El sistema de cumplimiento: el monitoreo, análisis y evaluación precisos

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Compliance System

Un sistema de cumplimiento eficaz debe mejorarse y desarrollarse constantemente. Al mismo tiempo, los riesgos de corrupción que enfrentan las empresas pueden cambiar, así como la naturaleza y la escala de sus actividades, por lo que los procedimientos adoptados para reducir los riesgos también pueden requerir modificaciones.

Monitorear y probar un proceso de cumplimiento es una de las herramientas para mantener su efectividad operativa. Sin pruebas, es imposible identificar qué proceso de cumplimiento funciona adecuadamente y es adecuado y cuál necesita mejoras. El monitoreo y las pruebas también son una parte obligatoria del proceso de cumplimiento para combatir el soborno por la legislación de Ucrania.

Sistema De Cumplimiento

El propósito del proceso de monitoreo y prueba del sistema de cumplimiento

El propósito del proceso de monitoreo y prueba del sistema de cumplimiento es el siguiente:

  • Supervisar la implementación de las medidas del sistema de cumplimiento y verificar su efectividad
  • Detección de cualquier inconveniente en la adopción de procedimientos de cumplimiento o sus violaciones
  • Detección de manifestaciones de corrupción
  • Proporcionar y posteriormente implementar recomendaciones sobre las violaciones detectadas y tomar otras medidas correctivas apropiadas para mejorar la efectividad del sistema de cumplimiento

Al adoptar procedimientos de monitoreo y prueba en la empresa, es necesario, en primer lugar, determinar lo siguiente:

¿Qué necesita ser controlado y probado?

Todos los procesos del sistema de cumplimiento están sujetos a monitoreo. Sin embargo, será pertinente adoptar un enfoque orientado al riesgo para determinar la lista de procesos que se añadirán a la supervisión.

En primer lugar, deben incluirse en la lista los procedimientos de cumplimiento en los procesos a los que se asigna un alto nivel de riesgo sin tener en cuenta la aplicación de controles de cumplimiento.

Estas áreas de alto riesgo generalmente incluyen los siguientes procesos:

  • Contratación de empleados
  • Trabajo contractual
  • Celebración de acuerdos de carácter civil
  • Presentación de regalos por parte de la empresa
  • Realización de proyectos benéficos
  • Venta de servicios o bienes de la empresa a un precio con descuento o provisión de ofertas de precios individuales
  • Incurrir en gastos de representación
  • Recibir capacitación anticorrupción por parte de los empleados
  • Celebración de eventos de marketing o relaciones públicas
  • Aprobación de intermediarios y representantes de la empresa, especialmente en lo que respecta a las actividades legales y regulatorias de la empresa
  • Aprobación de fusiones y adquisiciones (M&A)
  • Adquisiciones
  • Línea directa
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¿Qué información se recopila durante la verificación?

Durante el monitoreo, los controles y procesos de cumplimiento se verifican en función de la evidencia documental recopilada de fuentes relevantes.

La recopilación independiente de información relativa a las transacciones puede realizarse en función del acceso a la función de cumplimiento de la información, por ejemplo, en el caso del flujo de documentos electrónicos y el acceso a él en la función de cumplimiento.

También puede depender de unidades responsables que proporcionen dicha información a petición o dentro de términos específicos, por ejemplo, proporcionando registros, informes, descargas de programas de contabilidad, etc. Las formas y términos para proporcionar dicha información pueden acordarse antes del procedimiento.

¿Quién es responsable del monitoreo?

El cumplimiento suele ser responsabilidad de la función de cumplimiento de la empresa.

Sin embargo, supongamos que es necesario agregar a la supervisión el proceso propiedad de la propia función de cumplimiento, por ejemplo, «Línea directa». En ese caso, el monitoreo y las pruebas deben delegarse a otra función de la empresa, si es posible, por ejemplo, a la auditoría interna. O, si hay recursos suficientes en la función de cumplimiento, es necesario asegurarse de que el monitoreo sea realizado por los empleados que no están involucrados en el proceso que se está verificando.

