El último elemento de un programa eficaz de cumplimiento de sanciones, que es la comunicación y la formación. Una vez más, este componente también puede encontrarse en un programa de cumplimiento normal, pero debe asegurarse de adaptarlo adecuadamente al cumplimiento de sanciones.
Comunicación y formación
En el marco del elemento de formación, una organización debe, como mínimo, llevar a cabo anualmente la formación de los empleados y el personal pertinente. Para cumplir este requisito, una organización debe satisfacer cinco criterios básicos:
Criterios del elemento de formación de la organización
En primer lugar, una organización debe asegurarse de que su programa de formación relacionado con las sanciones proporcione información e instrucción adecuadas a los empleados y a otras partes interesadas, como clientes, proveedores, socios comerciales y contrapartes. Dicha formación debe adaptarse aún más a los empleados de alto riesgo de la organización. Obviamente, los empleados de alto riesgo deben tener una formación de alto riesgo. Pero hay que encontrar una manera de garantizar y luego documentar que se ha impartido una formación que realmente informa no sólo de los riesgos de cumplimiento de las sanciones, sino de los requisitos de todo el programa de cumplimiento de las sanciones.
En segundo lugar, una organización debe impartir una formación relacionada con las sanciones con un alcance adecuado a los productos y servicios que ofrece a los clientes y a las relaciones con los socios que mantiene en las regiones geográficas en las que opera. Por lo tanto, debe haber un sólido sistema de gestión de riesgos para evaluar continuamente los riesgos de las sanciones comerciales en constante cambio para el modelo de negocio de su empresa. Además, debe tener el dedo en el pulso de la empresa para conocer y comprender qué riesgos están cambiando en su organización.
En tercer lugar, una organización debe impartir formación relacionada con las sanciones con una frecuencia adecuada en función de su evaluación del riesgo de las sanciones y de su perfil de riesgo. Obviamente, esto variará de una empresa a otra e incluso de un puesto a otro. Sin embargo, en este panorama, ahora cotidiano, de cambio de sanciones comerciales por parte de la actual administración, es evidente que debe haber tanto un diálogo interno permanente como una formación interna que se adapte a las circunstancias políticas actuales.
Además, una organización debe asegurarse de que cuando tenga conocimiento de un resultado negativo confirmado de una prueba o de un hallazgo de auditoría, tomará medidas inmediatas y efectivas para proporcionar formación u otras acciones correctivas con respecto al personal pertinente. Esto pone de manifiesto no sólo la necesidad de realizar pruebas, sino también de hacer un seguimiento de las mismas para determinar si los alumnos realmente han aprobado o incluso si pueden tener alguna deficiencia que deba ser subsanada.
Por último, pero no por ello menos importante, el programa de formación de una organización debe incluir recursos y materiales de fácil acceso que estén disponibles para todo el personal aplicable. Esto significa que los materiales deben estar escritos en un lenguaje sencillo. También significa que debe traducir los materiales de formación a la lengua materna de sus empleados. Esto es cierto incluso si su empresa tiene una política de comunicación corporativa exclusivamente en inglés; todo el material de formación debe estar disponible y accesible en los idiomas locales.
¿Qué es la comunicación?
La comunicación es el envío y la recepción de información. Puede tener lugar de forma individual o en grupo, y puede tener lugar cara a cara o a través de dispositivos de comunicación. La comunicación requiere la transferencia de pensamientos o la codificación de un mensaje por parte del emisor, la persona que inicia la comunicación. Este mensaje se envía al receptor, que es una persona que recibe el mensaje, y el receptor debe entonces decodificar, o interpretar, el mensaje. Esto parece bastante sencillo, pero no lo es.
La lengua se compone de símbolos y signos propios de la cultura que la habla y escribe. Una comunicación eficaz requiere el uso de un lenguaje común y la comprensión de conceptos básicos.
La importancia de la comunicación
No se puede exagerar la importancia de la comunicación. Después de todo, la cultura, la sociedad y la civilización no pueden existir sin la capacidad de comunicarse entre sí. Una buena comunicación evita las guerras y los malentendidos, nos ayuda a satisfacer nuestras necesidades, establece reglas y leyes que ayudan a estructurar la sociedad, ayuda a las personas a encontrar y mantener un empleo, proporciona información y orientación y transmite tradiciones, normas y valores culturales.
¿Qué es la formación?
La formación es la enseñanza o el desarrollo de cualquier habilidad, conocimiento o aptitud que se relacione con competencias útiles específicas en uno mismo o en otros. El objetivo de la formación es mejorar la capacidad, la habilidad, la productividad y el rendimiento de la persona. Es la base de los aprendizajes y la base de los contenidos de los institutos tecnológicos (también conocidos como escuelas técnicas o politécnicas). La formación puede ir más allá de la competencia inicial para mantener, mejorar y actualizar las habilidades a lo largo de la vida laboral, además de la formación básica requerida para un oficio, ocupación o profesión.
Reflexiones finales
Una buena comunicación y capacitación pueden mejorar el trabajo en equipo y la colaboración en proyectos. Es aplicable a casi todas las industrias. La comunicación en el lugar de trabajo es esencial para mejorar la comunicación interna. Mantener una comunicación eficaz garantiza que la dirección y el equipo que está por debajo de ella estén en sintonía.
