La aplicación de los controles internos conlleva varios beneficios, como la mitigación de los riesgos, la minimización de los efectos de los incidentes y la identificación del fraude. Sin embargo, el coste del control también debe tenerse en cuenta a la hora de planificar el diseño y la aplicación del control. Este artículo trata de los «Beneficios y costes de los controles internos».
Es necesario porque en varias situaciones de riesgo, tener controles puede costar más que los beneficios que se obtienen de su aplicación.
Hablemos de ciertas ventajas de tener controles internos.
Beneficios
El control interno aporta muchos beneficios a la organización y proporciona al consejo de administración y a la dirección una mayor confianza en la consecución de las metas y objetivos empresariales. Proporciona información sobre el funcionamiento de la empresa, y los controles internos ayudan a reducir las sorpresas.
Aumentar los ingresos y reducir las fugas
Uno de los beneficios más importantes de un control interno eficaz es la capacidad de la organización para aumentar los ingresos y reducir las fugas de ingresos. Todos estos beneficios contribuyen a la maximización de la riqueza de los accionistas. Otros beneficios de los controles internos son la presentación de informes financieros oportunos y fiables, la mejora de las condiciones con los acreedores, la disponibilidad de capital por parte de los inversores y el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y los acuerdos con terceros.
Un sistema de control interno eficaz mejora los procesos generales de contabilidad e información financiera, lo que a su vez aumenta la confianza de los accionistas.
Otras ventajas de un sistema de control interno eficaz
- Informes financieros fiables que apoyen al consejo de administración y a la dirección y les ayuden a tomar las decisiones correctas en asuntos como el desarrollo del negocio, la adquisición de activos, la fijación de precios de los productos, la realización de proyectos de capital y el despliegue de recursos humanos;
- Coherencia en el procesamiento de las transacciones, comunicación de la información en toda la organización, fiabilidad en la liquidación de las transacciones, registros financieros fiables y comprobación continua de los datos;
- Aumento de la eficiencia de las operaciones y los procesos empresariales;
- Disponibilidad de una base para que la dirección tome las decisiones adecuadas y planifique una hoja de ruta; y
- La capacidad de la dirección para comunicar con precisión el rendimiento de la empresa y de las operaciones a las partes interesadas, como los vendedores y proveedores de la organización.
Las organizaciones desarrollan limitaciones en sus recursos humanos y de capital y restricciones en cuanto a lo que pueden gastar. Por lo tanto, a menudo considerarán los costes en relación con los beneficios de los enfoques alternativos en la gestión de las opciones de control interno.
Costes
Normalmente, es más fácil tratar la parte de los costes en el cálculo de la relación coste-beneficio porque en la mayoría de los casos los costes financieros pueden cuantificarse con exactitud.
Consideraciones sobre la aplicación de los controles internos
Todos los costes directos asociados a la aplicación de los controles internos más los gastos generales indirectos son prácticamente medibles y se tienen en cuenta para el desarrollo y la aplicación de los controles internos. Algunas organizaciones también tienen en cuenta el impacto de los costes de oportunidad asociados al uso de los controles internos.
En general, el consejo de administración y la dirección tienen en cuenta diversos factores de coste y los comparan con los beneficios que se espera obtener de la aplicación de los controles internos. Estos factores pueden incluir:
- Considerar las compensaciones entre el empleo y la retención de personal cualificado y los mayores costes de compensación asociados (por ejemplo, una organización pequeña puede no querer, contratar a un costoso director financiero para dirigir el departamento de finanzas) y
- Comprender cómo los cambios en las necesidades de información pueden exigir una mayor recopilación de datos y su almacenamiento, lo que podría dar lugar a un enorme volumen de datos
Coste en las grandes organizaciones
Con las grandes organizaciones, se dispone de más datos e información, lo que hace que las organizaciones se enfrenten a más retos en cuanto a la gestión de los riesgos inherentes y la identificación de nuevos riesgos. Debido a este gran flujo de datos e información dentro de la organización, la dirección toma medidas para identificar el patrón de flujo e idear controles internos para rastrear los puntos clave de las etapas donde surgen los riesgos.
Por ejemplo, la información de los clientes de una organización suele ser un activo muy sensible que debe protegerse adecuadamente. Por lo tanto, las organizaciones suelen establecer controles de derechos de acceso sobre los datos del sistema donde se almacena la información. La creación de este tipo de controles de derechos de acceso conlleva costes en términos de software y recursos humanos para su gestión.
Sin embargo, los beneficios para la organización de asegurar la información de los clientes son mucho mayores que los costes. En los casos en los que la información de los clientes no está protegida, los reguladores podrían imponer importantes sanciones a estas organizaciones, lo que puede dar lugar a pérdidas financieras críticas.
Para evitar los riesgos financieros y de reputación, las organizaciones desarrollan e implementan aquellos controles en los que la información sensible de los clientes debe ser protegida de los ataques de los hackers o del mal uso de los empleados de la organización.
Responsabilidad adicional
Una de las principales responsabilidades de la dirección es identificar los procesos críticos y los puntos de flujo de información en los que es muy necesaria la implantación de controles sólidos y el coste de no atender a los riesgos es mucho mayor que el de crear e implantar controles sólidos.
Del mismo modo, la dirección debe identificar aquellos procesos y puntos de información en los que los riesgos no son importantes pero deben ser atendidos. Para estos procesos, la dirección debe desarrollar los controles en los que se logre el objetivo deseado de gestión de los riesgos.
Recordatorios de pago
No emitir recordatorios de pago a los clientes después de, por ejemplo, 90 días es un control importante, pero para ello, la dirección debe diseñar un control en el que el coste de un control debe ser mucho menor que los beneficios del mismo. En este caso, dependiendo del tamaño de la organización, la dirección puede contratar a uno o dos empleados para que emitan recordatorios y realicen llamadas a aquellos clientes que tengan saldos de cuenta atrasados durante más de 90 días.
Reflexiones finales
La aplicación de los controles internos proporciona beneficios como la mitigación de los riesgos, la minimización de los efectos de los incidentes y la identificación del fraude. También conlleva costes y este artículo explica los «Beneficios y costes de los controles internos».
