Los requisitos de la política interna. Las políticas escritas informan a los empleados de lo que se espera del proceso y subrayan el compromiso de la empresa con la equidad. Las políticas bien redactadas explican cómo se inicia una investigación, cómo se lleva a cabo, incluye la documentación adecuada y detalla cómo se llega a una decisión y se comunica.

Requisitos de la política interna

Una investigación interna es tan buena como sus pruebas. Debe ser exhaustiva y justa. Los rumores no tienen ningún papel en las investigaciones internas. Las alegaciones deben estar documentadas y se deben resolver sobre la base de pruebas fiables. Si una empresa actúa basándose en rumores u otras pruebas poco fiables, la integridad de la empresa estará en juego. Del mismo modo, si una empresa no lleva a cabo una investigación exhaustiva de acuerdo con sus políticas e ignora pruebas significativas, la investigación interna no protegerá a la empresa.

Las organizaciones sujetas a alguna forma de fraude u otro delito de cuello blanco deben examinar cualquier inquietud recibida en cuanto a si hay pruebas que corroboren dichas inquietudes. 

Hoy en día, la mayoría de las empresas cuentan con programas de cumplimiento de la ley de competencia. No todos ellos consisten en protocolos específicos sobre investigaciones internas. Y, lo que es más importante, algunas de ellas no cuentan con políticas suficientes que permitan futuras investigaciones efectivas.

Las políticas internas deben garantizar que los empleados sean informados con antelación de la posibilidad de que la empresa lleve a cabo investigaciones internas sin previo aviso y de las medidas específicas que pueden aplicarse para dichas investigaciones. 

Por lo general, las empresas también tienen políticas específicas que limitan el uso de los dispositivos corporativos (ordenadores, portátiles o teléfonos) a fines estrictamente laborales y prohíben su uso para asuntos personales. En particular, se debe informar a todos los empleados de que, en caso de sospecha de irregularidades en el desempeño de sus funciones, las comunicaciones pueden ser observadas sin previo aviso. 

El acceso legal a la documentación electrónica de los empleados sólo es posible si la política ha sido debidamente comunicada de antemano al empleado. En futuros procedimientos administrativos o judiciales, las pruebas recogidas durante la investigación interna sólo tendrían sentido si la empresa descubre pruebas de que el empleado fue informado de la existencia de la política, de las restricciones previstas y del alcance y la naturaleza de la posible vigilancia por parte del empresario.

Plan de acción ad hoc

En caso de que la empresa dude de que ha podido haber una violación del derecho de la competencia, el diseño de un plan de acción ad hoc es esencial para asegurar que la investigación sea efectiva y, simultáneamente, que se respeten las garantías legales y que las pruebas obtenidas sean válidas en futuros procedimientos judiciales.

El plan de acción debe ser exhaustivo y estructurado, estableciendo los pasos a seguir y respetando durante toda la investigación los derechos de los empleados, por ejemplo: derecho a la intimidad, derecho a la confidencialidad, derecho a contar con asistencia legal de un abogado o derecho a no autoincriminarse.

Aunque las obligaciones de los empleados pueden diferir entre jurisdicciones, generalmente deben colaborar con la empresa al realizar una investigación interna, incluida su participación en entrevistas internas y poner a disposición de la empresa los dispositivos asignados con fines profesionales para su revisión. 

Este plan de acción debe llevarse a cabo con el máximo nivel de cobertura. Por lo tanto, se recomienda evaluar los siguientes elementos: 

Establecimiento del alcance de la investigación 

Sobre la base de las pruebas iniciales, la empresa debe establecer las sospechas de infracción para su investigación y quiénes son los empleados que podrían haber estado implicados. El propósito de la investigación puede cambiar debido a los hallazgos, pero tener una posición inicial sobre el alcance objetivo y subjetivo de la investigación es clave para tomar las siguientes decisiones con respecto al diseño de un plan de acción. 

Configuración de un equipo 

Normalmente, no hay requisitos legales sobre quién debe llevar a cabo este tipo de investigación. Sin embargo, hay que tener en cuenta varios puntos.

A nivel interno, los departamentos que suelen verse afectados son el jurídico, el de cumplimiento y el de recursos humanos.

Es muy preferible contar con el apoyo de expertos en derecho de la competencia. Su experiencia previa en investigaciones y su conocimiento del tema son especialmente útiles para realizar las entrevistas o diseñar las búsquedas informáticas.

El apoyo de expertos forenses digitales es también muy aconsejable en aquellas investigaciones en las que se prevé llegar a la documentación electrónica. Además de su experiencia, como terceros, podrían atestiguar que el acceso a las comunicaciones se hizo con todas las garantías en caso de que sea necesario demostrarlo en un procedimiento administrativo o judicial.

Reflexiones finales

Los requisitos de la política interna son exigidos por la legislación de la empresa y deben ser aprobados por la dirección. El derecho de sociedades se deriva con frecuencia de lo que exigen los edictos del sector o tal vez una asociación comercial. No se trata de normas o requisitos legales, pero pueden tener el mismo peso que las normas porque han sido ordenadas por la alta dirección. La política interna específica que surja puede verse influida por otros requisitos de la organización, como la competencia y el posicionamiento estratégico en el mercado.