La gestión de los riesgos de conflicto de intereses requiere un equilibrio. En la actualidad, todas las grandes empresas en Ucrania intentan gestionar los riesgos asociados con situaciones de conflicto de intereses. ¿Por qué? Porque los propietarios y la administración son muy conscientes de las consecuencias de darse cuenta de tales riesgos. Estos riesgos van desde el deterioro del microclima en el equipo hasta la organización de esquemas fraudulentos. Esto puede resultar en pérdidas financieras y de reputación directas.
¿Qué es un conflicto de intereses?
Un conflicto de intereses es un conflicto entre la obligación de un empleado de actuar honesta y razonablemente en interés de la empresa y los intereses privados del empleado o sus personas afiliadas.
Tipos de conflicto de intereses
La Ley de Ucrania sobre Prevención de la Corrupción define dos tipos de conflicto de intereses: real y potencial.
- Un verdadero conflicto de intereses es un conflicto entre el interés privado de una persona y sus poderes oficiales o representativos que afecta la objetividad o imparcialidad de la toma de decisiones y la toma o no de medidas en el ejercicio de los poderes mencionados.
- Un posible conflicto de intereses es cuando Una persona tiene un interés privado en el ámbito en el que ejerce sus poderes oficiales o representativos, lo que puede afectar la objetividad o imparcialidad de las decisiones tomadas por ella y tomar o no tomar medidas mientras ejerce los poderes mencionados.
En pocas palabras, la diferencia entre un conflicto de intereses potencial y uno real es que el potencial solo puede afectar la objetividad, y el real ya lo afecta.
Gestión de situaciones de riesgos de conflicto de intereses
Debe entenderse que puede surgir un conflicto de intereses entre los empleados de una empresa y entre empleados y personas externas (como personas jurídicas, empresarios, etc.) para construir un sistema de gestión eficaz de los riesgos de conflicto de intereses. Diferentes situaciones requieren diferentes formas de resolverlas.
Las situaciones más típicas de conflicto de intereses que se producen en las empresas son las siguientes:
- Subordinación administrativa directa o indirecta entre un empleado y su persona afiliada
- Subordinación funcional directa entre un empleado y su persona afiliada
- Participación de un empleado en la evaluación anual de la actividad de su persona afiliada, así como en la toma de decisiones relativas a la promoción, transferencia, concesión de bonificaciones y aumento del salario de su persona afiliada.
- Ejercicio por un empleado de las unidades de supervisión de sus poderes oficiales (funciones de supervisión) en relación con sus personas afiliadas
- Participación de un empleado en el grupo de trabajo sobre la investigación del incidente en el que estuvo involucrada su persona afiliada
- Combinar el trabajo para la entidad legal que es un competidor o contraparte de la empresa para la que trabaja un empleado
- Propiedad de una parte de los derechos corporativos en la entidad legal del competidor o la entidad legal que es una contraparte de la compañía para la cual trabaja un empleado
- Pertenecer al órgano de gobierno de la entidad legal del competidor o la entidad legal que es una contraparte de la compañía para la cual trabaja un empleado
- Registro como empresario individual que realiza actividad económica en el ámbito de actividad de la empresa para la que trabaja dicha persona
- Registro como empresario individual cuyos tipos de actividad se cruzan con las responsabilidades funcionales de dicha persona.
El marco reglamentario
Introducir los documentos regulatorios que rigen el proceso de gestión de situaciones de conflicto de intereses y llamar la atención de los empleados sobre sus requisitos es algo con lo que comenzar si construyes el proceso en la empresa desde cero. Dichos documentos incluyen, en particular, el código de ética y el procedimiento, regulación o política para gestionar situaciones de conflicto de intereses. Por lo tanto, es necesario pensar de antemano en comunicar adecuadamente la introducción del marco regulatorio.
Los documentos mencionados deben contener al menos los siguientes elementos: nociones y definiciones básicas, derechos y responsabilidades básicos de los participantes en el proceso, situaciones típicas de conflicto de intereses, el procedimiento para resolverlos y la obligación de revelar tales situaciones, responsabilidad por el incumplimiento de los requisitos de los documentos, etc. En el desarrollo del marco regulatorio, es necesario involucrar a todos los participantes en el proceso, dependiendo de las características específicas de la empresa (abogados, recursos humanos, unidad de seguridad, etc.).
En algunos casos, es aconsejable realizar grupos focales entre los empleados y recopilar comentarios sobre los borradores de los documentos antes de su presentación. Los documentos internos deben establecer las normas más transparentes e inequívocas, que deben ser comunicadas adecuadamente al equipo de la empresa, los empleados tienen que entender claramente cómo actuar en determinadas situaciones, a quién dirigirse para pedir asesoramiento, etc.