¿Cuáles son los métodos de monitoreo y prueba?

Al elegir un método de muestreo de las transacciones que se verificarán, es aconsejable adoptar un enfoque orientado al riesgo, es decir, tener en cuenta el nivel de riesgo del proceso, la presencia de las violaciones detectadas durante las inspecciones anteriores y el número de transacciones y otros criterios.

Por ejemplo, en una gran empresa para procesos con un gran número de transacciones en el trabajo contractual, se puede utilizar una muestra cuantitativa aleatoria para identificar el número de contratos para verificar la inclusión de cláusulas anticorrupción. Debe prestarse más atención a los contratos con un alto nivel de riesgo, como la participación de un intermediario y la participación de personas del medio político o PEP.

La frecuencia de realización del monitoreo se puede establecer en función de los recursos disponibles para la función de cumplimiento y las peculiaridades de la organización, el tamaño, el número de transacciones, etc. Pero en la práctica, el monitoreo y las pruebas trimestrales son óptimos para mantener el funcionamiento efectivo del sistema de cumplimiento.

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¿Cuándo se deben realizar el monitoreo y las pruebas?

Debe llevarse a cabo en procesos con menos transacciones, y se puede aplicar un mayor nivel de verificación continua de riesgos.

Sin embargo, supongamos que el nivel de una cultura de cumplimiento en la empresa es lo suficientemente alto y no se han detectado violaciones de acuerdo con los resultados de las inspecciones, por ejemplo. En ese caso, la vigilancia de esos procesos, si su nivel de riesgo es bajo, puede realizarse con menos frecuencia, pero deben incluirse en el plan de inspecciones durante el año de presentación de informes.

¿Cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del monitoreo?

Los términos para realizar el monitoreo y análisis de la información recopilada deben establecerse en función del volumen de información que se verificará, los recursos disponibles para la función de cumplimiento y otros factores que puedan afectar los términos.

¿Qué medidas deben tomarse con respecto a las violaciones detectadas o la ineficacia de los procesos de cumplimiento?

Si es posible, es deseable eliminar las deficiencias durante una inspección.

Si se detectan violaciones durante una inspección, sus consecuencias deben eliminarse. Es necesario evaluar la necesidad de eliminar la causa de su aparición para garantizar que esto no se repita.

Es necesario adoptar medidas, que pueden ser, por ejemplo:

  • Llevar a cabo sesiones adicionales de capacitación o instrucción
  • Resolución de conflictos de intereses
  • Corrección del trabajo de automatización del proceso de cumplimiento, si está disponible
  • Cambio de los procedimientos de cumplimiento
  • Introducción de nuevos procedimientos de cumplimiento
  • Realización de una investigación interna
  • Establecer nuevos plazos
  • Imposición de sanciones disciplinarias por la legislación laboral

Cada monitoreo y prueba debe comenzar con la verificación de la implementación de las recomendaciones proporcionadas de acuerdo con los resultados aprobados de inspecciones anteriores.

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¿A quién y cómo debe transferirse dicha información?

El informe de los resultados del monitoreo realizado se presenta al jefe de la empresa, quien considera los resultados de dicha inspección y, si es necesario, toma las decisiones necesarias. La información relativa a los procesos y/o transacciones en las que se detectan infracciones se envía a sus propietarios.

Y si hay una empresa matriz donde se implementa un sistema de cumplimiento, se puede enviar un informe a los representantes de su función de cumplimiento.

Reflexiones finales

A medida que las obligaciones de cumplimiento normativo continúan creciendo, es más importante que nunca tener una imagen clara de su desempeño en términos de buen gobierno y cumplimiento. Las organizaciones han respondido a este desafío implementando procesos de monitoreo de cumplimiento cada vez más estrictos. Las empresas más grandes y complejas, así como las más pequeñas y simples, enfrentan desafíos para cumplir con sus obligaciones en todas sus entidades. En esta sección, definimos el monitoreo del cumplimiento y examinamos por qué es tan importante en el panorama empresarial actual de legislación pesada.

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