Cada organización tiene riesgos, retos y oportunidades únicos. Las pequeñas entidades pueden enfrentar un menor número de desafíos en comparación con las grandes organizaciones corporativas. Este artículo profundiza en las «Consideraciones clave en el desarrollo de controles internos».
Las entidades pequeñas suelen funcionar a escala limitada y tienen una gama de productos reducida, operaciones sencillas, una base de clientes limitada, procesos sencillos y un uso limitado de la tecnología y los sistemas de aplicación. Las entidades más pequeñas, como las empresas unipersonales, suelen estar gestionadas por los propietarios, que participan directamente en la ejecución diaria de las transacciones y en la supervisión de las operaciones y actividades empresariales.
¿Qué son los controles internos?
Son los mecanismos, normas y procedimientos aplicados por una empresa para garantizar la integridad de la información financiera y contable, promover la responsabilidad y prevenir el fraude
Además de cumplir con las leyes y reglamentos y evitar que los empleados roben activos o cometan delitos financieros, como el fraude, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la precisión y la puntualidad de los informes financieros.
Debido a la gestión de los propietarios, las entidades más pequeñas requieren una jerarquía y un proceso empresarial sencillos, que puedan ser gestionados por recursos humanos limitados. El objetivo de las entidades más pequeñas es aumentar la cuota de mercado y reducir los costes de funcionamiento del negocio.
Por otro lado, las grandes organizaciones o entidades corporativas se dedican a fabricar y proporcionar un gran número de productos y servicios a diversos clientes de diferentes jurisdicciones. Las grandes organizaciones tienen estructuras accionariales diversificadas, operaciones empresariales complejas, dependencia de un gran número de recursos humanos cualificados y normativas y leyes complejas que cumplir.
Para operar a gran escala, las grandes organizaciones despliegan conocimientos especializados en forma de recursos humanos cualificados, tecnología, maquinaria y grandes infraestructuras. Estos factores hacen que las empresas y sus operaciones sean complejas.
Para seguir siendo competitivas y en los negocios, tanto las organizaciones pequeñas como las grandes tienen que diseñar, desarrollar e implementar los controles internos relevantes en forma de jerarquía, procesos, políticas, sistemas y procedimientos operativos.
Desafíos
Los retos a los que se enfrentan estas organizaciones pueden clasificarse en dos tipos diferentes:
- desafíos internos y
- desafíos externos
Desafíos internos
Los desafíos internos surgen debido a los procesos comerciales internos y al entorno de una organización, como la gestión de recursos humanos, el uso de aplicaciones centrales específicas o sistemas de tecnología de la información (TI), la dependencia de la tecnología, la complejidad de las operaciones comerciales, la estructura de propiedad compleja, la gama de productos diversificada y las expectativas de los accionistas.
Desafíos externos
Los retos externos a los que se enfrentan las organizaciones pueden surgir debido a una amplia base de clientes con mayores expectativas, la presión de mantener la cuota de mercado, el aumento de la competencia y las nuevas formas de hacer negocios. Uno de los factores externos importantes que son considerados por la gerencia y los propietarios de riesgos antes de desarrollar controles internos son las leyes y regulaciones aplicables.
Utilizar la tecnología moderna en las empresas
Debido a la fuerte competencia, a las nuevas formas de hacer negocios, a la digitalización, al uso de software y tecnologías en la nube y a las complejas operaciones empresariales, los reguladores de muchas organizaciones están emitiendo normas estrictas. La junta directiva y la gerencia de estas organizaciones deben considerar y comprender las leyes y regulaciones aplicables existentes y nuevas.
Para identificar y comprender estos requisitos normativos y leyes, es necesario que la dirección desarrolle una función de cumplimiento dedicada. El desarrollo de una función de cumplimiento dedicada es un control en sí mismo para proteger el entorno de cumplimiento general de las organizaciones. Sin embargo, el consejo de administración y la dirección crean una sólida cultura de cumplimiento mediante la contratación de expertos en cumplimiento para garantizar el cumplimiento de la normativa.
Todos los factores internos y externos son considerados por la alta dirección con la participación de los jefes de las funciones de cumplimiento y gestión de riesgos para centrarse en la necesidad de desarrollar y aplicar los controles internos pertinentes. Estos desafíos también requieren el establecimiento y la implementación de una sólida cultura de control y gobierno corporativo en todos los niveles dentro de la organización para garantizar el éxito y la supervivencia del negocio y sus operaciones.
Un sistema de controles internos correctamente diseñado y aplicado estrictamente ayuda a una organización a alcanzar los objetivos empresariales, protegiendo su flujo de ingresos, rentabilidad y activos de pérdidas operativas, fraudes y falsificaciones.
Enfoque integrado para la identificación de riesgos
La sincronización de departamentos y funciones es un aspecto importante en el desarrollo de los controles internos. Esto se debe a que los departamentos trabajan en colaboración entre sí para lograr los objetivos generales del negocio.
Cuando la dirección planifica la definición de los controles internos, debe considerar la interrelación de los flujos de los procesos departamentales y los riesgos asociados. En otras palabras, los controles internos no deben desarrollarse de forma aislada.
Para desarrollar un sólido sistema de control interno de la actividad y las operaciones de la organización, el consejo de administración y la alta dirección definen los objetivos empresariales e identifican los riesgos derivados de los objetivos y metas empresariales definidos. Se trata de un enfoque integrado, en el que los objetivos y estrategias de la empresa se vinculan con los riesgos existentes y emergentes para diseñar y desarrollar los controles, que mitigan los riesgos empresariales identificados. En un enfoque integrado de identificación de riesgos y desarrollo de controles, todos los departamentos y funciones colaboran para aportar transparencia en la identificación de problemas de riesgo y controles internos. Este enfoque integrado garantiza la definición de las responsabilidades de los riesgos y las responsabilidades relacionadas con los propietarios de los mismos.
Reflexiones finales
Los controles internos juegan un papel muy importante en la prevención de que los empleados roben activos o cometan delitos financieros, como el fraude, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la precisión y puntualidad de los informes financieros. Este artículo profundiza en las «Consideraciones clave para el desarrollo de controles internos».