Identificación de situaciones de conflicto de intereses
La primera y más efectiva etapa es identificar situaciones de conflicto de intereses. Debe hacerse en los siguientes procesos:
- Contratación de candidatos
- Traslado de empleados de un puesto a otro
- Adquisición de la condición de miembro de un órgano colegiado
- Declaración periódica de todos los empleados
- El deseo de un empleado de declarar una situación de conflicto de intereses
Los tres primeros puntos se pueden hacer a través de un cuestionario especial, que contiene una serie de preguntas, cuyas respuestas ayudarán a identificar un conflicto de intereses potencial o real de un candidato o empleado y a resolver tales situaciones de antemano. Al mismo tiempo, una empresa puede decidir si requiere una declaración de todos los empleados o solo de aquellos que ocupan los puestos de mayor riesgo, por ejemplo, solo entre ejecutivos de cierto nivel.
Dependiendo de las capacidades y deseos de una empresa, la encuesta se puede realizar electrónicamente o en papel. Es posible utilizar un sistema de aprendizaje a distancia, sistema de contabilidad, portal corporativo interno, etc., para implementar un sistema de declaración electrónica.
Algunos especialistas creen que la declaración voluntaria es ineficaz para identificar situaciones de conflicto de intereses. Sin embargo, debe entenderse que una empresa solo puede realizar inspecciones completas de algunos empleados y hacerlo regularmente porque la información puede cambiar con el tiempo. Por lo tanto, la declaración voluntaria es un compromiso entre una inspección completa y la ausencia de cualquier inspección.
Por lo tanto, para que un sistema de declaración sea lo más efectivo posible, se requiere llevar a cabo una fuerte campaña de comunicación entre los empleados y transmitirles varios puntos:
- La existencia de una situación de conflicto de intereses en sí misma no es una violación. Es una violación negarse a revelar tal situación a tiempo.
- La empresa busca resolver situaciones considerando los intereses del empleado.
- Las situaciones oportunas de conflicto de intereses en la empresa ayudan a minimizar las pérdidas, influir positivamente en las relaciones en el equipo y minimizar el deseo de los empleados de cometer violaciones relacionadas con la existencia de tales situaciones, es decir, reducir el riesgo de violaciones y enjuiciamiento para los propios empleados.
El proceso será efectivo cuando los empleados sean sus aliados, no enemigos.
Resolución de situaciones de conflicto de intereses
La evaluación y resolución de posibles situaciones de conflicto de intereses debe ser llevada a cabo por la unidad que puede garantizar una evaluación objetiva de la situación, no por el supervisor inmediato de un empleado o candidato o no por un representante del departamento de recursos humanos. Puede ser un gerente de cumplimiento o un oficial de seguridad, por ejemplo, una persona sin interés real en ningún resultado particular de dicha evaluación.
Cada situación particular requiere un análisis detallado y un enfoque individual, pero hay formas principales de resolver situaciones de conflicto de intereses que se aplican con mayor frecuencia, a saber:
- Transferencia de un ejecutivo a otro puesto
- Transferencia de un empleado de la subordinación a su persona afiliada a otra posición
- Sustitución de una persona en el proceso de evaluación anual de la actividad
- Restricciones a los poderes oficiales de un empleado
- Admisión o transferencia de un candidato o empleado a la unidad que no está dentro de los poderes de control de su persona afiliada
- Restringir el acceso de un empleado a información confidencial
- Privación de un empleado de la participación en negociaciones, adquisiciones y cualquier otra interacción con una contraparte definida
- Privación de un empleado de la participación en la prestación de servicios, obras o bienes a una contraparte definida
- Privación de una contraparte definida de la participación en el proceso de adquisición de la empresa
- Introducción de control o aprobación adicional sobre las acciones de un empleado
Por ejemplo, analicemos varias situaciones típicas de un conflicto de intereses.
Ejemplo 1
El jefe del departamento de producción de la empresa A, que se dedica a la ingeniería mecánica, tiene que comprar piezas para garantizar el proceso de producción. La empresa B, propiedad del padre del jefe del departamento, participa en la licitación del suministro. En esta situación, se pueden aplicar varias formas de resolver el conflicto de intereses, desde las radicales hasta las más suaves, dependiendo de la criticidad de la adquisición y el apetito de riesgo de la empresa:
- La empresa B puede ser excluida de la participación en la contratación.
- El jefe de departamento de la empresa A puede verse privado de la participación en la adquisición por parte de la empresa.
- Se puede introducir un control adicional sobre las acciones del jefe de departamento de la empresa A (por ejemplo, por parte del departamento de seguridad o el CEO).
- Es posible limitar los poderes del jefe de departamento de la empresa A en términos de tomar la decisión final sobre la elección de un proveedor.
- El riesgo de un posible abuso puede aceptarse a nivel de, por ejemplo, el CEO, y no se toman medidas para gestionar el riesgo si es imposible aplicar otras formas de liquidación.
En el caso real, la tercera vía de liquidación se aplicó en la práctica: la introducción de un control adicional por parte del supervisor del empleado, que estaba en un verdadero conflicto de intereses.
