El cumplimiento legal es una noción bastante amplia e incluye el trabajo legal dentro de la empresa, como las relaciones legales corporativas y la legislación laboral, el apoyo de una empresa en las relaciones con las contrapartes y los clientes, y la representación ante las autoridades estatales.
El control jurídico se llevará a cabo en los siguientes ámbitos:
- Cumplimiento de la actividad realizada con los requisitos de la ley
- Apoyo legal de procesos internos en la empresa
- Preservación de secretos comerciales e información confidencial de la empresa
- Marcar a una contraparte antes de establecer relaciones comerciales
- Apoyo legal de procesos internos en la empresa
- Registro de acuerdos entre los fundadores
La actividad de la empresa a menudo se ve amenazada con el despido debido a conflictos entre los miembros. La legislación permite concluir un acuerdo corporativo para regular las relaciones entre los socios.
Un acuerdo corporativo es un acuerdo en virtud del cual los miembros de la compañía se comprometen a ejercer sus derechos y poderes de cierta manera o se abstienen de ejercerlos. El contenido de un acuerdo corporativo no está sujeto a divulgación. Es confidencial, por lo que puede contener disposiciones que no están especificadas en el estatuto y las decisiones de la asamblea general de miembros.
Un acuerdo corporativo típico puede incluir el sistema de gestión interno, los requisitos para atraer socios, cuestiones de distribución de beneficios, sanciones por el incumplimiento de los términos del acuerdo, etc.
Construyendo relaciones de cumplimiento legal con los empleados
Al realizar el cumplimiento legal, tenga en cuenta que los problemas en la empresa pueden surgir no solo debido a contrapartes sin escrúpulos, sino también debido a los empleados, lo que a menudo conduce a litigios y pone en peligro la reputación de la empresa.
El Código Laboral de Ucrania fue adoptado en la época soviética y no está adaptado a los riesgos actuales que los empleadores pueden enfrentar en las relaciones con los empleados.
El artículo 139 del Código establece la obligación de un empleado de trabajar honestamente, seguir oportuna y exactamente las órdenes del propietario u organismo autorizado, cumplir con la disciplina laboral y técnica, los requisitos de las regulaciones de protección laboral, tratar cuidadosamente la propiedad del propietario con quien se celebra el acuerdo de empleo.
Por lo tanto, para evitar conflictos con los empleados en el futuro, recomendamos que la empresa desarrolle y apruebe las siguientes regulaciones locales:
- Acuerdos de empleo típicos con empleados
- Acuerdos típicos sobre la plena responsabilidad material
- Descripciones de puestos
- Reglamento interno del trabajo
- Disposiciones relativas a las divisiones estructurales de la sociedad
- Disposiciones relativas a las primas
- Código de conducta ética de los empleados
- Una política de prevención, detección y gestión de conflictos de interés
- Procedimiento de tratamiento y protección de datos personales
Preservación de un secreto comercial e información confidencial de la empresa
La cuestión del acceso y uso de los datos que constituyen un secreto comercial y la información confidencial de la empresa debe resolverse con los empleados y sus contrapartes.
En lo que respecta a los empleados, esta cuestión puede abordarse mediante la elaboración y aprobación de disposiciones sobre secretos comerciales e información confidencial.
En esta situación, es necesario especificar lo siguiente:
- Definición de los términos «secreto comercial», «información confidencial» e «información que no se relaciona con un secreto comercial e información confidencial»
- Procedimiento de acceso a los datos constitutivos de secreto comercial e información confidencial
- Procedimiento de conservación y utilización de un secreto comercial e información confidencial
- Responsabilidad por la divulgación de datos que constituyen un secreto comercial e información confidencial
Además de esta disposición, se debe aprobar un modelo de obligación de no divulgación, que cada empleado firma mientras es contratado. Mientras trabaja con contrapartes, debe tener un acuerdo de confidencialidad típico, que los socios potenciales firmarán antes de discutir todos los detalles.
Cumplimiento de la actividad realizada con los requisitos de la ley
Dependiendo de la industria en la que opera la empresa, se le imponen ciertos requisitos legales.
Si usted es objeto de supervisión financiera primaria, debe cumplir con los requisitos de la legislación sobre prevención y lucha contra la legalización del producto del delito. Su empresa debe desarrollar y aprobar documentos internos que regulen el procedimiento para la verificación adecuada de un cliente, identificación, verificación y determinación de PEP.
En el campo de la construcción, se debe garantizar que se cumpla con las condiciones de licencia pertinentes, las condiciones y restricciones de planificación urbana y otra documentación adoptada por las autoridades locales de la región.
No importa a qué industria pertenezca su empresa, lo principal es definir correctamente la legislación que debe cumplir y el regulador, el organismo estatal que tiene el derecho de realizar inspecciones, para imponer multas en esta industria. Adaptar la actividad a los requisitos de estas leyes y autoridades ayudará a prevenir problemas no deseados.
Verificar la actividad de una contraparte antes de establecer relaciones legales comerciales
Para reducir los riesgos de reclamaciones futuras, debe centrarse en trabajar con una posible contraparte, socio o cliente antes de concluir un acuerdo con ellos o formalizar las relaciones legales de otra manera.
Recomendamos incluir fuentes oficiales de las autoridades estatales en el sistema de monitoreo.
- Por ejemplo, si conoce el nombre o el código de identificación de una entidad legal de contraparte, puede ingresarlo en la búsqueda y verá las demandas y procedimientos penales en los que está involucrada su contraparte potencial.
- Si la URCD identifica solo a las personas jurídicas involucradas en los casos, en el sitio web del poder judicial, en la sección «Estado del proceso», puede ingresar el nombre completo de una persona y ver el número de casos judiciales en los que es parte. Luego, en la URCD, por el número de caso, será posible averiguar su esencia y, en consecuencia, determinar si su presencia podrá afectar negativamente a las relaciones comerciales futuras.
Este registro muestra información sobre bienes inmuebles, sus propietarios, usuarios y gravámenes registrados. Esta fuente será útil para comprender si los terceros tienen derechos sobre bienes inmuebles si se convierte en objeto de su acuerdo en el futuro.
Contiene información sobre entidades económicas, organizaciones no gubernamentales y sin fines de lucro, sus fundadores, beneficiarios finales, ejecutivos y el tamaño del capital autorizado. Con la ayuda de una solicitud pagada, se puede encontrar el historial de una contraparte. El sistema automatizado de ejecución recopila información del cliente relacionada con los procedimientos de ejecución, los cobradores de deudas y los deudores. Se determina si la persona tiene la condición de deudor y, en consecuencia, determina su fiabilidad.
Reflexiones finales
El cumplimiento legal se refiere al proceso por el cual las empresas, los clientes, los proveedores y los empleados se adhieren a las leyes y regulaciones internas, estatales y federales. El objetivo de un programa de cumplimiento legal continuo es proteger a la organización y a su personal clave de multas excesivas y litigios desfavorables.
