Los seis controles clave para la prevención del fraude. Los controles preventivos funcionan como la base del sistema general de controles internos, construido para evitar incidentes de fraude. Los controles preventivos se aplican en todos los procesos y departamentos de la organización y tienen por objeto restringir cualquier actividad que pueda dar lugar a un fraude.

Los seis controles clave para la prevención del fraude

Prevención del fraude: los tres controles «duros»

Los controles duros conducen a un cambio directo y visible del comportamiento o las acciones. El comportamiento de los empleados está directamente influenciado. Los elementos clave de los controles duros son la planificación y el control, las tareas, las responsabilidades y las autorizaciones. Los controles duros pueden observarse y, por tanto, son relativamente fáciles de probar. Los controles duros se crean para garantizar que los procesos y sistemas se ejecutan de forma eficaz y eficiente, lo que permite evitar fraudes e incumplimientos. Ejemplos de controles duros son la investigación del personal, la rotación de puestos de trabajo y los programas de formación sobre el fraude.

Selección de personal

El control del personal o de los empleados es la primera línea de defensa contra el fraude. La selección previa a la contratación es una parte importante de las actividades generales de gestión del riesgo de fraude de la organización, realizadas por la función de recursos humanos. Requiere habilidades de investigación y acceso a una amplia gama de bases de datos de información pública.

Todos los candidatos que se presenten al puesto deberán rellenar un formulario de solicitud completo. Se advierte a todos los candidatos que la política de la organización es llevar a cabo una investigación en profundidad antes de su nombramiento; por lo tanto, los candidatos deben proporcionar información correcta.

El formulario de solicitud y el CV se utilizan para realizar comprobaciones detalladas con las instituciones educativas, los empleadores anteriores y otros registros disponibles públicamente. Se realizan comprobaciones de referencias para los candidatos en las que se contacta con los empleadores anteriores para identificar al candidato. Todos los certificados de formación son inspeccionados y verificados de forma independiente.

La búsqueda de antecedentes se realiza a través de bases de datos y fuentes de información públicas. Esto puede incluir la búsqueda de directivos para garantizar que no haya conflictos de intereses, la búsqueda de quiebras y la búsqueda de medios de comunicación. También podría considerarse la búsqueda de antecedentes penales.

Rotación de trabajo y vacaciones obligatorias

Las organizaciones deben implantar procesos y procedimientos que permitan a los empleados rotar en sus puestos de trabajo y pasar a desempeñar diferentes funciones en otros departamentos y funciones. Esto minimiza el riesgo de fraude, ya que un empleado que trabaje durante mucho tiempo en un departamento podría sentirse frustrado y empezar a explotar los procesos y controles internos en beneficio propio.

Los empleados deben disponer de vacaciones obligatorias para asegurarse de que siguen motivados y tienen tiempo para disfrutar con los miembros de su familia. Los empleados motivados y satisfechos son menos propensos a realizar actividades fraudulentas.

Declaración de política antifraude

Las organizaciones deben elaborar una declaración de política antifraude y hacerla aprobar por el consejo de administración. Esta política debe ser accesible a todos los empleados de la empresa. La política debe exponer claramente las expectativas y la gestión del consejo de administración con respecto a los empleados, y deben mencionarse las cláusulas relativas a las medidas disciplinarias que se tomarán contra aquellos empleados que sean culpables de mala conducta o fraude.

Prevención del fraude: los tres controles «blandos»

Los controles blandos tienen que ver con la cultura y el comportamiento de la alta dirección, los mandos intermedios y los empleados y su impacto en la consecución de las metas y objetivos de la organización.

Los controles blandos pueden considerarse medidas que influyen en la motivación, la integridad y la satisfacción de los empleados. Los empleados se sienten seguros y reconocidos cuando se aplican eficazmente los controles blandos. El comportamiento de la alta dirección, como los sistemas de retroalimentación regular de los empleados, la entrega de recursos adecuados a los empleados y la creación de un entorno de trabajo positivo, contribuyen a mejorar el comportamiento de los empleados.

Programas de apoyo a los empleados

La organización desarrolla programas de apoyo a los empleados y los hace aprobar por el consejo de administración. Estos programas permiten que los empleados trabajen con motivación y les proporcionan un sentimiento de reconocimiento. Los empleados que sienten reconocimiento y apoyo son menos propensos al fraude.

Programas de formación sobre el fraude

Las organizaciones deben desarrollar e idear un programa de formación para la concienciación de los empleados. Estos programas de concienciación ayudan a los empleados a entender las exigencias de la dirección y a comprender mejor sus funciones. Los programas de formación sirven para refrescar a los empleados, donde pueden actualizarlos sobre las políticas y procedimientos de la organización.

Revisión de los controles internos por parte de la dirección

La dirección de la organización, formada por los jefes de departamento como miembros, revisa los controles internos periódicamente, bajo la supervisión del Director General (CEO). Cada jefe de departamento es responsable de presentar el informe de evaluación de los controles internos a los demás miembros del equipo directivo. Esto aporta transparencia y propiedad a los controles internos.

A través de la revisión de los controles internos, la dirección obtiene información sobre la cultura de cumplimiento y los posibles riesgos de fraude. Estas revisiones permiten aplicar a tiempo las medidas paliativas necesarias, lo que permite evitar incidentes de fraude.

Reflexiones finales

No se puede exagerar la importancia de la prevención y la detección para reducir estas pérdidas. Todas las organizaciones deberían tener un plan en marcha porque prevenir el fraude es mucho más fácil que recuperar las pérdidas después del hecho. Los servicios de contabilidad forense pueden ayudar a evitar estas situaciones y a descubrir el fraude financiero. Puede ayudarle a determinar dónde ha ido a parar el dinero robado y cómo recuperarlo.