Desarrollar un plan de investigación. Un plan de investigación es la base de la investigación. Definirá qué hacer, por qué hacerlo y cuándo debe hacerse. Su objetivo principal es mantener la investigación centrada. Antes de comenzar una tarea, debe confirmarse dónde encaja dentro del plan, y siempre que se termine una tarea, debe marcarse en el plan.
Una investigación interna suele ser un proyecto importante. Al igual que con cualquier proyecto importante, la planificación eficaz es esencial para maximizar las perspectivas de un resultado eficiente y eficaz. Al mismo tiempo, un plan puede permitir que el ejecutivo de la organización revise y apruebe el enfoque de la investigación prevista.
Elaboración de un plan de investigación
Teniendo en cuenta la sensibilidad de la mayoría de las investigaciones internas, tanto el ejecutivo como el investigador pueden beneficiarse de esta acción. Saber que el investigador va a proceder adecuadamente da más confianza al ejecutivo. El investigador, a su vez, tiene el consuelo de saber que las direcciones de su investigación principal cuentan con la aprobación del ejecutivo.
No hay un formato establecido para un plan de investigación, y puede elaborarse según los requisitos de cada investigación; sin embargo, algunas cuestiones que pueden abordarse útilmente en un plan de investigación son:
Una visión general de la investigación
Esta es una breve narración sobre cómo surgió la investigación. Deberá indicar cómo llegó la información a conocimiento de la organización, el ámbito general de la investigación, los detalles generales dados por la fuente y los resultados de cualquier otra indagación inicial, el motivo de la investigación.
Ámbito y finalidad
Según lo definido y aprobado por el ejecutivo.
Recursos
Proporcione un resumen de los recursos necesarios para llevar a cabo una investigación con éxito, incluyendo: personas necesarias, instalaciones técnicas (por ejemplo, ordenadores, portátiles, equipo de grabación de audio/vídeo) y vehículos.
Marco temporal
Intente dar una estimación del plazo de la investigación. Esto rara vez será concluyente. No obstante, la organización desea que la investigación se lleve a cabo con rapidez en beneficio de todos los implicados. También querrá saber cuándo es probable que los recursos que se utilizan actualmente en la investigación estén disponibles para su reasignación. Por lo tanto, una estimación meditada de los plazos será seguramente apreciada.
Personas afectadas
Mantenga una lista de personas (véase el capítulo 3) que podrían verse afectadas por la investigación o su resultado. Piense en términos generales en los empleados, los miembros del público, los supervisores, los contratistas comerciales, etc., que pueden entrar en esta categoría. Es importante garantizar que estas personas reciban una justicia natural en las fases adecuadas de la investigación. Por lo tanto, es necesario hacer un seguimiento de quiénes son estas personas. Incorporar esta lista al plan de investigación es una forma conveniente de iniciar este proceso. La lista deberá actualizarse a medida que avance la investigación.
Gestión de riesgos
Se recomienda que los equipos de investigación sigan las directrices de gestión de riesgos que implican: establecer el contexto de la investigación, identificar los riesgos, analizarlos, evaluarlos y tratarlos. Se puede acceder a estas directrices de gestión de riesgos. También es necesario llevar a cabo otras evaluaciones de riesgo de forma sistemática, a intervalos regulares y en cada fase crítica de la investigación.
Tareas de recopilación de información
Este es el núcleo del proceso de planificación. Las tareas de recopilación de información pueden identificarse mediante un proceso de tres pasos.
Identificar los posibles resultados
Es útil tener en cuenta el informe final que se elaborará al término de la investigación. ¿Cuáles serán los asuntos principales que probablemente se tratarán en este informe?
Por lo general, se pueden deducir de los términos de referencia y los objetivos de la investigación que se especifican en la carta o el documento de delegación.
