La adquisición o procedimiento de cumplimiento generalmente es implementado por empresas que tienen que seguir los requisitos reglamentarios de la industria, por cuya violación tendrán que pagar multas. Es decir, el cumplimiento es necesario para comprobar si la cooperación con una contraparte no infringirá la legislación nacional o la legislación aplicable y no dará lugar a consecuencias negativas.

Cumplimiento en Adquisiciones

El cumplimiento en las adquisiciones es el proceso en el que una parte verifica el cumplimiento de la otra parte con las reglas específicas de la industria y las reglas para hacer negocios de dicha parte, así como el cumplimiento del proceso de adquisición con los requisitos reglamentarios para reducir los riesgos potenciales.

Por regla general, se comprueba si la celebración de un acuerdo no causará un conflicto de intereses. Esta norma se aplica tanto si la parte cumple las normas de lucha contra la legalización del producto del delito como si aplica procedimientos para la protección de la información, procedimientos de lucha contra el fraude y la corrupción, y otros criterios.

La implementación del procedimiento de cumplimiento en la contratación también es necesaria para verificar el cumplimiento del participante con la legislación fiscal, la cooperación con empresas sujetas a sanciones, prácticas relacionadas con la corrupción y violaciones de la legislación laboral. En algunas empresas, dicha verificación se lleva a cabo dentro del cumplimiento. En otros, un proceso separado puede llamarse «diligencia debida».

Su principal diferencia es que no se imponen sanciones del regulador por no ejercer la debida diligencia. Es decir, la implementación de la debida diligencia no es obligatoria. Sin embargo, al comprar, es mejor verificar el riesgo de los participantes tanto como sea posible que incurrir en pérdidas más adelante. El cliente también puede verificar a los participantes de adquisiciones según otros criterios para asegurarse de que el participante es honesto.

Estos criterios dependen de lo siguiente:

• Un tipo de productos u obras a comprar;
• País de la ubicación de la empresa, puede haber restricciones legales para que las empresas trabajen en un determinado sector o cooperen con ciertas empresas, por ejemplo, la lista de la OFAC;
• Un país de ubicación de los clientes de la empresa, existen restricciones regulatorias específicas, como el GDPR en Europa;
• Membresía de la compañía en organizaciones internacionales o cotización de acciones de la compañía en bolsas internacionales.

¿Qué comenzar a verificar de un participante en la adquisición?

En primer lugar, es necesario verificar la capacidad jurídica para determinar la condición jurídica y el hecho de la inscripción de un participante en la contratación. También se puede comprobar que el estado legal está en línea con las bases de datos. Se ingresa un código de acuerdo con el Registro Estatal Unificado de Empresas y Organizaciones de Ucrania o un número de tarjeta de registro de contribuyente en la línea de búsqueda.

El siguiente paso será averiguar si el firmante del participante tiene la autoridad para emprender acciones legales en nombre del participante. Si se trata de un empresario individual, todo es simple y claro. Aún así, para verificar el volumen de poderes del firmante de una entidad legal, deberá verificar el estatuto y la orden de la entidad legal sobre el nombramiento del firmante.

Luego, es necesario verificar la presencia de NACE o KVEDs, confirmando que el participante puede realizar una actividad específica. Si el participante es un solo contribuyente, verifique si puede realizar un trabajo o vender bienes dentro de las actividades permitidas a contribuyentes individuales.

Cumplimiento tributario

Cuando queda claro que la entidad legal o el empresario verificado pueden estar de acuerdo con el organizador de la contratación, se verifica el estado de contribuyente de dicho participante. Es importante verificar si el participante es un contribuyente y determinar si el participante tuvo problemas con la legislación tributaria. El cumplimiento tributario del participante es importante porque la autoridad fiscal está autorizada a verificar todas las contrapartes del infractor, e incluso los contribuyentes honestos corren el riesgo de enfrentar al menos una inspección documental en caso de cooperación con contrapartes riesgosas.

