El propósito de los controles internos: El importante propósito de los controles internos

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El objetivo de los controles internos es proporcionar una garantía razonable sobre la eficacia operativa de las actividades de control diseñadas y aplicadas por el consejo y la dirección de una organización.

Propósito de los controles internos: Lo que puede y no puede hacer

Una garantía razonable significa que existe una posibilidad o una probabilidad de que los controles internos diseñados y aplicados por la dirección no identifiquen o gestionen los riesgos a los que está expuesta una organización. En otras palabras, la seguridad razonable significa que no hay garantía de que, tras la implantación de un sistema de control interno, los riesgos no se produzcan.

Por ejemplo, cuando los auditores externos realizan una auditoría de los estados financieros de una organización, proporcionan una garantía razonable. Esto significa que la información financiera preparada por la organización puede ser materialmente errónea debido a un fraude o a un error humano. Esto ocurre incluso en las grandes empresas mundiales. Algunos ejemplos son la empresa estadounidense Enron y la alemana Wirecard. Los auditores no ofrecen una garantía absoluta al realizar sus actividades de auditoría y concluir su trabajo.

Del mismo modo, cuando la alta dirección de una organización desarrolla políticas y procesos, esa dirección pretende ofrecer una garantía razonable para la consecución de los objetivos para los que se desarrollan las políticas y los procesos. Sin embargo, puede haber varios factores que se hayan pasado por alto o que estén fuera del control de la alta dirección al preparar las políticas y los procedimientos.

Los controles internos tienen limitaciones inherentes. Los controles internos no pueden ofrecer una garantía absoluta.

Objetivo De Los Controles Internos

Limitaciones inherentes a los controles internos

En general, hay 7 limitaciones inherentes a los controles internos.

  1. Colusión de dos o más funcionarios o empleados;
  2. Posibilidad de error humano en la realización de las tareas;
  3. Anulación de los controles por parte de la alta dirección;
  4. El mal juicio o las decisiones tomadas por la alta dirección;
  5. Análisis y consideración de la relación coste-beneficio en la aplicación de los controles;
  6. Circunstancias imprevistas, como la ocurrencia de catástrofes naturales; y
  7. Personal no formado o falta de formación

El diseño y la aplicación de los controles internos implican el juicio humano, que puede ser erróneo, lo que da lugar a la elaboración de controles ineficaces para mitigar los riesgos y las pérdidas.

Analicemos con más detalle algunas de las limitaciones inherentes a los controles internos.

Colusión

Los controles internos no pueden evitar los efectos de la colusión, es decir, que dos o más empleados colaboren para llevar a cabo el fraude en su beneficio personal. Aunque los controles internos pueden limitar las actividades de los empleados, éstos pueden encontrar formas de sortear el sistema de control interno colaborando con otros.

Por ejemplo, un empleado puede estar autorizado a introducir un comprobante de transacción en el sistema, pero no está autorizado a imprimir los cheques. Otro empleado puede ser autorizado por la dirección para imprimir cheques. Si estos dos empleados colaboraran para realizar el fraude, podrían superar sus respectivos límites y conseguir producir un cheque falso.

Juicio incorrecto

El establecimiento de los controles internos puede estar sujeto a un juicio humano incorrecto. Supongamos que en una organización ejemplar el dinero en efectivo se guarda en la cámara acorazada porque el director duda de que el dinero en efectivo sea robado. El gestor contrata a un personal basándose en su criterio y delega en él la responsabilidad de cuidar y gestionar el efectivo. Puede existir la posibilidad de que el gestor haya contratado a una persona con malos rasgos de carácter o con intenciones maliciosas, lo que podría dar lugar a un robo.

Falta de formación de los empleados

La aplicación de los controles internos requiere la formación de los empleados para ayudarles a comprender los procesos y procedimientos que deben seguirse en determinadas circunstancias. La formación es un medio fundamental para que los controles internos funcionen. La formación permite a los empleados conocer lo que pueden y no pueden hacer. Mediante la formación, los empleados se familiarizan con el mantenimiento de los controles internos. Uno de los ejemplos más básicos es el de las contraseñas de las cuentas. En una organización, todo el mundo debe conocer sus contraseñas, cómo hacer una contraseña fuerte, y que las contraseñas no deben ser compartidas con nadie.

Anulación de los controles por parte de la dirección

La alta dirección de la organización cuenta con la autoridad y los poderes del consejo de administración para dirigir los asuntos cotidianos de la organización. Debido a esta autoridad y poder, la alta dirección puede anular los controles internos. En las organizaciones más pequeñas, los controles internos también pueden ser violados por empleados a los que se les da niveles de autoridad específicos. Por ejemplo, en una organización gestionada por el propietario, un empleado tiene autoridad para aprobar facturas de hasta 4.000 dólares. Si el propietario se va de vacaciones y llega una factura de 5.000 dólares, el empleado puede anular la política de control interno y proceder a aprobar la factura para su pago.

Estudio de caso: La limitación inherente a los controles internos en la práctica

El consejo de administración de una organización ejemplar solicita que los estados financieros, elaborados por el departamento financiero, estén libres de errores materiales. Para lograr este objetivo, la junta directiva contrata a un profesional de las finanzas cualificado como Director Financiero (CFO) para dirigir el departamento de finanzas. La junta directiva pone a disposición del director financiero un equipo de profesionales de las finanzas y otros recursos físicos para dirigir y gestionar los asuntos financieros de la organización.

Sin embargo, la contratación de un director financiero y la dotación de un equipo financiero, así como de otros recursos físicos, no significa que se elimine el riesgo de incorrección material de los estados financieros. El director financiero y el equipo de finanzas pueden preparar intencionadamente estados financieros materialmente erróneos y presentarlos de forma equivocada al consejo para ganarse la confianza del consejo y beneficiarse personalmente de las actividades fraudulentas.

La forma más eficaz de reforzar los controles internos es realizar una revisión de los controles actuales y llevar a cabo una cantidad limitada de pruebas para determinar si los controles requeridos funcionan como se espera. Si durante la revisión se descubre que los controles no siempre funcionan de forma coherente, deben documentarse y aplicarse medidas correctoras. Dentro de unos meses deberán realizarse pruebas adicionales de los controles deficientes para determinar si se han tomado las medidas de aplicación necesarias.

Reflexiones finales

Los controles internos están diseñados para crear puntos de contacto dentro de un proceso que puedan ser evidenciados y revisados, creando en última instancia la responsabilidad mientras se reduce el riesgo de fraude, despilfarro, abuso y simples errores.

La dirección o el Consejo de Administración suelen ser los encargados de establecer los controles internos. Establecen controles internos para garantizar el cumplimiento de los objetivos de una organización. Puede ser para cumplir con los hitos internos o incluso con los requisitos externos, como una auditoría o las normas del sector.

Por último, los controles internos permiten a una empresa desarrollar parámetros para medir la eficiencia y la eficacia de un proceso. Durante una revisión del control interno, puede quedar claro que un proceso está funcionando como se esperaba, o que la eficacia operativa de los controles ha fallado. Esto permite a la dirección determinar si es necesario un nuevo proceso para cumplir mejor los objetivos de la empresa.

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