En la mayoría de las investigaciones internas, los posibles resultados principales serán uno o varios de los siguientes: posibles delitos penales u otros fundamentos para la remisión; ¿ha revelado la investigación información que debería remitirse a la policía, a los organismos reguladores o a algún otro organismo policial o regulador? ¿O qué delito, u otro asunto, será la base de esa remisión, y cuál es la información sobre ese asunto que hay que transmitir?
La cuestión que hay que resolver mientras se prepara el informe es determinar si el material puede ser de interés para las fuerzas del orden o la agencia reguladora. Si existe esa posibilidad real, el informe debe recomendar que se remita la información pertinente a la agencia.
¿Qué presuntas conductas pueden constituir la base de cualquier conducta indebida?
Tras la investigación, habrá que considerar si las pruebas revelan que se ha producido una infracción disciplinaria según el balance de probabilidades. En relación con cada alegación o cuestión potencial de posible mala conducta, será necesario recomendar si deben adoptarse medidas disciplinarias.
Cuestiones administrativas
La conducta de un individuo no puede constituir una infracción disciplinaria. Puede revelar una debilidad o incapacidad que justifique algunas responsabilidades administrativas, como la provisión de formación específica o desarrollo personal/profesional. También puede haber problemas de sistemas que deban abordarse. La información que surja en el transcurso de la investigación deberá considerarse en este contexto y, si procede, se formularán recomendaciones.
Identificar las cuestiones de hecho fundamentales
Una vez identificados los resultados básicos del informe, pueden utilizarse para extraer las cuestiones fácticas clave que la investigación deberá resolver y cubrir en el informe. Las cuestiones de hecho fundamentales relativas a la conducta delictiva se encontrarán normalmente en la legislación que crea el delito. Estos son los llamados elementos del delito. Las cuestiones de hecho fundamentales relacionadas con las infracciones disciplinarias pueden extraerse normalmente del código de conducta de la organización. Es probable que algunos resultados básicos diferentes compartan cuestiones fácticas concretas.
Identificar las actividades de investigación
Una vez identificadas las cuestiones de hecho fundamentales, el siguiente paso consiste en identificar las actividades de investigación que se llevarán a cabo para recopilar información sobre cada cuestión de hecho fundamental. La información generalmente se clasifica en una de estas dos categorías: documentos y cosas, o cuentas personales.
A menudo es útil considerar cada categoría por separado en relación con una cuestión de hecho fundamental:
- ¿Qué documentos o cosas podría obtener sobre este asunto?
- ¿Cómo puedo obtenerlos?
- ¿Qué testigos debo entrevistar sobre este asunto?
Cada persona tiene sus propias preferencias a la hora de incluir esta información en un plan. Algunas personas prepararán cuadros en los que se detallen los posibles resultados básicos, las cuestiones de hecho básicas y las actividades relacionadas con las cuestiones de hecho básicas. Otros consideran que las tablas son incómodas y estafadoras y prefieren proceder con un formato simple y narrativo.
Una vez identificadas las actividades previstas para obtener información relevante, es importante considerar el orden en que se llevarán a cabo. Si existe la posibilidad de obtener más pruebas, como por ejemplo mediante el control del uso del ordenador de trabajo de una persona, puede ser necesario abstenerse de realizar cualquier actividad que pueda alertar a las personas afectadas de la existencia de la investigación hasta una fase posterior. Por regla general, conviene retrasar las entrevistas con las personas afectadas hasta el final de la investigación, cuando el caso contra ellas pueda presentarse de la forma más completa. Se puede elaborar una lista de tareas específicas para completar y organizar en función de las áreas de investigación.
Reflexiones finales
Durante una investigación pueden identificarse documentos clave, archivos, grabaciones de audio y visuales. Si es necesario, tome medidas para preservar estas fuentes de información. A la luz de las posibles acusaciones de ciberacoso, pregunte a un empleado si está dispuesto y es capaz de proporcionar una copia de cualquier publicación o mensaje de texto supuestamente acosador o discriminatorio en línea. Además, pida al empleado que conserve la información en el archivo hasta que se le indique lo contrario. Incluya dicha solicitud en la estrategia de investigación.
