Cada organización tiene riesgos, retos y oportunidades únicos. Las pequeñas entidades pueden enfrentarse a un menor número de retos en comparación con las grandes organizaciones empresariales. Este artículo profundiza en las «Consideraciones clave para el desarrollo de controles internos».
Las entidades pequeñas suelen funcionar a escala limitada y tienen una gama de productos reducida, operaciones sencillas, una base de clientes limitada, procesos sencillos y un uso limitado de la tecnología y los sistemas de aplicación. Las entidades más pequeñas, como las empresas unipersonales, suelen estar gestionadas por los propietarios, que participan directamente en la ejecución diaria de las transacciones y en la supervisión de las operaciones y actividades empresariales.
¿Qué son los controles internos?
Son los mecanismos, normas y procedimientos aplicados por una empresa para garantizar la integridad de la información financiera y contable, promover la responsabilidad y prevenir el fraude
Además de cumplir con las leyes y reglamentos y evitar que los empleados roben activos o cometan delitos financieros, como el fraude, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la precisión y la puntualidad de los informes financieros.
Debido a la gestión de los propietarios, las entidades más pequeñas requieren una jerarquía y un proceso empresarial sencillos, que puedan ser gestionados por recursos humanos limitados. El objetivo de las entidades más pequeñas es aumentar la cuota de mercado y reducir los costes de funcionamiento de la empresa.
Por otro lado, las grandes organizaciones o entidades corporativas se dedican a fabricar y proporcionar un gran número de productos y servicios a diversos clientes de diferentes jurisdicciones. Las grandes organizaciones tienen estructuras accionariales diversificadas, operaciones empresariales complejas, dependencia de un gran número de recursos humanos cualificados y normativas y leyes complejas que cumplir.
Para operar a gran escala, las grandes organizaciones despliegan conocimientos especializados en forma de recursos humanos cualificados, tecnología, maquinaria y grandes infraestructuras. Estos factores hacen que las empresas y sus operaciones sean complejas.
Para seguir siendo competitivas y estar en el negocio, tanto las organizaciones pequeñas como las grandes tienen que diseñar, desarrollar y aplicar los controles internos pertinentes en forma de jerarquía, procesos, políticas, sistemas y procedimientos operativos.
Desafíos
Los retos a los que se enfrentan estas organizaciones pueden clasificarse en dos tipos diferentes:
- desafíos internos y
- desafíos externos
Desafíos internos
Los retos internos surgen debido a los procesos empresariales internos y al entorno de una organización, como la gestión de los recursos humanos, el uso de aplicaciones básicas específicas o los sistemas de tecnología de la información (TI), la dependencia de la tecnología, la complejidad de las operaciones empresariales, la compleja estructura de propiedad, la diversificación de la gama de productos y las expectativas de los accionistas.
Desafíos externos
Los retos externos a los que se enfrentan las organizaciones pueden surgir debido a una amplia base de clientes con mayores expectativas, la presión de mantener la cuota de mercado, el aumento de la competencia y las nuevas formas de hacer negocios. Uno de los factores externos importantes que la dirección y los propietarios de los riesgos tienen en cuenta antes de desarrollar los controles internos es la legislación y los reglamentos aplicables.
Utilizar la tecnología moderna en las empresas
Debido a la fuerte competencia, a las nuevas formas de hacer negocios, a la digitalización, al uso de software y tecnologías en la nube y a las complejas operaciones empresariales, los reguladores de muchas organizaciones están emitiendo normas estrictas. El consejo de administración y la dirección de estas organizaciones deben tener en cuenta y comprender las leyes y reglamentos vigentes y nuevos.
Para identificar y comprender estos requisitos normativos y leyes, es necesario que la dirección desarrolle una función de cumplimiento dedicada. El desarrollo de una función de cumplimiento dedicada es un control en sí mismo para proteger el entorno de cumplimiento general de las organizaciones. Sin embargo, el consejo de administración y la dirección crean una sólida cultura de cumplimiento mediante la contratación de expertos en cumplimiento para garantizar el cumplimiento de la normativa.
Todos los factores internos y externos son considerados por la alta dirección con la participación de los jefes de las funciones de cumplimiento y gestión de riesgos para centrarse en la necesidad de desarrollar y aplicar los controles internos pertinentes. Estos retos también exigen el establecimiento y la aplicación de una sólida cultura de control y gobierno corporativo en todos los niveles de la organización para garantizar el éxito y la supervivencia de la empresa y sus operaciones.
Un sistema de controles internos correctamente diseñado y estrictamente aplicado ayuda a una organización a alcanzar sus objetivos empresariales, protegiendo su flujo de ingresos, su rentabilidad y sus activos de pérdidas operativas, fraudes y falsificaciones.
Enfoque integrado para la identificación de riesgos
La sincronización de departamentos y funciones es un aspecto importante en el desarrollo de los controles internos. Esto se debe a que los departamentos trabajan en colaboración entre sí para lograr los objetivos generales de la empresa.
Cuando la dirección planifica la definición de los controles internos, debe considerar la interrelación de los flujos de los procesos departamentales y los riesgos asociados. En otras palabras, los controles internos no deben desarrollarse de forma aislada.
Para desarrollar un sólido sistema de control interno de la actividad y las operaciones de la organización, el consejo de administración y la alta dirección definen los objetivos empresariales e identifican los riesgos derivados de los objetivos y metas empresariales definidos. Se trata de un enfoque integrado, en el que los objetivos y estrategias de la empresa se vinculan con los riesgos existentes y emergentes para diseñar y desarrollar los controles, que mitigan los riesgos empresariales identificados. En un enfoque integrado de identificación de riesgos y desarrollo de controles, todos los departamentos y funciones colaboran para aportar transparencia en la identificación de problemas de riesgo y controles internos. Este enfoque integrado garantiza la definición de la propiedad de los riesgos y las responsabilidades relacionadas con los propietarios de los riesgos.
Reflexiones finales
Los controles internos desempeñan un papel muy importante a la hora de evitar que los empleados roben activos o cometan delitos financieros, como el fraude, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la precisión y la puntualidad de los informes financieros. Este artículo profundiza en las «Consideraciones clave para el desarrollo de controles internos».
