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Hacer cumplir la disciplina: Cómo hacer cumplir la disciplina adecuada en el lugar de trabajo

Posted in Controles internos, Gestión de riesgos on abril 2, 2024
Enforcing Discipline

Hacer cumplir la disciplina es un compromiso con el estricto cumplimiento de las leyes aplicables y una cultura corporativa que promueve la honestidad y la integridad entre los empleados. Hacer cumplir la disciplina requiere servicio al cliente, operaciones transparentes e informes financieros verdaderos y justos siguiendo políticas, procedimientos, regulaciones y estándares internos.

La aplicación de la disciplina evita el fraude, el desperdicio de recursos, el abuso, la pérdida de datos, la información errónea, el uso de información privilegiada y otras prácticas no conformes. Las acciones de cumplimiento se centran en capacitar a los empleados hacia el cumplimiento corporativo, que incluyen, entre otros, la implementación de controles internos sólidos y el monitoreo regular del cumplimiento.

Imponer Disciplina

Mantener y hacer cumplir la disciplina

El primer paso para mantener la disciplina en el lugar de trabajo es definir lo que quiere decir con ella. Hable con otros gerentes y supervisores y pregúnteles qué problemas de disciplina de los empleados han experimentado en el pasado o continúan experimentando y cómo los manejan.

Requiere que todos los empleados, proveedores, contratistas y otras partes interesadas compartan la responsabilidad de prevenir, detectar y reportar sospechas de fraude, desperdicio, abuso y actos de mala conducta. Todos los empleados deben informar sospechas de problemas de cumplimiento o violaciones al gerente de línea y al equipo de cumplimiento.

Reportar cualquier mala conducta o actividad que una persona razonable pueda sospechar que viola el código de conducta y el programa de cumplimiento de la organización, que alienta a los empleados, miembros de la junta y otros a ser diligentes en su trabajo para garantizar el cumplimiento.

Aplicación de los requisitos de cumplimiento

La aplicación de los requisitos de cumplimiento evita el comportamiento no conforme y dicho comportamiento que puede resultar en medidas disciplinarias que pueden incluir multas. No informar, divulgar o ayudar en una revisión de cumplimiento infringe la obligación del empleado. Las personas que deberían haber sabido pero no detectaron dicha mala conducta también estarán sujetas a medidas disciplinarias, incluido el despido.

El propósito de las actividades de aplicación de la normativa es garantizar que los responsables de la gobernanza conozcan el estado de cumplimiento y el perfil de riesgo de la organización, de modo que puedan adoptar o sugerir medidas correctivas que deba adoptar la dirección. Es responsabilidad de la gerencia presentar la información verdadera y significativa frente a los miembros de la Junta y el comité de cumplimiento.

Para hacer cumplir la disciplina, la función de recursos humanos en la organización desempeña un papel importante en la implementación del código de conducta y ética. Todos los empleados son conscientes de sus deberes y obligaciones de cumplimiento ético y se les comunica con un código de conducta escrito para su aceptación y cumplimiento. Las acciones disciplinarias se comunican a los empleados para hacerles conscientes de las posibles consecuencias debidas a la mala conducta.

Imponer Disciplina

La dirección desarrolla y documenta procedimientos de investigación adecuados, incluidas las medidas disciplinarias que deben adoptarse en caso de incumplimiento. Las acciones disciplinarias son conocidas por los empleados, lo que los hace sentir incómodos con la mala conducta o el incumplimiento normativo. La Junta puede decidir sobre la acción disciplinaria relacionada con el uso indebido de datos confidenciales, que puede incluir la terminación del trabajo. Esta posible acción disciplinaria evitará que los empleados hagan un mal uso de la información confidencial de la organización.

Del mismo modo, el regulador prescribe acciones disciplinarias por incumplimiento normativo, lo que resulta en que las organizaciones desarrollen medidas y controles apropiados para cumplir con los requisitos reglamentarios aplicables.

La función de cumplimiento de la organización funciona como un puente entre el regulador y la administración; Por lo tanto, es deber del equipo de cumplimiento identificar las posibles acciones disciplinarias que los reguladores pueden tomar en casos de incumplimiento de los requisitos reglamentarios. El oficial de cumplimiento consulta con el departamento de recursos humanos para garantizar que las posibles consecuencias del incumplimiento de los requisitos reglamentarios corporativos se establezcan en el código de conducta y otras políticas relevantes.

Reflexiones finales

Disciplinar a los empleados puede ser un proceso difícil si su sistema disciplinario no se centra en el empleado. A veces puede centrarse demasiado en el castigo, lo que resulta en ganancias a corto plazo pero pérdidas a largo plazo en la moral y la cultura organizacional. Un enfoque indulgente, por otro lado, puede no tener un impacto lo suficientemente fuerte como para disuadir el comportamiento inaceptable o la mala conducta grave en el lugar de trabajo.

Es por eso que, al desarrollar un proceso para su empresa, es fundamental utilizar una combinación de varias medidas disciplinarias. Podrá crear procedimientos que ayuden a los empleados a reconocer fácilmente sus defectos y tomar las medidas necesarias para crecer una vez que haya encontrado el equilibrio adecuado.