sección de información sobre actividades sospechosas y que incluyan ciertos términos clave en la sección narrativa del SAR, con el fin de ayudar a las fuerzas del orden en sus esfuerzos por detectar estas actividades. El sitio web de FinCEN contiene los avisos y las orientaciones.

Notificación al Consejo de Administración de la presentación de SAR

Los bancos están obligados por la normativa sobre RASde su agencia bancaria federal a notificar al consejo de administración o a un comité apropiado del consejo que se han presentado RAS. Sin embargo, la normativa no especifica un formato de notificación concreto, y los bancos deben ser libres de diseñar el suyo propio. En consecuencia, los bancos pueden proporcionar copias reales de los RAS al consejo de administración o a un comité del consejo, pero no están obligados a hacerlo.

Los bancos también pueden proporcionar informes resumidos, cuadros de SAR presentados para tipos de infracción específicos u otras formas de notificación. Independientemente del formato utilizado por el banco, la dirección debe proporcionar suficiente información en sus declaraciones de RAS al consejo de administración o a un comité apropiado para cumplir con sus deberes fiduciarios, teniendo en cuenta la naturaleza confidencial del RAS.

Conservación de registros y documentación justificativa

Los bancos deben conservar copias de los RAS y la documentación de apoyo durante cinco años a partir de la fecha de presentación del RAS. El banco puede conservar copias en papel o en formato electrónico. Además, a petición de la FinCEN o de otro organismo policial o bancario federal apropiado, los bancos deben proporcionar toda la documentación que respalde la presentación de un SAR. La «documentación de apoyo» se refiere a cualquier documento o registro que haya ayudado a un banco a determinar si una actividad concreta requería o no la presentación de un RAS. No es necesario seguir un proceso legal para revelar la documentación de apoyo a la FinCEN o a otra agencia federal bancaria o policial apropiada.

Reflexiones finales

Una institución financiera debe presentar un informe de actividad sospechosa a más tardar 30 días naturales después del descubrimiento inicial de hechos que puedan constituir una base para presentar un informe de actividad sospechosa. Si no se ha identificado a ningún sospechoso en la fecha en que se descubrió el incidente que requería la presentación, una institución financiera puede posponer la presentación de un informe de actividad sospechosa durante 30 días naturales adicionales para identificar a un sospechoso. La notificación no debe demorarse más de 60 días naturales después de la detección inicial de una transacción declarable.

Ningún banco, ni ningún director, funcionario, empleado o agente de un banco, puede notificar a cualquier persona involucrada en la transacción que ésta ha sido reportada. Salvo que sea necesario para cumplir con las obligaciones y responsabilidades de la BSA, un RAS y cualquier información que revele la existencia de un RAS son confidenciales. Por ejemplo, la existencia o incluso la inexistencia de un SAR, así como la información contenida en el SAR en la medida en que la información revelaría la existencia de un SAR, deben mantenerse confidenciales.  Además, la FinCEN y las agencias bancarias federales consideran que los controles internos de un banco para la presentación de SAR deben minimizar los riesgos de divulgación.