Se debe verificar la existencia de deudas tributarias, y la existencia de deudas tributarias se verifica solicitando a la persona que proporcione los certificados fiscales pertinentes.

Luego se verifica si el participante tuvo disputas con las autoridades fiscales relacionadas con el bloqueo de facturas fiscales, la cancelación de gastos o el reconocimiento de transacciones económicas como irreales. Verificó si el participante estaba involucrado en algún proceso penal. Puede ser arriesgado para el organizador de adquisiciones si el participante acaba de entrar en una disputa fiscal o si el proceso penal se ha transferido al nivel de juicio. Pero en este caso, los pesos se dan a los detalles juntos. Los datos sobre los casos judiciales del participante se pueden verificar en el «Registro Estatal Unificado de Decisiones Judiciales» o en la pestaña «Tribunales» del sistema You Control.

Comprobación del origen del objeto de la contratación

Después de verificar el cumplimiento tributario, es importante verificar el estado legal de los bienes, productos o servicios que se comprarán, ya que esto puede afectar aún más la contabilidad, las consecuencias fiscales para el organizador de la adquisición, el tipo de acuerdo con el participante y otros factores. Por ejemplo, vale la pena determinar quién posee los derechos de dicho software al comprar software. Definir las consecuencias fiscales del pago de regalías en una compra determinada es importante.

Al ordenar trabajos de reparación complejos, deberá verificar cómo el participante usará el equipo propio o alquilado y solicitar que proporcione documentos que lo confirmen. Supongamos que el personal del participante proporciona el servicio. En ese caso, es necesario comprobar si dicho personal está empleado, tiene las cualificaciones requeridas y ha sido debidamente instruido. Esto se puede verificar pidiéndole al participante que proporcione copias de las órdenes de empleo y extractos de las sesiones informativas.

No es muy nuevo en el mundo, pero ahora, Ucrania tiene una política de imponer restricciones a la cooperación con ciertos países o entidades legales o la compra de un producto en particular. Estas sanciones generalmente tienen como objetivo reducir la agresión de ciertos países, ralentizar algunos sectores de las economías de dichos países, y también pueden dirigirse contra un grupo de personas. En las sanciones de Ucrania, las listas son compiladas por el Consejo de Seguridad Nacional y Defensa de Ucrania.

¿Qué más necesita verificar?

Las siguientes etapas de verificación dependen de las reglas internas de los organizadores de adquisiciones. Tales etapas de verificación como la verificación de violaciones de la legislación anticorrupción, anticompetitiva o procesamiento de datos personales son más típicas de las empresas internacionales presentes en el mercado ucraniano. Sin embargo, las grandes empresas nacionales también implementan estas advertencias en sus acuerdos.

Lo mínimo que debe verificarse al verificar al participante por delitos relacionados con la corrupción es si la persona está en el «Registro Estatal Unificado de Personas que Han Cometido Corrupción o Delitos Relacionados con la Corrupción».

En cuanto al cumplimiento anticompetitivo en la contratación, no afectará a las pequeñas y medianas empresas. Es importante que el organizador de la licitación elabore su documentación para que en el futuro no surjan preguntas o no se den preferencias a un participante sobre otro.

Reflexiones finales

El cumplimiento de las adquisiciones con frecuencia incluye el porcentaje de gasto influenciado por las adquisiciones o el monto del gasto del contrato. Algunas empresas realizan un seguimiento de qué tan bien utilizan proveedores designados y qué tan bien se desempeñan esos proveedores.

Lo menos probable es que escuche sobre los pagos a tiempo, la frecuencia con la que el departamento de cuentas por pagar utilizó el método de pago menos costoso o qué tan bien sus profesionales de abastecimiento se adhieren a los procesos y pautas acordados. Cada empresa parece tener su propia definición de cumplimiento de adquisiciones y áreas de enfoque sobre cómo abordarlo.