Los controles internos se refieren a los procesos, políticas y planes diseñados y desarrollados y aplicados por una organización a todos los niveles.
¿Qué es el control interno?
Loscontroles internos son responsabilidad de todos los que trabajan en la organización, pero para que los controles sean eficaces, deben ser aplicados por la alta dirección. Los controles internos pueden ayudar a la organización a evitar riesgos y a avanzar hacia la consecución de sus objetivos y su misión. Los controles internos proporcionan una garantía razonable sobre la eficacia y eficiencia de las operaciones, la fiabilidad de los informes financieros y el cumplimiento de las leyes y reglamentos.
Un sistema de control interno consta de controles operativos, financieros y de cumplimiento. La finalidad de este sistema es minimizar los riesgos y alcanzar los objetivos de una organización. El sistema de control interno garantiza que las actividades comerciales se ejecuten de manera eficiente, que la información obtenida y producida sea confiable y que la gerencia y los empleados cumplan con todas las leyes y regulaciones aplicables.
Un sistema de control interno ayuda al consejo de administración y a la alta dirección de una organización a identificar, evaluar y mitigar los distintos tipos de riesgos y amenazas que pueden surgir en el cumplimiento de los objetivos empresariales. Los riesgos a los que puede estar expuesta una organización incluyen los riesgos operativos, los riesgos de cumplimiento y los riesgos financieros. Dichos riesgos pueden estar relacionados con diferentes departamentos, funciones o unidades dentro de una organización.
Un sistema de control interno abarca la jerarquía, las políticas, los procesos y los procedimientos operativos de una organización que, en conjunto, facilitan la minimización de las posibilidades de ocurrencia de riesgos y garantizan que las operaciones comerciales se ejecuten de manera efectiva.
Un sistema de control interno robusto tiene como objetivo salvaguardar los activos físicos y la información para que no sean accedidos ni utilizados por personal no autorizado. Los activos pueden ser activos físicos, como propiedades, planta o equipo, y activos intangibles, como software o patentes.
Los sistemas de control interno requieren el desarrollo y mantenimiento de procesos y registros que generen información oportuna, relevante y fiable y que garanticen el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas internas aplicables. Un sistema de control interno eficaz reduce la posibilidad de que se produzcan errores o lagunas significativas por parte de la dirección y los empleados, y les ayuda a detectarlos a tiempo para mitigarlos adecuadamente.
Los sistemas de control interno varían de una organización a otra y se construyen en función del tamaño y los requisitos empresariales de la organización. Para entender su necesidad de controles internos, las organizaciones pueden clasificarse en tres tipos. Estos tipos son organizaciones pequeñas, organizaciones en crecimiento y organizaciones grandes.
Organización más pequeña
En muchas empresas más pequeñas, como las de nueva creación, las empresas unipersonales o las sociedades, la responsabilidad del desarrollo y la aplicación de los controles internos recae en los propios propietarios o directores. Estas personas se dedican plenamente a la empresa a diario, y si sus empleados se dedican a cualquier actividad empresarial, los propietarios siguen siendo plenamente conscientes de esas actividades. En este tipo de empresas y organizaciones más pequeñas, los procesos suelen ser simples, requieren la participación de menos empleados y cada transacción es revisada y autorizada por los propietarios de la empresa.
Organizaciones en crecimiento
A medida que las organizaciones crecen, aumenta la necesidad de contar con procesos, sistemas y controles internos estructurados. Las grandes organizaciones se centran en aumentar la cuota de mercado y la especialización. Por ello, adoptan formas modernas de hacer negocios. Para estas organizaciones en crecimiento, por lo general se vuelve difícil para la junta directiva y la alta gerencia permanecer plenamente al tanto de lo que está sucediendo en diferentes partes del negocio y sus operaciones.
Las organizaciones en crecimiento tienden a centrarse más en el aumento de la cuota de mercado y no en el desarrollo de procesos refinados y controles internos. Para desarrollar y poner en práctica los procesos y controles, el consejo de administración forma diferentes funciones y departamentos para realizar los procesos y controles pertinentes. Cada departamento está dirigido por un jefe dedicado que cuenta con algunos recursos para gestionar las crecientes necesidades y requisitos del negocio, dentro de un nivel aceptable de gastos generales.
Grandes organizaciones
En las organizaciones grandes y establecidas, el requisito de una estructura de gobierno eficaz es crucial. Idealmente, el consejo de administración, junto con la alta dirección, es responsable de garantizar que se desarrollen e implementen controles internos adecuados en las unidades pertinentes de la organización. El consejo de administración es el agente de los accionistas, por lo que debe rendir cuentas a éstos. En las grandes organizaciones, el enfoque del consejo de administración está en el crecimiento del negocio y el mantenimiento de la cuota de mercado actual, para lograr el objetivo de maximizar la riqueza de los accionistas entre otros objetivos que puedan tener los accionistas.
El consejo de administración de las grandes organizaciones suele autorizar a la alta dirección -compuesta por especialistas y profesionales experimentados- a desarrollar y aplicar las políticas, procesos, sistemas y controles internos. La alta dirección puede incluir a los jefes funcionales o departamentales, que dirigen y gestionan las actividades cotidianas y operativas de sus departamentos a través de un equipo especializado. Todos los jefes funcionales o departamentales de una organización se combinan y forman un equipo de gestión para garantizar que todas las actividades comerciales y operativas se dirijan hacia el logro de la misión y los objetivos de la organización.
La alta dirección desarrolla determinados procesos y sistemas para garantizar el buen funcionamiento de la empresa y las operaciones. Dichos procesos y sistemas incluyen controles para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, así como informes financieros fiables a los accionistas y otras partes interesadas.
