Las comunicaciones adecuadas con los socios comerciales o la comunicación de cumplimiento son una parte integral de la cultura general de cumplimiento. La comunicación en el momento adecuado y con las partes interesadas adecuadas es la clave para el cumplimiento corporativo. Las organizaciones forman departamentos responsables de la identificación y comunicación oportunas de los requisitos y estándares reglamentarios aplicables.
La función de cumplimiento generalmente realiza estas funciones, donde se establecen los canales de comunicación con los socios comerciales y los departamentos internos para garantizar que los requisitos de cumplimiento se difundan y discutan.
Importancia de las comunicaciones con los socios comerciales
La comunicación con los socios comerciales garantiza que estén alineados con la visión de la organización de lograr el cumplimiento corporativo. Los socios comerciales apoyan a la organización en la realización de diferentes actividades, que pueden requerir la aplicación de las regulaciones. La comunicación con los socios comerciales garantiza que ambas organizaciones conozcan bien los requisitos reglamentarios clave y tomen medidas para desarrollar e implementar controles apropiados para mitigar los riesgos de incumplimiento.
La comunicación puede ser en forma de acuerdos escritos, correos electrónicos, memorandos, circulares o verbales. La forma preferida de comunicar los requisitos reglamentarios clave a los socios comerciales son los acuerdos escritos que sirven como base de cualquier condición de trabajo mutuo.
La comunicación y gestión de riesgos de cumplimiento es un proceso continuo de obtención y uso compartido de la información necesaria de los recursos internos y externos, que fluye hacia arriba, hacia abajo y en toda la organización. La misión, la visión y los valores fundamentales definen lo que una organización se esfuerza por ser y cómo lleva a cabo las actividades comerciales.
Comunican a las partes interesadas el propósito de la entidad. Para la mayoría de las entidades, la misión, la visión y los valores fundamentales permanecen estables a lo largo del tiempo, y generalmente se reafirman a través del establecimiento de estrategias. Sin embargo, también pueden evolucionar a medida que cambian las expectativas de las partes interesadas. Aclarar y comunicar los roles y responsabilidades a los socios comerciales ayuda a lograr la estrategia corporativa, los objetivos comerciales y la gestión de los riesgos de cumplimiento.
Cultura e información de cumplimiento
La cultura de cumplimiento y la comunicación de la información representan aspectos de apoyo de la gestión de riesgos de cumplimiento. La comunicación es el proceso continuo e iterativo de obtener y difundir información regulatoria con socios comerciales. La administración utiliza información relevante de fuentes internas y externas para respaldar la gestión de riesgos de cumplimiento.
La organización aprovecha los sistemas de información para capturar, procesar y administrar datos e información. La organización informa sobre el riesgo, la cultura y el rendimiento mediante el uso de información que se aplica a todos los componentes.
Existen diferentes enfoques para evaluar la gestión del riesgo institucional. Cuando la evaluación se realiza para comunicarse con las partes interesadas externas, se llevará a cabo teniendo en cuenta los principios establecidos en el marco. Al evaluar la gestión del riesgo institucional para fines internos, algunas organizaciones pueden optar por utilizar algún tipo de modelo de madurez para completar esta evaluación, reconociendo que el modelo debe adaptarse para abordar la complejidad del negocio.
Los factores que agregan complejidad pueden incluir, entre otras cosas, la geografía, la industria, la naturaleza, el alcance y la frecuencia del cambio dentro de la entidad, el desempeño histórico y la variación en el desempeño, la dependencia de la tecnología y el alcance de la supervisión regulatoria. Durante una evaluación, la administración también puede revisar la idoneidad de esas capacidades y prácticas, teniendo en cuenta la complejidad de la entidad y los beneficios que la organización busca obtener a través de la gestión de riesgos institucionales.
Reflexiones finales
¿Cuáles son los beneficios de comunicarse con socios comerciales? Las experiencias positivas deben compartirse ampliamente para aumentar la conciencia de su utilidad y significado. Por lo tanto, el mensaje, su alcance y cómo las personas interpretan y usan el mensaje de su asociación son fundamentales para su éxito.
