El establecimiento de programas de cumplimiento efectivos requiere un enfoque multifacético que incluya la implementación de mecanismos de denuncia anónima, políticas integrales, gestión de apoyo y un sistema de auditoría interna profesional e imparcial, todo lo cual trabaja en conjunto para promover una cultura de transparencia y rendición de cuentas dentro de la organización.

Uno de los componentes clave de un programa de cumplimiento efectivo para el sistema de auditorías internas, de acuerdo con las mejores prácticas del mundo, es la existencia de una máquina efectiva y confiable con la ayuda de la cual los empleados y socios. Esto puede informar de forma anónima o confidencial violaciones o sospechas de violaciones del código de conducta, las políticas de una empresa y la legislación.

Un buzón especial, un número de teléfono y un sistema en línea pueden servir para este propósito. Una empresa puede recibir quejas de forma independiente, pero un mecanismo mucho más confiable es contratar una herramienta independiente para informar violaciones, como una empresa externa que brinde dichos servicios. Supongamos que sus empleados saben que la línea directa es anónima y segura.

En ese caso, es probable que reciba más notificaciones de problemas de cumplimiento que de otro modo no se informarían, llamando su atención sobre infracciones potencialmente graves antes de que se salgan de control. Además, es importante asegurarse de que su línea directa funcione las 24 horas del día, los 7 días de la semana y le permita denunciar violaciones en cualquier idioma utilizado en su empresa.

Preste atención al hecho de que no es suficiente introducir solo la herramienta con la ayuda de la cual será posible denunciar violaciones. El proceso debe incluir la implementación de medidas preventivas para crear una atmósfera apropiada en el lugar de trabajo donde los empleados no tengan miedo de denunciar violaciones y estén protegidos de ser perseguidos a cambio.

La eficacia de este proceso se logra mediante la introducción de lo siguiente:

• Políticas y procedimientos apropiados, responsabilidad por sus violaciones y cumplimiento de estas obligaciones.
• Llevar a cabo un programa de comunicación y sesiones de formación adecuadas. El estímulo para expresar preocupaciones es una regla fundamental.
• Apoyo a la gestión y creación de una atmósfera apropiada abierta a la expresión desde arriba.
• Protección contra la persecución. Los empleados deben sentirse cómodos al reportar violaciones. Una empresa no tolerará la represión, la persecución o la discriminación adicional contra cualquier persona que informe honestamente violaciones o posible mala conducta. Cualquier empleado que actúe hostilmente contra otros en respuesta a un informe honesto de una violación o busque venganza debe estar sujeto a responsabilidad disciplinaria.

Establecimiento de programas de cumplimiento efectivos

Las apelaciones no se procesarán adecuadamente si el reverso del proceso no está integrado en el sistema para realizar auditorías o investigaciones internas. Una empresa debe tomar en serio todos los informes de posibles violaciones de políticas o mala conducta y considerar e investigar todas las reclamaciones. Una empresa debe contratar especialistas competentes, profesionales y competentes con experiencia en la realización de auditorías.

Los especialistas, a su vez, deben desarrollar una política de realización de auditorías que establezca el único estándar de realización de auditorías que debe mantenerse. Todos aquellos que reciban informes de violaciones siguiendo los estándares establecidos deben considerarlos razonablemente y tratar a la persona que expresó su preocupación con respeto.

Las personas que realizan auditorías también deben seguir los principios básicos:

• La imparcialidad es cuando una persona que realiza una auditoría debe permanecer neutral y objetiva al considerar toda la información recibida.
• El enfoque profesional, teniendo en cuenta los hechos y el cumplimiento de la legislación aplicable, es cuando las auditorías deben realizarse de manera profesional, sobre la base de una determinación objetiva de los hechos para determinar si los motivos de preocupación o acusación descritos en la notificación de violaciones están justificados.
• La justicia y la coherencia son cuando los empleados preocupados a quienes se realiza una auditoría en relación con una posible violación deben poder expresarse en el proceso de la auditoría.
• La preservación del anonimato y la confidencialidad es cuando una persona que realiza una auditoría considera que toda la información recibida y creada, así como la información almacenada como resultado de la auditoría, es confidencial, siguiendo los requisitos aplicables de las leyes y reglamentos.
• Cumplirhttps://www.techtarget.com/searchdatamanagement/definition/compliancecon los plazos es cuando el procedimiento debe proporcionar ciertos plazos para la realización de auditorías, de modo que aquellos que informan de violaciones tengan una impresión de la efectividad del proceso.
• La preservación de la documentación es cuando las personas que realizan una auditoría deben documentar todas las acciones tomadas durante la auditoría y todos los hechos relevantes reportados por las personas entrevistadas. Los informes sobre auditorías reflejan y generalizan con precisión la evidencia recopilada y describen la evidencia que confirma o no confirma o contradice los hechos.

Reflexiones finales

Un programa de cumplimiento efectivo se basa en un sistema de auditoría interna que promueve el anonimato, la seguridad y la comunicación abierta. Proporcionar las herramientas adecuadas para la denuncia anónima, reforzar la confianza de los empleados, implementar políticas y capacitación apropiadas y mantener un enfoque profesional durante las auditorías son elementos críticos. Mantener estas prácticas no solo ayuda a descubrir posibles violaciones antes de que se intensifiquen, sino que también fomenta una cultura de integridad y responsabilidad dentro de la organización. Garantizar que se implementen medidas tan sólidas contribuirá en última instancia a la salud general y la sostenibilidad de cualquier empresa.