¿Qué son los controles internos? Un contexto informativo sobre los controles internos

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¿Qué son los controles internos? El tercer elemento de un programa eficaz de cumplimiento de sanciones se refiere a los controles internos. Probablemente no le sorprenderá saber que es necesario que un programa efectivo de cumplimiento de sanciones tenga controles internos, incluyendo políticas y procedimientos, para prevenir, detectar, escalar y reportar la actividad de cumplimiento del programa de sanciones.

¿Qué Son Los Controles Internos?

¿Qué son los controles internos?

Los controles internos están diseñados para definir los procedimientos y procesos relativos al cumplimiento de las sanciones y minimizar los riesgos identificados en sus evaluaciones de riesgo. Tenga en cuenta que las políticas y los procedimientos deben aplicarse, que los puntos débiles deben identificarse y corregirse, y que deben realizarse auditorías y evaluaciones internas y externas del programa de forma periódica. En otras palabras, su programa de cumplimiento debe tener la capacidad de ajustarse rápidamente a los cambios.

Esencialmente, los controles internos son medidas sistemáticas, como revisiones, comprobaciones y balances, métodos y procedimientos, instituidos por una organización que realiza varias funciones diferentes. Estas funciones incluyen permitir que una empresa lleve a cabo su actividad de manera ordenada y eficiente; ayudar a una organización a garantizar la exactitud y la integridad de su información y datos de sanción comercial; permitir que una empresa produzca información de gestión fiable y oportuna; y ayudar a una entidad a garantizar la adhesión a sus políticas y planes por parte de sus empleados, terceros aplicables y otros. Los controles internos deben abarcar toda la entidad.

A efectos del cumplimiento de las sanciones, los controles son medidas destinadas específicamente a proporcionar una garantía razonable de que los activos o recursos de una empresa no se venden a ninguna parte prohibida ni se envían a un país designado.

Componentes para aplicar controles internos eficaces

Para aplicar controles internos eficaces, hay siete componentes que deben cumplir. Entre ellos se encuentran:

El primer componente consiste en políticas y procedimientos escritos. Estas políticas y procedimientos deben ser relevantes para la organización, recoger las operaciones y procedimientos cotidianos de su organización y estar redactados en un lenguaje sencillo para que todo el mundo pueda entenderlos.

El segundo componente es que los controles deben seguir su evaluación de riesgos. En otras palabras, sus controles internos deben prevenir, detectar, escalar e informar sobre las actividades de cumplimiento. Esto también requiere la calibración de los controles de manera adecuada para abordar su perfil de riesgo y sus necesidades de cumplimiento. En efecto, no sólo hay que tener en cuenta las áreas de riesgo más evidentes para sus controles internos, sino también el universo de transacciones potenciales dentro de las operaciones de una empresa. Debe probar rutinariamente sus controles para garantizar su eficacia.

El tercer componente consiste en probar los controles. La eficacia y el cumplimiento de sus políticas y procedimientos deben comprobarse mediante auditorías internas y externas. Este proceso debe permitirle comparar el rendimiento actual o real de los controles internos con su rendimiento previsto para determinar si está cumpliendo sus objetivos y utilizando sus recursos de forma eficaz. Además, es una técnica que las empresas utilizan para determinar qué pasos hay que dar para pasar de su estado actual a su estado futuro deseado.

El siguiente componente es la documentación. Asegúrese de documentar su política, tanto su diseño como su conservación, y de documentar adecuadamente su programa de cumplimiento. Tiene que informar de sus conclusiones con los datos y análisis adecuados presentados, mostrando los objetivos estratégicos, la situación actual, las deficiencias y si la situación actual es aceptable. Por último, todos sus análisis estarán respaldados por los datos recogidos durante el análisis.

Pasemos al número cinco. Por lo tanto, cuando tenga conocimiento de la falta o la existencia de una debilidad de control relacionada con el cumplimiento de las normas comerciales, tome medidas inmediatas y eficaces, en la medida de lo posible, para identificar e implementar controles hasta que se pueda determinar y remediar la causa raíz de la debilidad. Si la situación es inaceptable, debe presentar una línea de acción para mejorarla.

Como sexto componente, debe comunicar claramente sus políticas y procedimientos a todo el personal pertinente, incluido el personal de cumplimiento, los guardianes y las unidades de negocio que operan en áreas de alto riesgo y a las partes externas que desempeñan responsabilidades del programa de cumplimiento en nombre de su organización.

El componente siete se refiere a tener personal responsable. Debe contar con el personal necesario para integrar estas políticas y procedimientos en las operaciones de la organización. Esto incluye las unidades de negocio pertinentes, y debe trabajar para asegurarse de que los empleados de cualquier área de alto riesgo entienden las políticas y procedimientos de su organización.

Así que, como puede ver, los requisitos de control interno desde la perspectiva de las sanciones tienen elementos similares a los de un programa de cumplimiento general. Sin embargo, los siete componentes constituyen una buena manera de pensar en el diseño, la creación y la implementación de sus controles internos en torno al cumplimiento de las sanciones.

Comprender los controles internos

Desde los escándalos contables de principios de la década de 2000, los controles internos se han convertido en una función empresarial fundamental para todas las empresas de Estados Unidos. Tras su aplicación, se promulgó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 para proteger a los inversores de las prácticas contables fraudulentas y mejorar la exactitud y fiabilidad de la información de las empresas. Al responsabilizar a los gestores de la información financiera y crear una pista de auditoría, esto ha tenido un impacto significativo en el gobierno corporativo. Los directivos que no hayan establecido y gestionado adecuadamente los controles internos se enfrentan a graves sanciones penales.

La opinión del auditor que acompaña a los estados financieros se basa en una auditoría de los procedimientos y registros que se utilizaron para crearlos. Los auditores externos comprueban los procesos contables y los controles internos de una empresa en el marco de una auditoría y emiten un dictamen sobre su eficacia.

¿Por qué son importantes los controles internos?

Los controles internos son los mecanismos, normas y procedimientos establecidos por una empresa para garantizar la exactitud de los datos financieros y contables, promover la responsabilidad y prevenir el fraude. Los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la exactitud y puntualidad de los informes financieros, además de cumplir con las leyes y reglamentos y evitar que los empleados roben activos o cometan fraude.

Reflexiones finales

Las auditorías internas evalúan los controles internos de una empresa, que incluyen su gobierno corporativo y sus procesos contables. Garantizan el cumplimiento de las leyes y los reglamentos, la exactitud y puntualidad de los informes financieros y el mantenimiento de la eficacia operativa, identificando los problemas y corrigiendo las deficiencias antes de que se descubran en una auditoría externa. Las auditorías internas son esenciales en las operaciones de una empresa y en el gobierno corporativo, especialmente ahora que la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 hace a los directivos legalmente responsables de la exactitud de sus estados financieros.

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