Adaptar los recursos necesarios. Es esencial un enfoque especializado, bien organizado y sensato, en consonancia con el marco jurídico pertinente. Si una empresa no ha invertido plenamente en el desarrollo de sus recursos a este respecto, se recomienda consultar con múltiples expertos externos que puedan apoyar a la empresa en la ejecución de investigaciones internas complejas.
Adaptar los recursos necesarios
En el que un pequeño equipo altamente cualificado analistas jurídicos y los proveedores alternativos entregan un trabajo que puede ser estandarizado, la precisión sólo puede mejorarse significativamente y los costes reducirse sustancialmente si el bufete coordinador (idealmente junto con los otros bufetes implicados) utiliza gestores de proyectos decisivos y experimentados para comandar y adaptar continuamente el proceso de investigación cuando sea necesario.
En la era de los grandes datos, en la que la recopilación y el análisis de la información tienen un precio excesivamente alto, la colaboración eficiente entre diferentes equipos de expertos en un enfoque modular parece aún más ventajosa. Lo más importante es que, junto con la empresa, el bufete de abogados coordinador elabore un plan de proyecto, coordine la investigación y se asegure de que se respeta con precisión el marco jurídico pertinente.
Esto requiere unos costes de planificación considerablemente mayores para los bufetes de abogados que el modelo tradicional de gestión de proyectos. Sin embargo, dado que el procesamiento de la información a través de la revisión de documentos es, la mayoría de las veces, una parte intensiva de una investigación en términos de coste, tiempo y recursos en la era de la transformación digital, la eficiencia obtenida al involucrar a proveedores más baratos y especializados compensa considerablemente el aumento de los costes de planificación y coordinación para la empresa como parte de la gestión del proyecto.
Análisis de datos en la era de la transformación digital
Al procesar la información en el curso de una investigación interna, una de las facetas más vitales, además de entrevistar a los empleados, es el análisis de los datos internos de la empresa (revisión de documentos).
Desafíos legales y organizativos de una revisión de documentos
A la hora de planificar las revisiones de los documentos, hay que reunir un equipo adecuado de analistas experimentados y consultar al consejo de administración de la empresa en las primeras fases del proceso. Hay que analizar la infraestructura informática y las normas internas de la empresa y, si es necesario, adaptarlas. Los expertos en protección de datos deben estar integrados para garantizar la seguridad de los datos. Es esencial determinar si las disposiciones pueden incluirse en los contratos de tratamiento de datos cuando se contrata a proveedores de software y servicios forenses y asegurarse de que las ofertas contractuales proporcionadas por el proveedor se corresponden con los requisitos legales.
Big Data y revisión de documentos
Hoy en día, la revisión de datos no estructurados en grandes volúmenes para el descubrimiento preventivo de violaciones de la ley se lleva a cabo predominantemente a través del análisis de datos forenses electrónicos, o e-discovery. Gracias al software de e-discovery, incluso volúmenes de datos muy grandes y complejos, como correos electrónicos y archivos digitales, y grabaciones de audio de conversaciones, pueden rastrearse con la ayuda de una búsqueda por palabras clave creada explícitamente para una investigación.
Incluso las investigaciones de las autoridades se llevan a cabo principalmente mediante el descubrimiento electrónico hoy en día. Las autoridades solicitan primero el acceso a todos los servidores de la empresa, exigen la entrega de los medios de almacenamiento digital y, en su caso, solicitan el acceso a cualquier infraestructura en la nube. Se pueden denominar con exactitud «e-raids».
Sin embargo, el proceso de e-discovery es muy complejo. Abarca muchos participantes, intereses y problemas legales diferentes, y no existe una norma de procedimiento universal.
En la práctica, los siguientes pasos básicos han demostrado ser útiles:
Hay que analizar el sistema informático de la empresa para saber qué datos pertenecen a los investigados (custodios), dónde y en qué formatos se guarda la información y cómo se puede acceder a las fuentes (mapeo de datos). Al guardar la información, hay que tomar medidas para garantizar que los datos no puedan ser borrados, manipulados o reconstruidos. Para preservar las pruebas digitales, es crucial documentar ampliamente las acciones que se realizan.
