La comunicación de cumplimiento se asocia principalmente con el intercambio de requisitos reglamentarios con las partes interesadas relevantes en todos los niveles de la organización. El propósito de la comunicación de cumplimiento es organizar la estructura de cumplimiento, que incluye la recepción y difusión de las políticas, procedimientos, regulaciones, reglas y estándares.
La comunicación de cumplimiento correcta y precisa permite el mantenimiento de una sólida cultura de cumplimiento, que es uno de los principales objetivos de la comunicación de cumplimiento. La comunicación de cumplimiento tiene como objetivo compartir información de cumplimiento relevante, actualizada y correcta, para evitar interpretaciones erróneas e infracciones de cumplimiento.
La comunicación efectiva del cumplimiento
La comunicación de cumplimiento efectiva requiere la cultura de Speak Up, donde los requisitos reglamentarios se comparten abiertamente con los propietarios de procesos relevantes. Esto es parte del programa general de cumplimiento. Su propósito es advertir a los empleados sobre los posibles problemas de pérdidas financieras, responsabilidad legal, pérdida de imagen, confianza o seguridad en general si no hay cumplimiento de la regulación. La comunicación de cumplimiento se inicia desde la función de cumplimiento, donde las regulaciones se reciben de los reguladores y se clasifican para su difusión adecuada. Esto es necesario para aumentar las posibilidades de evitar problemas regulatorios y desalentar procesos y controles débiles.
El enfoque y el objetivo del proceso de comunicación son:
- Una declaración clara de que la empresa trabaja de manera totalmente transparente, abierta y honesta
- Alienta las notificaciones inmediatas de cualquier posible violación de las políticas de la compañía, las leyes y regulaciones aplicables y los casos de mala conducta que afecten a la compañía o sus empleados o impliquen su participación.
La comunicación de cumplimiento prohíbe las violaciones «potenciales», y es obligatorio proporcionar un mecanismo para el control y la protección regulatoria. El control implica el establecimiento de un comité de cumplimiento para ocuparse de los asuntos disciplinarios, incluidos los incumplimientos reglamentarios. El comité lleva a cabo investigaciones internas y se asegura de que la función de cumplimiento comunique periódicamente las regulaciones y leyes a todos los empleados y partes interesadas relevantes.
La responsabilidad directa de la función de cumplimiento es proporcionar a los empleados la oportunidad de identificar y comprender las regulaciones y leyes. Las empresas contratan a un oficial de cumplimiento competente con la experiencia y el conocimiento regulatorios para que los requisitos del regulador se entiendan y cumplan para garantizar la comunicación de cumplimiento.
La cultura de comunicación de cumplimiento debe permitir al destinatario solicitar la interpretación de la normativa en caso de que no quede claro. El destinatario de las funciones comerciales se pone en contacto con el oficial de cumplimiento como parte de la comunicación de cumplimiento para comprender las disposiciones y aplicarlas en las actividades diarias con fines de cumplimiento.
Esto se realiza en forma de memorandos internos de cumplimiento, que se dirigen a los grupos de partes interesadas y departamentos tan pronto como el organismo regulador realiza una nueva regulación o enmienda a las regulaciones existentes. Los memorandos de cumplimiento sirven como un registro de la comunicación de cumplimiento y son referidos por los empleados cada vez que se aplican las disposiciones pertinentes. Una nota de cumplimiento forma parte de la documentación de cumplimiento. La documentación proporciona evidencia de cómo las empresas operan, interactúan interna y externamente, y cumplen con los requisitos reglamentarios aplicables.
Reflexiones finales
Las empresas deben seguir una gran cantidad de leyes, reglas y regulaciones. Esto incluye impuestos, salud y seguridad en el lugar de trabajo, leyes laborales y otros temas. Es fundamental que su empresa comunique estos requisitos, incluida la garantía de que se cumplan los plazos y se presente documentación importante, para evitar violaciones de cumplimiento y posibles sanciones. Los empleados que desconocen o no entienden la importancia de las obligaciones de cumplimiento de su empresa pueden causar serios problemas. Sin una comunicación efectiva, corre el riesgo de no completar las tareas de cumplimiento.