Ejemplo 2
Una empresa contrata al candidato cuyo supervisor inmediato será su madre. En este caso, también es posible aplicar varias formas de liquidación, algunas de ellas tendrán solo un efecto parcial:
- Ofrecer al candidato un puesto en otro departamento.
- Transferir al supervisor a otro puesto.
- Introducir un control adicional por parte del RRHH o ejecutivo de un nivel superior sobre el aumento salarial del candidato, bonificaciones, ascensos, inclusión en los programas de reserva de personal, etc.
- Limitar las facultades del supervisor en la toma de decisiones sobre aumento salarial, pago de bonificaciones, ascensos, inclusión del candidato en los programas de reserva de personal, etc.
- Aceptar el riesgo de un posible abuso a nivel de, por ejemplo, el CEO y no tomar ninguna acción para gestionar el riesgo.
En el caso real, debido a los conocimientos y experiencia únicos del candidato, la tercera vía de asentamiento se aplicó en la práctica: introducir un control adicional por parte de una unidad independiente. Esta forma de liquidación solo es aceptable para algunas empresas. Sin embargo, en la realidad de nuestro país, dado el mercado laboral a veces bastante estrecho, no siempre es posible tomar medidas radicales para negarse a cooperar, por ejemplo, por completo.
Hay una lista bastante larga de posibles formas de resolver un conflicto de intereses. Debe tenerse en cuenta que no todas estas formas proporcionan una mitigación del riesgo del 100%. Algunas empresas se niegan a contratar candidatos solo porque están registrados como empresarios individuales, lo cual es incorrecto en términos de legalidad y gestión de riesgos de conflicto de intereses. Siempre es necesario considerar los intereses del empleado y evaluar críticamente los riesgos reales que un conflicto de intereses puede suponer para la empresa.
Esto no vale la pena considerar la situación de un especialista en marketing condicional que trabaja para una compañía de medios y está registrado como un empresario individual que vende café. Tal situación no tiene nada que ver con un conflicto de intereses. Tampoco vale la pena preocuparse demasiado por el hecho de que un empleado puede usar el tiempo de trabajo remunerado para desarrollar su propio negocio; Esto es principalmente un problema para el supervisor de dicho empleado. El gerente de cumplimiento debe evaluar un conflicto entre los intereses personales de un empleado y los intereses de la empresa, teniendo en cuenta los poderes existentes de dicho empleado.
Comunicación y Formación
La comunicación y la formación son probablemente los elementos principales de todo el proceso, especialmente si no trabajas en el sector bancario. A veces es muy difícil convencer al equipo de que usted es su socio, no un oficial de policía, que solo se dedica a tratar de «apretar las tuercas». Vale la pena entender que el proceso de gestión de situaciones de conflicto de intereses no funcionará de manera efectiva sin la percepción correcta del proceso por parte de los empleados.
Para iniciar y apoyar el proceso, en términos de comunicación, debe:
- Llevar a cabo una campaña de comunicación para introducir el proceso. Puede haber talleres para empleados, videos, apelaciones a ejecutivos, carteles, artículos en el portal corporativo, comunicaciones a través de correo electrónico y mensajeros, etc.
- Demostrar constantemente el tono en la parte superior: los ejecutivos de la empresa deben enfatizar la necesidad de cumplir con los requisitos de los documentos internos. También debe mostrar compromiso con los valores relevantes a través de sus acciones, como mostrar tolerancia cero para las violaciones, no alentar al equipo a lograr resultados comerciales violando las regulaciones, etc.
- Llevar a cabo sesiones regulares de capacitación para los empleados a través del aprendizaje y / o capacitación a distancia
- Cree una sección separada en el portal interno dedicada a cuestiones de cumplimiento, incluidas las relacionadas con un conflicto de intereses, y publique todas las regulaciones, contactos del administrador de cumplimiento y preguntas frecuentes.
El trabajo exitoso con el personal es clave para construir un proceso efectivo de gestión de riesgos de conflicto de intereses.
Notificación de infracción
Los empleados deben poder denunciar violaciones de los procedimientos para gestionar los riesgos de conflicto de intereses. La mejor manera de garantizar tal posibilidad es establecer una línea directa que permita a los empleados denunciar violaciones de forma anónima. En tal caso, se sienten más protegidos y son más activos en la denuncia de violaciones.
Es deseable brindar la oportunidad de obtener comentarios y monitorear el estado de la solicitud para garantizar que los empleados no tengan la impresión de que nadie considera sus solicitudes. Todas las solicitudes deben verificarse adecuada y oportunamente, y de acuerdo con los resultados de la inspección, se deben tomar ciertas decisiones de gestión.
Reflexiones finales
La gestión de un conflicto de intereses requiere un delicado equilibrio. Ilegalizar formas inaceptables de interés privado. Sensibilizar sobre las circunstancias que pueden conducir al conflicto. Aumentar la capacidad para evitar conflictos de intereses a través de la formación. Garantizar procedimientos eficaces para resolver conflictos de intereses.
