Visión general de los controles internos. El control interno se refiere a los procesos, políticas y planes diseñados y desarrollados por el consejo de administración y aplicados a todos los niveles a través de la alta dirección de una organización. Los controles internos son los mecanismos, las normas y los procedimientos que una empresa pone en práctica para garantizar la exactitud de la información financiera y contable, promover la responsabilidad y prevenir el fraude.
Visión general de los controles internos
El control interno es responsabilidad de todos los que trabajan en la organización. Los controles internos contribuyen a evitar sorpresas y ayudan a una organización a avanzar hacia la consecución de sus objetivos y su misión. El control interno proporciona una garantía razonable sobre la eficacia y eficiencia de las operaciones, la fiabilidad de los informes financieros y el cumplimiento de las leyes y reglamentos.
Un sistema de control interno consta de controles operativos, financieros y de cumplimiento. La finalidad de este sistema es alcanzar los objetivos de la organización. El sistema de control interno garantiza la eficacia de las actividades empresariales y la fiabilidad de la información obtenida y producida. Todas las leyes y regulaciones aplicables son cumplidas por la gerencia y los empleados de la organización.
Un sólido sistema de control interno ayuda al consejo de administración y a la alta dirección de una organización a identificar, evaluar y mitigar los distintos tipos de riesgos y amenazas que pueden surgir en el cumplimiento de los objetivos empresariales. Los riesgos a los que puede estar expuesta una organización incluyen los riesgos operativos, de cumplimiento y financieros. Dichos riesgos pueden estar relacionados con diferentes departamentos, funciones o unidades dentro de una organización.
Un sistema de control interno abarca la jerarquía, las políticas, los procesos y los procedimientos operativos de una organización que, en conjunto, minimizan las posibilidades de ocurrencia de riesgos y garantizan el funcionamiento eficaz de las operaciones comerciales.
Un sistema de control interno robusto tiene como objetivo salvaguardar los activos físicos y la información para que no sean accedidos ni utilizados por personal no autorizado. Los activos pueden ser activos físicos, como propiedades, planta o equipo, y activos intangibles, como software o patentes.
El sistema de control interno requiere el desarrollo y mantenimiento de procesos y registros que generen información oportuna, relevante y fiable y que garanticen el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas internas aplicables. Un sistema de control interno eficaz reduce la posibilidad de que se produzcan errores o lagunas significativas por parte de la dirección y los empleados, y les ayuda a detectarlos a tiempo para mitigarlos adecuadamente.
El sistema de control interno varía de una organización a otra y se construye en función del tamaño y los requisitos empresariales de la organización. Las organizaciones pueden clasificarse en tres tipos para entender su necesidad de controles internos.
Evite las actitudes negativas
Las actitudes negativas hacia el sistema de controles internos conducen al incumplimiento de los componentes del sistema de controles internos, que incluyen la gobernanza, las políticas, los procedimientos y los procedimientos operativos estándar. Un tono fuerte desde la cúpula directiva en relación con los controles internos y las culturas de gestión de riesgos provoca la inculcación de la cultura de cumplimiento dentro de la dirección y los empleados de la organización.
Las actitudes negativas de los empleados hacia el sistema de controles internos pueden ser un indicio de los riesgos de fraude, ya que la no aceptación de los controles significa hacer el trabajo sin transparencia ni responsabilidad. Es responsabilidad de todos los miembros de la organización aceptar el sistema de control interno, formulado por el Consejo y la Dirección, para garantizar que la organización alcance sus metas y objetivos. Esto sucede cuando la dirección identifica a las personas y los puestos clave y críticos de la organización y ordena el establecimiento de fuertes controles y una cultura de cumplimiento con tolerancia cero.
Los jefes de departamento deben evaluar el comportamiento de los empleados que trabajan en su departamento para identificar cualquier actitud negativa hacia los controles internos o los actos de los empleados en los que se hayan infringido los controles. En estos casos en los que se infringen intencionadamente los controles, el jefe de departamento debe tomar medidas disciplinarias según las políticas de la organización
. Desde el punto de vista de la responsabilidad, ninguna infracción intencionada debe quedar sin atención. En caso de incumplimiento involuntario de los controles, se debe proporcionar la orientación adecuada y, cuando sea necesario, se debe organizar una formación para los empleados.
Los incumplimientos significativos de los controles y el comportamiento negativo hacia el sistema de controles internos deben ser investigados en detalle con la colaboración del departamento de gestión del riesgo de fraude para identificar los posibles factores de riesgo de fraude o la aparición de fraudes no denunciados anteriormente. Estos incumplimientos significativos de los controles deben ser elevados al nivel de la dirección para que reciban la orientación y la información adecuadas. La dirección debe evaluar la situación y, en consecuencia, proporcionar información a los jefes de departamento para garantizar que se eviten los incumplimientos.
Reflexiones finales
Los controles internos son los mecanismos, las normas y los procedimientos que una empresa pone en práctica para garantizar la exactitud de la información financiera y contable, promover la responsabilidad y prevenir el fraude. Los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la exactitud y puntualidad de los informes financieros, además de cumplir con las leyes y reglamentos y evitar que los empleados roben activos o cometan fraude.
