¿Cuándo es necesaria una investigación interna? Una investigación corporativa se lleva a cabo cuando existe información fidedigna de que puede haber habido una irregularidad notable, una mala conducta o fallos éticos. Una investigación corporativa también puede ser adecuada aunque no haya habido acusaciones específicas contra un empleado o un departamento, pero sí contra otros, y la investigación se dirige a descartar la posibilidad de que la mala conducta haya tenido lugar dentro de la empresa.
¿Cuándo es necesaria una investigación interna?
Una investigación adecuada protege los intereses de la organización y de los accionistas identificando las infracciones y las conductas indebidas, garantizando que las actividades de la empresa se ajustan a las normas y los reglamentos existentes, e identificando las áreas en las que se puede mejorar el funcionamiento interno de la empresa.
Una investigación es un ejercicio de búsqueda de hechos y tiene como objetivo resolver, de forma completa y creíble, lo que ha sucedido tras un acontecimiento concreto. Se debe considerar que la investigación ha sido exhaustiva, independiente y lógica.
La investigación se inicia generalmente con un informe interno o externo de una probable violación de la ley al departamento de cumplimiento. Una vez introducido por Compliance, el asunto es evaluado por el responsable de las investigaciones. El director de investigaciones es responsable de desarrollar el proceso de investigación en torno a todos los exámenes en el lugar de trabajo, independientemente del departamento que realice la investigación. Se lleva a cabo una determinación de umbral para examinar si se requiere una investigación formal. Es posible que algunos problemas informados a Cumplimiento no justifiquen una investigación y, por lo tanto, podrían resolverse de manera informal.
Investigaciones internas
Una investigación interna puede iniciarse por varias razones y podría ser crucial para determinar el origen de las pérdidas relacionadas con el fraude. Una investigación detallada puede permitir a una organización disminuir sus pérdidas, identificar al autor, reunir pruebas para el juicio y recuperar sus pérdidas. También puede identificar las deficiencias en la estructura de control interno de la organización, lo que hace que se tomen medidas correctivas.
Las organizaciones también pueden tener la responsabilidad legal de investigar las presuntas conductas indebidas para reducir los daños por fraude. Algunas leyes están específicamente dirigidas a descubrir conductas ilícitas y exigen a las organizaciones que denuncien los casos de deshonestidad. Los departamentos reguladores necesitan informes financieros cuidadosos de las organizaciones que regulan. Tienen autoridad para imponer sanciones por informes inexactos o por información que pueda afectar a la exactitud de los datos comunicados. Una investigación puede garantizar que toda la información relevante se transmita y se comunique.
Directores de empresas
Los directores de las empresas también están obligados por sus responsabilidades fiduciarias en la supervisión de las operaciones de sus empresas, lo que les obliga a funcionar en el mejor interés de la empresa y a responder de los perjuicios que ésta pueda sufrir por su mala conducta. En algunos casos, el hecho de no investigar las acusaciones creíbles de irregularidades puede suponer una violación de este deber, exponiéndolos así a la responsabilidad civil por cualquier pérdida en la que incurra la organización como resultado de su inacción.
Las organizaciones también están obligadas a realizar investigaciones internas antes de poder despedir a los empleados que hayan cometido un fraude o hayan violado los principios y programas de la empresa. Una investigación detallada ayudará a separar a la organización de las acusaciones de que el empleado fue diferenciado o despedido injustamente.
Decidir si se inicia una investigación
La primera cuestión que hay que considerar cuando se tiene conocimiento de una posible infracción es si se debe iniciar o no una investigación interna. ¿Realmente vale la pena el dinero y el tiempo? En general, la mayoría de los casos exigen una investigación interna, tanto por razones empresariales como para evitar posibles litigios. Las empresas están cada vez más sometidas al escrutinio de los reguladores y los gobiernos.
Según los reguladores estadounidenses, se espera cada vez más que las empresas controlen su propia conducta y denuncien posibles infracciones a los organismos competentes. Del mismo modo, los demandantes privados están presentando un número cada vez mayor de casos con alegaciones graves que intentan poner en tela de juicio las acciones de las empresas.
Personal de la investigación
A pesar de los costes potenciales, casi siempre es necesaria una investigación interna. El siguiente paso es decidir quién dirigirá la investigación. En general, la respuesta a esta pregunta viene determinada por la naturaleza y la gravedad de las acusaciones, así como por la solidez de las pruebas que sugieren la comisión de un delito.
Asesoramiento, auditores o recursos humanos
Permitir que los auditores internos, el personal de cumplimiento o el personal de recursos humanos lleven a cabo la investigación (en lugar de un abogado interno o externo) puede ser menos perturbador y reducir la ansiedad de los empleados sobre la gravedad de la situación. Este tipo de revisores internos también podría ser la opción más rentable. Sin embargo, los abogados internos o contratados pueden tener más experiencia o habilidades en la realización de investigaciones. El abogado puede evaluar el progreso y los resultados de la investigación con mayor objetividad e independencia. Además, sobre la base de los resultados de la investigación, se suele pedir a los abogados que presten servicios jurídicos.
Por ejemplo, es posible que se recurra a los abogados de la empresa para que traten con las fuerzas del orden o las agencias reguladoras en relación con el tema que se está investigando, y será beneficioso que estos abogados conozcan bien los hechos y los hallazgos de la investigación interna. Lo más importante es que la investigación estará protegida por los privilegios de abogado-cliente y producto del trabajo.
Reflexiones finales
Todos los días, la alta dirección, los equipos de recursos humanos y el personal de cumplimiento normativo de una amplia gama de sectores se enfrentan a pruebas o acusaciones de posibles infracciones en sus empresas. Estos escenarios pueden ir desde una queja interna rutinaria sobre violaciones del código de conducta de los empleados u otra política de la empresa hasta la notificación de una investigación gubernamental sobre alegaciones de violaciones de la ley federal por parte de la corporación o la alta dirección.
