¿Cuáles son los procedimientos de control interno? La dirección de una organización diseña y aplica diferentes tipos de procedimientos de control interno para asegurar los activos y la información crítica que se encuentra en varios lugares de la organización.

Procedimientos de control interno

Los controles internos son los mecanismos, normas y procedimientos establecidos por una empresa para garantizar la exactitud de los datos financieros y contables, promover la responsabilidad y prevenir el fraude.

Los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la exactitud y puntualidad de los informes financieros, además de cumplir con las leyes y reglamentos y evitar que los empleados roben activos o cometan fraude.

Los procedimientos de control pueden tener los siguientes atributos:

Controles físicos

Los controles físicos se diseñan y aplican para evitar el acceso no autorizado a los activos, la infraestructura, los locales de la oficina o cualquier departamento en particular. La aplicación de controles físicos garantiza que los activos críticos, las infraestructuras, la información sensible y las ubicaciones de las oficinas no sean accesibles para ninguna persona o empleado no autorizado.

Algunos ejemplos de controles físicos son el uso de tarjetas magnéticas y contraseñas para entrar en las instalaciones de la oficina o en cualquier departamento o área de trabajo.

Límites de autorización y aprobación

La dirección define diferentes límites de autorización y aprobación para los distintos departamentos y funciones de la organización. La dirección y los empleados están obligados a respetar estos límites de autorización y aprobación, que son aprobados por el consejo de administración y la alta dirección.

Por ejemplo, un funcionario puede estar autorizado a comprar activos hasta el valor de 100 dólares, pero para los activos que cuestan más de 100 dólares, la compra de activos puede tener que ser aprobada por un alto directivo.

Otro ejemplo relacionado con la autorización es la autorización de adquisición de cualquier bien o activo por encima del valor de 2000 dólares por parte del jefe de departamento.

Los límites de autorización y aprobación se revisan periódicamente para comprobar si es necesario modificar los límites asignados. Se realiza una revisión periódica debido a que los empleados renuncian a la organización, y los derechos de autorización previamente concedidos al empleado renunciado se asignan al nuevo empleado contratado o al empleado de reserva.

Segregación de funciones

La segregación de funciones significa que la dirección define las funciones y actividades del trabajo y separa a los empleados según su nivel de experiencia. Minimiza el riesgo de errores y fraudes. Por ejemplo, las funciones asociadas al manejo de efectivo en un banco suelen estar separadas. La segregación de funciones también es relevante para los departamentos y funciones. Por ejemplo, un departamento de auditoría interna suele estar separado de un departamento financiero y ambos dependen directamente del comité de auditoría del consejo de administración.

Controles aritméticos y contables

Se desarrollan y aplican controles aritméticos y contables para garantizar que las transacciones se registran y procesan de forma completa y precisa. Por ejemplo, el gestor de cuentas realiza determinados procedimientos durante las conciliaciones bancarias o la preparación de los balances de comprobación. Estos procedimientos son controles contables y aritméticos, que se aplican para garantizar la conciliación de los saldos y el registro exacto de las transacciones.

Controles de Recursos Humanos (RH)

En las organizaciones, los recursos humanos son gestionados por un departamento de recursos humanos (RH). El departamento de RRHH contrata, forma y gestiona sus recursos humanos. Para llevar a cabo las funciones y responsabilidades de RRHH, se diseñan y desarrollan diversos controles internos relacionados con los RRHH.

Por ejemplo, los controles de RRHH son aplicados por el director de recursos humanos para verificar la cualificación de los posibles empleados y las referencias proporcionadas. Los responsables de RRHH también comprueban los antecedentes de un posible empleado en el momento de la contratación.

Comprender los controles internos

Desde los escándalos contables de principios de la década de 2000, los controles internos se han convertido en una función empresarial fundamental para todas las empresas de Estados Unidos. Tras su aplicación, se promulgó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 para proteger a los inversores de las prácticas contables fraudulentas y mejorar la exactitud y fiabilidad de la información de las empresas. Al responsabilizar a los gestores de la información financiera y crear una pista de auditoría, esto ha tenido un impacto significativo en el gobierno corporativo. Los directivos que no hayan establecido y gestionado adecuadamente los controles internos se enfrentan a graves sanciones penales.

La opinión del auditor que acompaña a los estados financieros se basa en una auditoría de los procedimientos y registros que se utilizaron para crearlos. Los auditores externos comprueban los procesos contables y los controles internos de una empresa en el marco de una auditoría y emiten un dictamen sobre su eficacia.

Las auditorías internas evalúan los controles internos de una empresa, que incluyen su gobierno corporativo y sus procesos contables. Garantizan el cumplimiento de las leyes y reglamentos, la exactitud y puntualidad de los informes financieros y el mantenimiento de la eficacia operativa, identificando los problemas y corrigiendo las deficiencias antes de que se descubran en una auditoría externa. Las auditorías internas son cada vez más importantes en las operaciones y el gobierno corporativo de una empresa, especialmente ahora que la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 hace a los directivos legalmente responsables de la exactitud de sus estados financieros.

¿Por qué son importantes los controles internos?

Los controles internos son los mecanismos, normas y procedimientos establecidos por una empresa para garantizar la exactitud de los datos financieros y contables, promover la responsabilidad y prevenir el fraude. Los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la exactitud y puntualidad de los informes financieros, además de cumplir con las leyes y reglamentos y evitar que los empleados roben activos o cometan fraude.

¿Cuáles son los dos tipos de controles internos?

Los controles internos se clasifican a grandes rasgos en actividades preventivas y de investigación. Las actividades de control preventivo, que incluyen una documentación exhaustiva y prácticas de autorización, tienen como objetivo evitar que se produzcan errores o fraudes en primer lugar. Los controles detectivescos son procedimientos de refuerzo diseñados para detectar elementos o eventos que la primera línea de defensa pasó por alto.

¿Cuáles son algunos controles internos preventivos?

Un componente clave del proceso de control interno preventivo, la separación de funciones, garantiza que ninguna persona esté en condiciones de autorizar, registrar y custodiar una transacción financiera y el activo resultante. Los controles internos preventivos incluyen la autorización de las facturas, la verificación de los gastos y la restricción del acceso físico a los equipos, el inventario, el efectivo y otros activos.

¿Qué son los controles internos de los detectives?

Los controles internos de detección buscan problemas en los procesos de una empresa después de que se hayan producido. Pueden utilizarse para lograr diversos objetivos, como el control de calidad, la prevención del fraude y el cumplimiento de la legislación. La actividad más importante en este caso es la conciliación, que se utiliza para comparar conjuntos de datos y tomar medidas correctivas si hay diferencias materiales. Las auditorías externas de las empresas de contabilidad y las auditorías internas de los activos, como el inventario, son ejemplos de controles de detección.

Reflexiones finales

Los controles internos son los mecanismos, normas y procedimientos establecidos por una empresa para garantizar la exactitud de los datos financieros y contables, promover la responsabilidad y prevenir el fraude. Los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa al mejorar la exactitud y puntualidad de los informes financieros, además de cumplir con las leyes y reglamentos y evitar que los empleados roben activos o cometan fraude. Las auditorías internas son fundamentales para los controles internos y el gobierno corporativo de una empresa, especialmente ahora que la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 hace a los directivos legalmente responsables de la exactitud de los estados financieros.