Datos y pruebas físicas. La recopilación y revisión de documentos, al igual que todos los demás aspectos de una investigación interna, debe hacerse con cuidado. Si la recopilación o la revisión de datos se realiza de forma incorrecta, la integridad general de la investigación interna puede quedar en entredicho y pueden surgir problemas de obstrucción a la justicia. Es una forma de que una investigación interna se convierta en una pesadilla.
Antes de realizar cualquier entrevista, deben revisarse los documentos pertinentes. En la mayoría de los casos, es importante entrevistar a los testigos clave de una crisis lo antes posible, dependiendo de la naturaleza del problema que se esté investigando.
Datos y pruebas físicas: Documentos importantes en la investigación
Antes de llevar a cabo una investigación se debe establecer un plan de conservación de documentos para ahorrar dinero, minimizar la acumulación de documentos innecesarios y facilitar la recopilación de registros. Un programa de conservación de documentos debe abarcar: el marco legal, el alcance de los registros cubiertos por la política, los periodos de conservación de los registros que pueden variar según el tipo y la calidad de los mismos, un empleado designado o una oficina responsable de conformidad, una revisión de las prácticas para garantizar el cumplimiento de los términos de la política, el procedimiento de destrucción, la formación de los empleados, los mecanismos de supervisión y las políticas que se aplicarán si se prevé razonablemente un litigio o una investigación.
Reunirse con el personal de la empresa e identificar la ubicación de los documentos relevantes, como las copias electrónicas y en papel, suele ser el primer paso para recopilar los documentos. Un miembro del equipo debe ser responsable de la conservación de los documentos. Como alternativa, cuando se trate de grandes cantidades de datos, el equipo de investigación puede considerar la posibilidad de utilizar la ayuda de un proveedor externo para conservar y recopilar los documentos pertinentes.
Una forma de preservar los documentos es emitir una notificación de retención a las empresas en las que se encuentran los datos, ya que esto obliga a la empresa a preservar los documentos y evitar la destrucción de pruebas cruciales. Como a menudo no se sabe qué documento puede acabar siendo una prueba crucial, hay que enviar cartas de retención a todas las partes implicadas, aunque las posibilidades de obtener algo significativo sean remotas. El equipo de investigación no tiene la obligación de revisar todos los documentos; sin embargo, el hecho de haber notificado cartas de retención sobre un conjunto más amplio de documentos ayuda a preservar los documentos que pueden ser relevantes a medida que avanza la investigación.
La investigación interna debe recopilar cuidadosamente la mayor cantidad de información posible. Para ello, hay que definir el documento, conservarlo y evaluarlo eficazmente. Las primeras entrevistas con algunos empleados centradas únicamente en los documentos y las responsabilidades pueden ser necesarias para identificar quién tiene documentos relevantes en su poder y quién tiene información relevante. Debe adoptarse una política revisada de preservación y conservación de documentos para facilitar la investigación. Las personas encargadas de recopilar los documentos pertinentes deben ser expertos en tecnología y, posiblemente, abogados habituales familiarizados con el sistema documental de la empresa.
Otras pruebas físicas
El equipo, los dispositivos médicos y los suministros implicados en un incidente deben ser tratados como pruebas. Si el fallo del equipo fue un factor contribuyente, el equipo debe ser retirado del servicio, etiquetado como «bloqueado» para evitar su uso accidental, y almacenado en un área segura para proteger a otros de sufrir daños por la misma pieza de equipo.
Además, si el incidente afectó a equipos, suministros o dispositivos médicos, sería prudente retirar del inventario artículos idénticos para que sirvan de ejemplo (dispositivos fabricados en los mismos «lotes» que los implicados en el incidente). Se puede probar un ejemplo del mismo lote de fabricación para ayudar a determinar si los defectos de fabricación u otros factores contribuyeron al fallo del dispositivo.
Los distribuidores de servicio autorizados deben realizar todas las pruebas y determinaciones posteriores a la interrupción del suministro con respecto al funcionamiento del equipo. Las pruebas realizadas y sus resultados deben ser presenciados, documentados y firmados. Las prácticas postincidentales de la organización también deben describir los pasos a seguir y quién tiene la autoridad de decisión para volver a poner en servicio un equipo.
Reflexiones finales
Todo incidente, ya sea un crimen, un accidente, una catástrofe natural, un conflicto armado o cualquier otra cosa, deja huellas. El objetivo de la investigación posterior es interpretar correctamente los hechos, reconstruir los acontecimientos y comprender lo ocurrido.
Dado que estos rastros son transitorios y frágiles, su fiabilidad e integridad física dependen en gran medida de las acciones iniciales en el lugar del incidente. Siguiendo un conjunto clave de principios rectores, la integridad de las pruebas puede lograrse con recursos muy limitados. A lo largo del proceso de investigación de la escena del crimen, actuar con cuidado y profesionalidad es fundamental para la admisibilidad de las pruebas en los tribunales, así como para las investigaciones sobre derechos humanos y la acción humanitaria.
