La Junta Directiva hace que las reglas se mantengan o se asegura de que la administración defina e implemente las reglas de cumplimiento. La gerencia define e implementa las reglas en la organización considerando la jerarquía organizacional y las actividades operativas.
Las fuentes de cumplimiento relevantes se identifican para definir las reglas a cumplir, incluidas las leyes, regulaciones, estándares y otros requisitos de la industria. Es imperativo entender que todos los empleados de la organización son responsables de garantizar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y reglas que se aplican a las empresas.
Hacer que las reglas se mantengan: cómo se hacen las reglas
En colaboración con su equipo directivo, el Director Ejecutivo de la compañía establece las reglas en forma de políticas, procesos, procedimientos y sistemas de cumplimiento interno y trabaja acumulativamente como una fuente de referencia para los empleados y el personal para garantizar los requisitos de cumplimiento corporativo aplicables. Es importante entender que la alta gerencia, incluido el CEO o la Junta Directiva, es responsable de establecer las reglas para los empleados y el personal.
Los reguladores establecen reglas de cumplimiento y deben cumplir con la industria y las organizaciones que operan dentro de esa industria. Se establecen reglas para actividades comerciales transparentes y un mejor servicio al cliente. En torno a estas importantes reglas regulatorias, los reguladores introducen otras reglas para el cumplimiento por parte de las organizaciones y las empresas.
Las reglas de cumplimiento se hacen de acuerdo con la naturaleza de las actividades comerciales. Por ejemplo, la empresa que opera en el negocio del transporte y el envío se enfrentaría a los requisitos del uso correcto del embalaje para la cobertura de materiales, la documentación de transporte correcta, la entrega en el lugar correcto, etc. Sin estas reglas, la compañía de transporte y envío no puede sobrevivir.
Las reglas de cumplimiento para una empresa que opera en una industria centrada en el cliente o el servicio público deben establecer reglas para el cumplimiento de los requisitos relacionados con la prestación de servicios satisfactorios a los clientes y al público. Por ejemplo, la empresa que opera en la industria de la salud y la seguridad debe establecer las reglas de cumplimiento en torno a las leyes y regulaciones de salud y seguridad que se aplican a la empresa y al sector. La dirección gestiona los asuntos comerciales diarios y toma decisiones relacionadas con la empresa.
Al mismo tiempo, el oficial de cumplimiento asesora a la gerencia sobre el cumplimiento corporativo, la acción en casos de irregularidades identificadas, la definición de acciones correctivas, la educación, etc. El papel del CEO es proporcionar el entorno propicio y la información para la toma de decisiones por parte de la gerencia, incluida la evaluación y gestión de riesgos de cumplimiento corporativo.
Todos en la organización deben cumplir con las reglas de cumplimiento, informar cada violación e implementar actividades concretas de cumplimiento dentro de sus dominios de trabajo. Aún así, el oficial de cumplimiento es responsable de crear programas de ética y cumplimiento y monitorear el cumplimiento de la organización y los empleados con las normas establecidas.
Se requiere que las organizaciones implementen un sólido gobierno, políticas y procesos de cumplimiento corporativo para fomentar la cultura del cumplimiento corporativo. Sin estructuras sólidas de cumplimiento regulatorio y de supervisión, el comportamiento negligente de los empleados o el personal hacia el cumplimiento corporativo puede llevar a la cancelación de licencias o inspecciones por parte de las autoridades reguladoras, lo que lleva a sanciones. La aplicación de las regulaciones de cumplimiento corporativo requiere salvaguardar los intereses de los reguladores, posibles inversores, clientes, acreedores y otras partes interesadas.
Como requisito reglamentario, para tratar razonablemente con los clientes, es obligatorio que las empresas, especialmente las instituciones financieras, tengan una calificación crediticia por parte de la agencia de calificación crediticia aprobada. La calificación crediticia será un proceso continuo en el que deberá actualizarse periódicamente, por ejemplo, en un plazo de seis meses a partir de la fecha de cada ejercicio financiero, y el informe de calificación de la empresa deberá presentarse a la autoridad reguladora del mercado financiero de la jurisdicción. La calificación crediticia de la empresa debe hacerse pública. Las empresas promulgarán su calificación crediticia en sus estados financieros anuales y trimestrales publicados.
Las leyes y reglamentos exigen que las empresas se abstengan de adoptar prácticas que muestren artificial o temporalmente una posición financiera aparentemente diferente en los estados financieros. Las empresas deben mostrar sus depósitos, transacciones de inversión, activos, provisiones, ganancias operativas y netas, o cualquier otro método para inflar artificialmente la posición financiera para atraer clientes o inversores potenciales.
Con respecto a los límites de inversión, la compañía establece reglas para las inversiones prescritas en las políticas y procedimientos de cumplimiento corporativo donde las compañías tienen restricciones para invertir los fondos sobre los porcentajes prescritos del capital agregado de la compañía respectiva.
Reflexiones finales
Las reglas comerciales efectivas ayudan a establecer expectativas y proporcionan pautas sobre cómo se completará el trabajo. Las reglas comerciales también deben usarse para garantizar que una organización cumpla con los requisitos y pautas regulatorios locales, estatales y federales, o pueden abordar el gobierno del proyecto.
Los líderes de la organización utilizan con frecuencia las reglas de negocio para establecer la seguridad en la resolución de conflictos, reducir los errores y evitar la necesidad de litigios.
