¿Cuáles son las características de un buen informe? El informe proporciona información objetiva en función de las decisiones que se tomen. Por lo tanto, todo el mundo debería tomar medidas conscientes para asegurarse de que un informe tiene todas las cualidades esenciales que lo convierten en un buen informe. Un informe es un documento escrito que muestra información organizada con un formato y una presentación determinados. La audiencia y el objetivo son específicos para un informe.
Características de un buen informe
Un informe bien escrito «cuenta una historia». Un informe debe responder a las siguientes preguntas: quién, qué, cuándo, dónde, por qué, cómo y cuánto. Escribir un informe cualitativo puede ser un hueso duro de roer. Sin embargo, es lo contrario para aquellos que conocen las características esenciales de un buen informe, ya que ayuda a juzgar qué cualidades están presentes en su informe.
Algunas de las características de un buen informe son
Precisión
En un buen informe, el redactor del mismo tiene muy claro el objetivo exacto y definitivo de su redacción. Este propósito central dirige la investigación, el análisis, las recomendaciones y otros. La precisión de un informe proporciona unidad al mismo y lo convierte en un documento valioso para su mejor uso.
Exactitud de los hechos
La información contenida en un informe debe basarse en hechos reales. Dado que las decisiones se basan en la información de los informes, la información o las estadísticas inexactas conducirán a una decisión equivocada. Esto dificultará la consecución del objetivo de la organización.
Relevancia
Los hechos presentados en un informe deben ser precisos y pertinentes. Los hechos irrelevantes hacen que un informe sea confuso y pueda ser engañoso.
Lenguaje sencillo
La sencillez es lo mejor para todo. Es otra característica esencial de un buen informe. Un buen informe se redacta en un lenguaje sencillo, evitando palabras vagas y poco claras. La emoción o el objetivo del escritor no deben influir en el lenguaje del informe. El mensaje de un buen informe debería explicarse por sí mismo. Un buen reportero debe utilizar frases sencillas en lugar de complejas en la narración de los hechos.
Concisión
Un buen informe debe ser conciso, pero eso no significa que un informe nunca pueda pertenecer. Más bien significa que un informe transmite la máxima información con el mínimo de palabras. Evita los detalles innecesarios e incluye todo lo significativo y necesario para presentar una información adecuada.
Gramática
Un buen informe no tiene errores. Cualquier construcción defectuosa de una frase puede cambiar su significado en la mente del lector y hacerla potencialmente confusa o ambigua.
Recomendación imparcial
Las recomendaciones suelen afectar a la mente del lector. Por lo tanto, si se hacen recomendaciones al final de un informe, deben ser imparciales y objetivas y llegar a una conclusión lógica para la investigación y el análisis.
Claridad
La claridad depende de la disposición adecuada de los hechos. Un buen informe es absolutamente claro. El reportero debe aclarar su propósito, definir sus fuentes, exponer sus conclusiones y hacer una recomendación necesaria Un informe debe ser claro de entender para garantizar una comunicación eficaz en todo momento.
Presentación
La presentación de un informe también es un factor que debe tenerse en cuenta para obtener un buen informe. La estructura, el contenido, el lenguaje, la tipografía y el estilo de presentación de un buen informe deben ser atractivos para causar una clara impresión en la mente de su lector.
Información completa
Un buen informe muestra información importante. La mayor parte de esta información se analiza como base de la importancia. El informe no debe contener información inútil o vaga.
Reflexiones finales
Un buen informe debe tener un resumen mediante el cual el lector del informe pueda tomar una decisión o postura sobre una determinada decisión. Un resumen puede reflejar todo el panorama de un vistazo. Por lo tanto, tiene un gran impacto. La inclusión de los rasgos o características de los factores anteriores hace que un buen informe sea eficaz y fructífero. También ayuda a conseguir el objetivo del informe.