Para que la revisión sea eficaz en cuanto a tiempo y costes, el volumen de datos debe reducirse adecuadamente. Para ello, los datos asegurados (archivos, registros de correo electrónico) deben ser examinados y limitados a los datos recogidos durante el periodo de investigación y conservados en los formatos documentales pertinentes. A continuación, debe reducirse hasta un 90% mediante un procedimiento de examen previo, y eliminarse los papeles que sean similares o sustancialmente idénticos.
El conjunto de datos puede reducirse aún más si se eligen palabras clave específicas del caso que luego se utilizan como términos de búsqueda en una revisión lineal de documentos. Dado que esto es crucial para el resultado de la investigación, las palabras clave deben ser lo suficientemente amplias como para incluir la mayor cantidad posible de posibles conductas indebidas y, al mismo tiempo, lo suficientemente específicas como para señalar los datos relevantes con la mayor precisión posible. Esta revisión de palabras clave separa los documentos relevantes de los irrelevantes. Dado que habrá documentos que contengan un término de búsqueda pero que no tengan nada que ver con el objetivo de la revisión, es posible que siga habiendo muchos documentos marcados como relevantes. Los documentos afectados se volverán a revisar en una segunda fase.
Hasta este punto, los pasos que se han descrito reflejan esencialmente el enfoque que las autoridades utilizan cuando manejan los datos recogidos durante una redada. Para ir más rápido que las autoridades, la revisión asistida por tecnología (TAR) puede acelerar la revisión manual de documentos con un margen considerable de hasta 60 veces. Otras funciones adicionales son, por ejemplo, la visualización gráfica de las líneas de comunicación y los resúmenes de documentos por temas.
La revisión termina con la exportación de los trabajos considerados importantes y un informe que evalúa estos materiales. Esta es la base del asesoramiento estratégico más amplio que se detalla aquí para o en defensa de una empresa.
La importancia de los gestores de proyectos con experiencia
Hoy en día, las investigaciones internas consumen mucho tiempo y requieren una cantidad importante de personal. Los proveedores de servicios externos constituyen la mayor proporción de los costes. El éxito de un proceso de e-discovery depende en gran medida de la implementación de gestores de proyectos experimentados, vanguardistas y especializados. Como coordinadores de la investigación y nexo de unión con la dirección de la empresa, estos gestores de proyectos son indispensables. Son responsables de la gestión del tiempo, la dotación de recursos y el control del presupuesto, así como de garantizar que todos los procesos funcionen sin problemas y que la comunicación entre todos los participantes sea eficaz. Esto implica establecer un sistema de información transparente y un registro exhaustivo de todos los pasos y decisiones tomadas.
Las investigaciones internas y la gestión eficaz de los proyectos no son suficientes por sí solas. A la empresa le conviene investigar las infracciones legales, pero llevar a cabo su investigación de manera eficiente, adecuada y razonable. Estos intereses también deben ser considerados por los asesores.
La solución para una realización eficiente y razonable de las investigaciones internas es un enfoque innovador y modular que combina el asesoramiento jurídico de alta calidad con las nuevas tecnologías para completar el trabajo jurídico rutinario. La clave del éxito de este enfoque radica en la moderna gestión de proyectos jurídicos, que garantiza que los métodos utilizados por los distintos proveedores de servicios jurídicos se ajustan a determinadas normas y se encarga de que los implicados trabajen juntos de forma eficiente. Esto requiere altos costes de planificación y coordinación, pero estos costes pueden recuperarse muchas veces como resultado de la mejora de la eficiencia en el proceso de investigación, especialmente cuando se utiliza la revisión de documentos.
Reflexiones finales
Este enfoque ofrece a las empresas no sólo ventajas de tiempo y costes durante el proceso de investigación, sino también transparencia y claridad para la planificación, garantizando en última instancia que una investigación interna deje de ser un pozo sin fondo y confuso.
