El diseño y la planificación de la investigación. Una vez tomada la decisión de llevar a cabo una investigación y determinados el objetivo y el alcance, el auditor deberá elaborar un plan de investigación. Dicho plan puede incluir cualquiera de los siguientes elementos:

Diseño y planificación de la investigación

Identificar a los testigos y a otras personas que deben ser entrevistadas

Las entrevistas deben limitarse a las personas que se supone que conocen el tema. Para mantener la confidencialidad en la mayor medida posible, los auditores no deben entrevistar a personas sin conocimiento o implicación alguna en el asunto.

Determinar los tipos de documentación relevante disponible

La documentación puede incluir registros telefónicos, informes de gastos, historial de correo electrónico, actividad en Internet, archivos de ordenadores de sobremesa, registros de compras, correspondencia, informes de investigación previa, registros de personal, historial de transacciones financieras y evaluaciones de rendimiento, por nombrar sólo algunos.

Considerar las ramificaciones legales del asunto

Algunos asuntos requieren un tratamiento especial y consultas con los departamentos jurídico y de recursos humanos, como los casos de acoso sexual y las infracciones de las leyes estatales, locales o federales.

Identificar los especialistas que puedan ser necesarios para ayudar

Algunos elementos de una investigación pueden beneficiarse de la ayuda de un experto. Algunos ejemplos son la vigilancia de temas, la interpretación de datos técnicos de ingeniería, la orientación sobre los matices de la legislación laboral, el examen forense de archivos informáticos y otras situaciones en las que los auditores no poseen la experiencia o los conocimientos necesarios para realizar la tarea de forma competente.

Identificar las políticas y procedimientos aplicables de la empresa

El auditor interno debe conocer la política de la empresa que se aplica al asunto investigado. Al hacer esta determinación, el auditor puede evitar una situación en la que la mala conducta percibida resulte no estar prohibida por la política de la empresa.

Aunque la autoría de las políticas y los procedimientos no es generalmente responsabilidad de la auditoría interna, el departamento de auditoría interna debe revisar las políticas y los procedimientos antes de su publicación y hacer recomendaciones, cuando sea necesario, para evitar cualquier laguna o área gris que deje demasiado abierto a la interpretación individual. Las políticas y los procedimientos deben ser concisos y no estar abiertos a múltiples interpretaciones.

Solicitud de acceso a los recursos informáticos

Algunas investigaciones pueden requerir que el auditor supervise el tráfico de correo electrónico y la actividad en Internet de un empleado. El director de auditoría debe asegurarse de que se concede el acceso adecuado. Por lo general, esto requerirá la notificación y participación de representantes de recursos humanos, seguridad de la información y el departamento jurídico.

Coordinación con otras organizaciones

Como se ha señalado anteriormente, dependiendo del tipo de problema, es posible que las funciones de recursos humanos, seguridad, legal, operaciones u otras tengan que estar al tanto de la actividad de investigación. La alta dirección y el consejo de administración deben ser informados de las investigaciones importantes con un impacto financiero o legal significativo o cuando el potencial de publicidad adversa es alto.

Una vez preparado el plan de investigación, la dirección de la auditoría debe revisar y aprobar el enfoque. El plan debe ser lo suficientemente flexible como para permitir nuevos desarrollos que puedan cambiar el alcance de la investigación.

Reflexiones finales

Cuando se trata de un plan de investigación, todos tienen el mismo objetivo: averiguar la verdad. En el contexto de una investigación disciplinaria, por ejemplo, esto podría ser útil para determinar los hechos que rodean una acusación de intimidación o acoso.

Un plan de investigación es una herramienta fundamental para cualquier investigador. Especifica los objetivos de la investigación, así como los procesos, procedimientos y políticas que se utilizarán para evaluar la supuesta mala conducta. También incluirá las personas que serán entrevistadas, los plazos previstos y, en algunos casos, los costes financieros así como los riesgos que conlleva.